Como abrir uma clínica odontológica: CRO, vigilância sanitária e NFS-e

Consultório de um dentista ou clínica com várias especialidades

O formato define quase tudo o que vem depois. Um consultório com uma cadeira e um cirurgião-dentista dono do negócio tem estrutura física enxuta e um único profissional inscrito no conselho. Uma clínica com ortodontia, implante, endodontia e odontopediatria reúne vários dentistas, auxiliares e técnicos, mais salas, mais equipamentos e mais documentos para a vigilância sanitária examinar.

Decida também como os dentistas vão se vincular à clínica: sócios, empregados ou profissionais que prestam serviço à clínica. Cada escolha tem efeito trabalhista, tributário e na forma de dividir o que cada um produz. A página de clínicas odontológicas mostra como agenda, prontuário e repasses funcionam no dia a dia.

CNAE da clínica odontológica e o que fica em outra subclasse

O código da atividade é o 8630-5/04. Pela observação do IBGE, ele compreende as consultas e o tratamento odontológico de qualquer tipo, em clínicas, consultórios, hospitais, clínicas de empresas e no domicílio do paciente, além de unidades móveis terrestres e fluviais com consultório odontológico.

Duas atividades comuns no setor ficam fora dele. O laboratório de prótese dentária é a subclasse 3250-7/06, e a radiologia oferecida como serviço próprio cabe na 8640-2/05, cuja nota do IBGE cita a "radiologia médica e odontológica". Só inclua essas subclasses se a clínica de fato exercer as atividades; o raio X usado no próprio atendimento faz parte da odontologia.

Subclasses CNAE e enquadramento no MEI

Descrições copiadas da API de subclasses do IBGE. A coluna MEI mostra a ocupação correspondente no Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018, quando existe.

MEI: não cabe. Não cabe. A subclasse 8630-5/04 não aparece no Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018, e o MEI só pode exercer as ocupações listadas ali (LC 123/2006, art. 18-A). O dentista pode abrir empresa como ME ou EPP ou, como alternativa a avaliar com a contabilidade, atender como profissional autônomo pessoa física.

Sem MEI: a forma jurídica e o Simples Nacional do dentista

Como a odontologia não está no Anexo XI, a clínica nasce como microempresa ou empresa de pequeno porte. As formas mais usadas são o empresário individual, a sociedade limitada (que pode ter um único sócio, art. 1.052 do Código Civil) e a sociedade simples entre profissionais. A escolha muda a responsabilidade dos sócios e onde o contrato é registrado; peça à contabilidade que compare as opções.

No Simples Nacional, a odontologia aparece no art. 18, § 5º-B, XX, da LC 123/2006 ("odontologia e prótese dentária"). O § 5º-M manda tributar essas atividades pelo Anexo V quando a folha de salários dos últimos doze meses for inferior a 28% da receita bruta; com folha igual ou superior, a tributação é pelo Anexo III (§ 5º-J). Essa conta é o chamado fator R, e a calculadora do fator R ajuda a acompanhar o raciocínio antes de definir pró-labore e salários com a contabilidade.

Inscrição no CRO, responsável técnico e inscrição municipal

O exercício da odontologia só é permitido ao cirurgião-dentista habilitado e inscrito no Conselho Regional de Odontologia da região onde atua (Lei 5.081/1966, art. 2º). Além disso, a Lei 6.839/1980, art. 1º, torna obrigatório o registro das empresas nas entidades que fiscalizam a profissão ligada à sua atividade básica, com a anotação dos profissionais responsáveis. Na prática, a clínica precisa de registro próprio no CRO e de um dentista indicado como responsável técnico. Os documentos e prazos são definidos pelo conselho.

O CNPJ sai pela Redesim, depois da consulta de viabilidade do endereço na prefeitura. Por prestar serviço, a clínica faz inscrição municipal e passa a recolher o ISS, que no Simples Nacional entra no DAS. Não há inscrição estadual se a clínica não vender mercadoria.

Vigilância sanitária, raio X e resíduos do consultório odontológico

Serviço odontológico é serviço de saúde, e a RDC 63/2011 da Anvisa, que fixa as boas práticas de funcionamento, se aplica a todos os serviços de saúde do país, públicos ou privados (art. 3º). A licença sanitária é dada pela vigilância do município ou do estado, que costuma avaliar a planta, o fluxo de esterilização, os equipamentos e a documentação. Para o projeto físico, a referência nacional é a RDC 50/2002; confirme com a vigilância local qual versão e quais normas complementares ela aplica antes de reformar o imóvel.

Equipamento de raio X traz exigências próprias. A RDC 611/2022 regula os serviços de radiologia diagnóstica, inclusive a odontológica, e prevê projeto de blindagem aprovado antes do funcionamento. O consultório isolado que tem apenas radiografia intraoral fica dispensado dessa aprovação prévia (art. 8º, parágrafo único), mas continua sujeito às demais regras de proteção radiológica.

Agulhas, anestésicos, amálgama e materiais contaminados são resíduos de serviço de saúde. A RDC 222/2018 se aplica a todo gerador desse tipo de resíduo e exige um plano de gerenciamento, com segregação, acondicionamento e coleta por empresa habilitada. Alvará de funcionamento e certificado dos bombeiros seguem a classificação de risco do município (Lei 13.874/2019 e Resolução CGSIM 51/2019).

Atenção: Antes de assinar o aluguel, pergunte à vigilância sanitária se o imóvel comporta a área de esterilização e o fluxo exigidos. Adaptar um imóvel já alugado costuma ser mais difícil que escolher outro.

NFS-e de odontologia, convênios e prontuário do paciente

Cada atendimento cobrado gera NFS-e, enquadrada no subitem 4.12 (odontologia) da lista anexa à LC 116/2003. Quando quem paga é empresa ou operadora de plano odontológico, pode haver retenção de tributos na fonte, conforme o município e o tomador; alinhe com a contabilidade antes de assinar o primeiro credenciamento. Tratamentos longos, como ortodontia, pedem regra clara sobre quando a nota é emitida: a cada mensalidade ou no contrato.

O prontuário odontológico guarda dados de saúde, que a LGPD trata como dado pessoal sensível (Lei 13.709/2018, art. 5º, II). A Lei 13.787/2018 regula a guarda e a digitalização de prontuários e permite a eliminação só depois de 20 anos do último registro (art. 6º). Defina desde o início quem acessa o prontuário, como ele é guardado e como o paciente autoriza o uso de imagens.

Agenda de cadeiras, materiais e repasse aos dentistas

Cadeira parada é custo fixo sem receita. Organize a agenda por cadeira e por profissional, confirme as consultas na véspera e acompanhe as faltas. Materiais como resinas, anestésicos e luvas têm lote e validade; controle a entrada pela nota do fornecedor e use a planilha de controle de validade enquanto o volume for pequeno. Para equipamentos e instrumentais, a página de lojas de produtos odontológicos mostra o outro lado dessa compra.

Quando há vários dentistas, a clínica precisa saber o que cada um produziu para calcular repasses ou comissões. Registre cada procedimento no orçamento aprovado e na ficha do paciente e feche o mês com a planilha de contas a pagar e receber. O preço de cada procedimento pode partir da calculadora de preço de serviço, considerando tempo de cadeira, material e equipe.