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Planilha de controle de frota: combustível, manutenção e documentos

Esta planilha de controle de frota calcula o km/l de cada abastecimento (km rodado desde o abastecimento anterior ÷ litros), o km/l médio e o custo por km de cada veículo somando combustível e manutenção. Ela avisa quando a preventiva vence por quilometragem ou por data e quando um documento, como licenciamento, seguro ou aferição do tacógrafo, passou do vencimento que você lançou.

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Aba “Veículos”Prévia com dados de exemplo
PlacaModeloKm atualKm/l médioCombustívelManutençãoCusto por kmSituação
ABC1D23Caminhão toco 8 t184.0504,34R$ 3.685,00R$ 1.480,00R$ 2,951PREVENTIVA VENCIDA
EFG4H56Furgão 1,5 t64.7209,12R$ 830,00R$ 1.700,00R$ 4,081OK
IJK7L89Utilitário leve89.26011,59R$ 536,00R$ 980,00R$ 2,973OK

Km/l médio = km rodados entre abastecimentos ÷ litros desses abastecimentos (o primeiro de cada placa só marca o ponto de partida). Custo por km = (combustível + manutenção) ÷ km rodados.

Como usar a planilha de controle de frota

  1. 1Em "Veículos", cadastre placa, modelo, ano, combustível e o km do hodômetro no dia em que começou. No topo, defina com quantos km de antecedência quer o aviso da preventiva.
  2. 2A cada abastecimento, lance data, placa, motorista, km do hodômetro, litros e valor. Com tanque cheio, o km/l da linha é exato.
  3. 3Registre manutenções com km, custo e a próxima preventiva por km, por data ou pelos dois.
  4. 4Em "Documentos", lance o vencimento de cada documento que consta para o veículo, um por linha.
  5. 5Confira a coluna "Situação" de "Veículos" antes de escalar o veículo para a próxima viagem.

O que vem no arquivo

  • Aba “Veículos”Placa, modelo, km atual, km rodados, litros, km/l médio, gasto com combustível e manutenção, custo por km, próxima preventiva e situação.
  • Aba “Abastecimentos”Data, placa, motorista, hodômetro, litros e valor; preço por litro, km rodados e km/l calculados.
  • Aba “Manutenção”Serviço, oficina, custo e próxima preventiva por km e por data.
  • Aba “Documentos”Um documento por linha com vencimento e situação: EM DIA, VENCE EM 30 DIAS ou VENCIDO.
  • Aba “Listas”Combustíveis, tipos de manutenção e documentos das caixas de seleção.
  • Aba “Como usar”Passo a passo, legenda de cores e limitações, dentro da própria planilha.

Limitações da planilha

  • Não lê hodômetro, rastreador nem cartão de combustível: tudo é digitado.
  • O km/l só fica certo com abastecimentos de tanque cheio lançados com o km correto.
  • Não diz quais documentos o seu veículo precisa nem os prazos legais; usa os vencimentos que você lança.
  • Não calcula depreciação, pneu por posição nem custo de motorista.

Quando vale passar para um sistema

A planilha resolve bem enquanto a rotina é simples. Costuma ser hora de mudar:

  • Quando a frota emite CT-e e MDF-e e o custo por km precisa ser comparado com o frete cobrado.
  • Quando a manutenção passa a usar peças do estoque e ordem de serviço.
  • Quando vários motoristas lançam abastecimentos ao mesmo tempo.

Perguntas frequentes

Como calcular o km/l de um veículo da frota?

Encha o tanque e anote o km. No próximo abastecimento, também de tanque cheio, divida os km rodados desde o anterior pelos litros colocados agora. Exemplo da planilha: o caminhão rodou 890 km (de 182.300 a 183.190) e recebeu 205 litros, o que dá 4,34 km/l.

Como calcular o custo por km da frota?

Some o gasto com combustível e com manutenção do veículo no período e divida pelos km rodados. No exemplo, o caminhão gastou R$ 3.685,00 de combustível e R$ 1.480,00 de manutenção para 1.750 km, ou R$ 2,951 por km. Pneus, seguro e motorista podem entrar se você lançar esses gastos como manutenção.

Como a planilha avisa a manutenção preventiva?

Você informa, em cada manutenção, a próxima preventiva por km, por data ou pelos dois. A aba "Veículos" compara com o km atual e com a data de hoje: PREVENTIVA PRÓXIMA quando faltam menos km do que a antecedência escolhida ou menos de 30 dias, e PREVENTIVA VENCIDA quando passou.

Quais documentos controlar na planilha?

Os que constam para o seu veículo e a sua operação, com o vencimento que está no próprio documento: licenciamento, seguro, aferição do tacógrafo, RNTRC e outros. A planilha não define obrigatoriedade nem prazo; só avisa 30 dias antes e marca VENCIDO depois da data.

Preciso emitir MDF-e para a minha frota?

Pelo Ajuste SINIEF 21/10, a empresa que emite NF-e e leva a própria mercadoria em veículo próprio, arrendado ou com autônomo contratado emite o MDF-e de carga própria; quando quem leva é uma transportadora contratada, o MDF-e é dela. Dispensas e regras estaduais estão no guia sobre MDF-e de carga própria. O Beevix emite CT-e e MDF-e.

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