Educação
Sistema de gestão para escolas particulares
Treze cobranças por aluno, cada uma com um desconto diferente, e um pai que atrasou quatro meses e não pode ser impedido de estudar. A secretaria vive disso.
Atendimento por WhatsApp, telefone ou e-mail. Sem compromisso.
- matrícula anual e doze mensalidades por contrato
- 1 + 12matrícula anual e doze mensalidades por contrato
- contrato e nota no CPF de quem paga
- Por responsávelcontrato e nota no CPF de quem paga
- percentual fixo no contrato, não na planilha
- Desconto e bolsapercentual fixo no contrato, não na planilha
- por telefone, chat e e-mail
- Suporte humanopor telefone, chat e e-mail
O que é um sistema de gestão financeira para escola particular?
É o software de gestão financeira que a secretaria de uma escola particular usa para transformar a matrícula anual em doze mensalidades por aluno, cada uma com o desconto de irmão, a bolsa ou o convênio já aplicados. Ele mantém o contrato no nome do responsável financeiro, que muitas vezes não é quem assina pelo aluno, gera a cobrança todo mês, acompanha quem atrasou ao longo do calendário letivo e controla a venda de material e uniforme como mercadoria.
O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em escola particular
Controle de inadimplência escolar que só aparece em novembro
A família parou de pagar em agosto e a escola percebe no fechamento do ano. Quatro mensalidades depois, a conversa é sobre renegociar dívida, não sobre atraso.
Desconto que ninguém sabe de onde veio
Irmão, ex-aluno, convênio da empresa e a bolsa que a diretora concedeu em fevereiro. Cada um num lugar, e a planilha de mensalidades nunca fecha com o extrato.
Nota fiscal no CPF errado
A nota saiu no nome do aluno menor de idade e o pai não consegue deduzir no imposto de renda. A secretaria refaz doze notas em março.
Uniforme e material sem controle
Camiseta tamanho 10 acabou, o kit de material do 3º ano está encalhado e a loja da escola é uma caixa com dinheiro dentro.
Antes e depois
O que muda na rotina com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Cobrança do ano | Carnê impresso em dezembro, boleto por aluno digitado no banco | Contrato de matrícula mais doze parcelas geradas automaticamente |
| Desconto e bolsa | Combinação anotada na ficha do aluno, às vezes a lápis | Percentual ou valor fixo no contrato, aplicado em toda parcela |
| Responsável financeiro | Mesma ficha para aluno, mãe, pai e avó que paga | Contrato e nota no CPF de quem paga, com o aluno vinculado |
| Atraso | Descoberto quando alguém decide conferir o banco | Lista de parcelas vencidas por turma, com aviso desde o primeiro mês |
| Material e uniforme | Caixa de dinheiro na secretaria e contagem de olho | Estoque por item e tamanho, venda com nota e baixa na entrega |
| Visão do ano | Soma dos depósitos e uma sensação de como foi o semestre | Previsto contra recebido por mês do calendário letivo, turma por turma |
Como funciona na prática
O fluxo completo, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Matrícula e contrato
O responsável financeiro assina o contrato do ano, com a taxa de matrícula e as doze mensalidades já com desconto de irmão ou bolsa aplicados.
- 2
Cobrança mensal
A parcela é gerada na data combinada em boleto, Pix ou cartão recorrente, e a baixa acontece no recebimento, sem conferência manual de extrato.
- 3
Material e uniforme
Kit de material por série e uniforme por tamanho saem do estoque na entrega, cobrados à vista ou somados à próxima mensalidade.
- 4
Acompanhamento do atraso
A secretaria vê quem tem parcela vencida por turma e aciona a régua de aviso no primeiro mês, antes de a dívida virar quatro mensalidades.
- 5
Fechamento e rematrícula
No fim do calendário letivo, o sistema mostra recebido contra previsto por mês e quais contratos entram na rematrícula do ano seguinte.
Recursos
O que o Beevix entrega para escola particular
Matrícula mais doze mensalidades
Contrato anual que gera a taxa e as parcelas de uma vez, com vencimento fixo e cobrança automática.
Desconto de irmão e bolsa
Percentual ou valor por contrato, aplicado em toda parcela, com o motivo do desconto registrado.
Responsável financeiro separado do aluno
Contrato, cobrança e nota no CPF de quem paga, com um ou mais alunos vinculados a ele.
Inadimplência por turma
Parcelas vencidas agrupadas por série e turma, com idade do atraso e histórico de avisos.
Material e uniforme no estoque
Kit por série e peça por tamanho, baixados na entrega, com nota de mercadoria.
Calendário letivo no fluxo de caixa
Previsto e recebido mês a mês, incluindo janeiro e julho, quando entra pouco e a folha continua.
Tudo em um painel só: escola particular do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Conectado ao que a sua operação já usa
- B
Boleto e Pix
Mensalidade cobrada todo mês com baixa automática no recebimento.
- C
Cartão recorrente
Responsável que prefere débito no cartão sem gerar boleto.
- W
WhatsApp
Aviso de vencimento, segunda via e comunicado de matrícula.
- C
Conta digital PJ
Recebimento da escola e pagamento de folha no mesmo financeiro.
- C
Certificado Digital A1
Exigido para emitir a NFS-e da mensalidade e a nota do uniforme.
Fiscal e regulatório
As particularidades do setor
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em escola particular.
NFS-e no CPF do responsável financeiro
A nota da mensalidade sai no nome de quem paga, não do aluno. Emitir no CPF do menor trava a dedução no imposto de renda e obriga a secretaria a cancelar e refazer as notas do ano.
Declaração anual de valores pagos
A despesa de instrução é dedutível no imposto de renda do responsável até o limite anual por dependente. A escola precisa fornecer a declaração com CPF, nome do aluno e os valores efetivamente pagos no ano, que não são os mesmos que foram cobrados.
Material e uniforme são mercadoria
Kit de material, livro e peça de uniforme vendidos pela escola saem em NFC-e ou NF-e, com tributação própria. A matrícula também não pode ser condicionada à compra desses itens com a escola.
Implantação
Rodando na primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Séries e valores
Cadastre séries, turmas, valor de matrícula e a mensalidade de cada ano letivo.
- 2
Dia 2 — Responsáveis e contratos
Importe alunos e responsáveis financeiros e gere os contratos com desconto e bolsa.
- 3
Dia 3 — Primeira remessa
Rode a cobrança do mês em boleto e Pix e confira a baixa automática dos recebimentos.
- 4
Semana 2 — Fiscal e cobrança
Configure a emissão de NFS-e no CPF do responsável e a régua de aviso de parcela vencida.
Glossário
Os termos de escola particular, explicados
- Responsável financeiro
- Pessoa que assina o contrato e paga a mensalidade, que pode não ser o responsável legal pelo aluno. É no CPF dela que a cobrança e a nota fiscal precisam sair.
- Anuidade escolar
- Valor total do ano letivo, normalmente dividido em doze parcelas mais a matrícula. A lei das anuidades escolares exige que a escola divulgue esse valor e as condições antes do período de matrícula.
- Desconto de irmão
- Redução concedida quando mais de um filho da mesma família estuda na escola. Costuma ser um percentual sobre a mensalidade do segundo aluno em diante e precisa estar no contrato, não num acordo verbal.
- Bolsa de estudo
- Desconto parcial ou integral concedido a um aluno por critério da escola ou de um programa. Reduz a receita daquele contrato e por isso precisa aparecer separada do desconto comercial.
- Calendário letivo
- Distribuição dos dias de aula, férias e recesso ao longo do ano. Ele explica por que o caixa aperta em janeiro e julho, quando a receita cai e a folha de pagamento continua.
- Rematrícula
- Renovação do contrato para o ano seguinte, feita ao fim do ano letivo. É o momento em que a escola confirma quantos alunos permanecem e quais contratos precisam de renegociação.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
Ideal para MEIs que precisam organizar o financeiro, emitir notas e acompanhar a operação em um só lugar.
Microempreendedor Individual — MEI
Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
Falar sobre o BásicoR$ 99/mês
Equivalente a R$ 1.188 por ano
Economize R$ 360 por ano
Inclui
- 1 usuário
- Emissão de NF-e e NFC-e
- Controle de estoque e cadastros
- Contas a pagar e a receber
- 1 canal de venda integrado
- Suporte por e-mail
- Mais escolhido
Beevix Pro
Para centralizar toda a gestão da empresa
Ideal para microempresas que precisam controlar vendas, estoque, financeiro, clientes e processos em uma única plataforma.
Microempresa — ME
Faturamento anual recomendado: De R$ 81 mil a R$ 360 mil
Falar sobre o ProR$ 149/mês
Equivalente a R$ 1.788 por ano
Economize R$ 600 por ano
Tudo do Básico, mais
- 3 usuários
- NFS-e e ordem de serviço
- Frente de caixa (PDV)
- Até 5 canais de venda
- Beevix Envios e etiquetas
- Suporte por telefone e chat
Beevix Scale
Para empresas que estão crescendo
Ideal para operações com maior volume de vendas, mais processos, equipe em expansão e necessidade de controles avançados.
Empresa em expansão
Faturamento anual recomendado: De R$ 360 mil a R$ 1,5 milhão
Falar sobre o ScaleR$ 229/mês
Equivalente a R$ 2.748 por ano
Economize R$ 1.440 por ano
Tudo do Pro, mais
- 8 usuários
- Canais de venda ilimitados
- +80 automações
- Ordem de produção
- Dashboards do Meu Negócio
- Suporte prioritário
Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
Falar com um especialistaR$ 399/mês
Equivalente a R$ 4.788 por ano
Economize R$ 4.800 por ano
Tudo do Scale, mais
- Usuários ilimitados
- Multiempresas (múltiplos CNPJs)
- API e Central de Extensões
- Implantação guiada
- Gerente de conta dedicado
- SLA de atendimento
- Sem fidelidade nem multa
- Troque de plano quando quiser
- Suporte humano incluso
- Implantação acompanhada
Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com escola particular
Como aplicar desconto de irmão na mensalidade sem refazer conta todo mês?
O desconto fica no contrato do responsável, como percentual ou valor fixo, e passa a valer em todas as parcelas geradas. Bolsa, convênio de empresa e desconto de pontualidade podem conviver no mesmo contrato, cada um com seu motivo registrado.
O sistema gera a matrícula e as doze mensalidades de uma vez?
Gera. O contrato anual cria a taxa de matrícula e as doze parcelas com vencimento fixo, em boleto, Pix ou cartão recorrente. A baixa é automática no recebimento, então a secretaria não confere extrato aluno por aluno.
Dá para emitir a nota no CPF de quem paga e não do aluno?
Dá. O contrato pertence ao responsável financeiro, e a NFS-e sai no CPF dele com o nome do aluno como beneficiário. É isso que permite ao responsável usar a despesa de instrução na declaração de imposto de renda.
Como acompanhar a inadimplência sem cortar o serviço do aluno?
A escola não pode impedir o aluno de assistir aula ou fazer prova por atraso, então o controle é financeiro: a lista de parcelas vencidas por turma, a idade do atraso e a régua de avisos ao responsável desde o primeiro mês. A negociação fica registrada no contrato.
A venda de material e uniforme entra no mesmo sistema?
Entra. Kit de material por série e uniforme por tamanho são itens de estoque, com baixa na entrega e nota de mercadoria. A cobrança pode ser à vista ou somada à mensalidade seguinte.
O fluxo de caixa considera janeiro e julho?
Considera. O previsto contra recebido é apresentado mês a mês do calendário letivo, o que deixa visível a queda de receita nas férias enquanto a folha de pagamento e o aluguel continuam.
O Beevix substitui o sistema pedagógico da escola?
Não. Diário de classe, boletim, lançamento de notas, frequência e portal do aluno ficam fora do escopo. O Beevix é a parte administrativa: contratos, mensalidades, descontos, inadimplência, estoque de material, notas fiscais, folha a pagar e fluxo de caixa.
Organize a sua operação de escola particular
Sem fidelidade. Fale com quem conhece a operação do seu setor.
Atendimento por WhatsApp, telefone ou e-mail. Sem compromisso.