Educação
Sistema de gestão para escolas de música
O horário das 19h de terça com o professor de violão você vende uma vez. Se o aluno falta e pede reposição no sábado, alguém está pagando aquela hora duas vezes.
Atendimento por WhatsApp, telefone ou e-mail. Sem compromisso.
- a vaga das 19h de terça com um professor e uma sala
- Por horárioa vaga das 19h de terça com um professor e uma sala
- repasse do horista pelo que ele deu no mês
- Aula dadarepasse do horista pelo que ele deu no mês
- mensalidade no serviço, violão na mercadoria
- NFS-e + NF-emensalidade no serviço, violão na mercadoria
- por telefone, chat e e-mail
- Suporte humanopor telefone, chat e e-mail
O que é um sistema de gestão para escola de música?
É o software de gestão que uma escola de música usa para vender horário: cada aula individual ocupa um professor e uma sala por 50 minutos, e aquele espaço só pode ser vendido uma vez. Ele mantém a agenda por professor e por sala, registra a falta e a reposição autorizada, gera a mensalidade recorrente do aluno em boleto ou Pix, apura o repasse do professor horista pelas aulas efetivamente dadas no mês e controla a venda e a locação de instrumento na própria escola.
O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em escola de música
Agenda de aula individual em escola de música no quadro branco
Onze professores, cinco salas e um quadro que alguém apaga toda segunda. Dois alunos marcados na sala 2 às 18h e o aluno de violoncelo sem onde ensaiar.
Reposição que desmonta a grade
O aluno faltou na terça e quer repor sábado às 10h. Aquele horário é de outro aluno, o professor não trabalha sábado, e a secretaria encaixa do jeito que dá.
Repasse do horista recalculado na mão
Em fevereiro ele deu 38 aulas, em março 51. Toda virada de mês alguém soma folha de presença na calculadora e o professor confere depois, desconfiado.
Instrumento emprestado que não volta
O violino 1/2 saiu com a aluna em março, sem contrato e sem valor lançado. Em setembro ninguém sabe onde ele está nem se a locação foi paga.
Antes e depois
O que muda na rotina com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Grade de horários | Quadro branco na recepção, apagado e reescrito toda semana | Horário por professor e por sala, sem dois alunos no mesmo espaço |
| Falta do aluno | Aviso no WhatsApp da professora, que esquece de contar na secretaria | Ausência lançada na aula, com direito a reposição conforme o contrato |
| Reposição | Encaixada no primeiro buraco que aparece na semana | Aceita só em horário livre de professor e sala, com limite mensal |
| Mensalidade | Boleto de cada aluno emitido à mão no site do banco, todo dia 10 | Parcela gerada do contrato, em Pix, boleto ou cartão recorrente |
| Pagamento do professor | Folha de presença somada na calculadora no último dia do mês | Aulas apontadas por professor viram repasse a pagar no financeiro |
| Instrumento da casa | Emprestado de boca e anotado num caderno da recepção | Locação com contrato, vencimento mensal e número de série do item |
Como funciona na prática
O fluxo completo, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Aula experimental
A experimental ocupa um horário real de professor e sala. Se virar matrícula, o contrato já nasce com o instrumento, o plano e o dia fixo da semana.
- 2
Reserva do horário
A vaga das 19h de terça com o professor de violão passa a pertencer àquele aluno, e ninguém mais consegue marcar ali enquanto o contrato estiver ativo.
- 3
Mensalidade recorrente
A parcela é gerada na data do contrato em Pix, boleto ou cartão, com baixa no recebimento. Aula extra do mês entra na parcela seguinte.
- 4
Falta e reposição
A ausência é lançada na aula. A reposição só entra em horário vago, dentro do limite que o contrato prevê, e fica registrada como aula reposta.
- 5
Fechamento do mês
As aulas dadas por professor formam o repasse a pagar, e o sistema mostra quanto cada horário arrecadou contra o que foi pago ao horista.
Recursos
O que o Beevix entrega para escola de música
Agenda por professor e por sala
A aula individual reserva os dois ao mesmo tempo, então o mesmo horário não é vendido duas vezes.
Falta e reposição com regra
Ausência lançada na aula e reposição limitada ao que o contrato permite, em horário realmente livre.
Mensalidade recorrente por contrato
Parcela mensal em Pix, boleto ou cartão, com desconto de irmão e aula extra no mesmo lançamento.
Repasse por aula dada
Cada professor tem valor de hora próprio, e o repasse do mês sai das aulas apontadas, não da estimativa.
Instrumento em venda e locação
Violão, teclado e violino por número de série, com locação mensal ou venda com nota de mercadoria.
Resultado por horário
Mensalidade recebida contra repasse pago, mostrando qual faixa da tarde vive vazia.
Tudo em um painel só: escola de música do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Conectado ao que a sua operação já usa
- P
Pix e boleto
A mensalidade do dia 10 sai e é baixada sem ninguém abrir o site do banco.
- C
Cartão recorrente
Responsável que prefere o débito automático e não quer ver boleto.
- W
WhatsApp
Confirme a aula da semana e cobre a parcela que venceu ontem.
- C
Conta digital PJ
O repasse dos professores sai da mesma conta que recebe as mensalidades.
- C
Certificado Digital A1
Exigido para a NFS-e da aula e a NF-e do instrumento vendido.
Fiscal e regulatório
As particularidades do setor
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em escola de música.
NFS-e da aula, dezenas no mesmo dia
Aula de música é serviço de instrução e gera nota municipal com ISS na alíquota do município da escola, e a maioria das prefeituras exige a nota por mensalidade. Com cem alunos são cem notas no dia 10, então emitir em lote é o que impede a secretaria de perder a manhã.
Instrumento e acessório são mercadoria
Violão, corda, palheta e estante saem em NFC-e ou NF-e, com NCM próprio, e não na nota de serviço. É a dupla natureza do mesmo CNPJ: serviço na mensalidade, mercadoria no balcão da recepção.
Locação de instrumento não é aula nem venda
No aluguel o instrumento continua sendo da escola, e a jurisprudência já firmou que o ISS não incide sobre locação de bem móvel. Isso muda o documento e a tributação daquela receita, por isso o contrato de locação precisa ficar separado da mensalidade. Confirme o tratamento com a contabilidade.
Implantação
Rodando na primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Salas e professores
Cadastre salas, instrumentos ensinados, professores e o valor de hora de cada um.
- 2
Dia 2 — Grade e alunos
Monte os horários por professor e sala e importe os alunos com o dia fixo de cada contrato.
- 3
Dia 3 — Primeira cobrança
Rode a remessa de mensalidades do mês e confira a baixa automática dos recebimentos.
- 4
Semana 2 — Repasse e fiscal
Ative a NFS-e, configure o apontamento de aula dada e o repasse a pagar por professor.
Glossário
Os termos de escola de música, explicados
- Aula individual
- Aula de um professor para um aluno, normalmente de 30 a 50 minutos. Consome um professor e uma sala ao mesmo tempo, o que a torna um recurso vendável uma única vez por horário.
- Professor horista
- Professor remunerado pelas aulas que efetivamente deu, e não por um salário fixo. O valor devido muda todo mês conforme faltas, feriados e reposições.
- Reposição de aula
- Aula remarcada para compensar uma falta do aluno ou do professor. Precisa de regra escrita sobre quantas cabem por mês, porque cada reposição ocupa um horário que poderia ser vendido.
- Grade de horários
- Distribuição dos alunos pelos horários de cada professor e de cada sala ao longo da semana. É o estoque de uma escola de música: horário vazio não é recuperado depois.
- Locação de instrumento
- Aluguel mensal de um instrumento da escola para o aluno usar em casa. O bem continua no patrimônio da escola e volta ao fim do contrato, por isso exige número de série e prazo.
- NFS-e
- Nota Fiscal de Serviço eletrônica, emitida pela prefeitura, com incidência de ISS. É o documento da aula e da taxa de matrícula da escola de música.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
Ideal para MEIs que precisam organizar o financeiro, emitir notas e acompanhar a operação em um só lugar.
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Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
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Economize R$ 360 por ano
Inclui
- 1 usuário
- Emissão de NF-e e NFC-e
- Controle de estoque e cadastros
- Contas a pagar e a receber
- 1 canal de venda integrado
- Suporte por e-mail
- Mais escolhido
Beevix Pro
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Faturamento anual recomendado: De R$ 81 mil a R$ 360 mil
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Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
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Equivalente a R$ 4.788 por ano
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- Sem fidelidade nem multa
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Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com escola de música
Como calcular repasse de professor horista sem somar folha de presença na mão?
Cada aula dada é apontada na agenda com o professor que a deu, e o sistema multiplica pelo valor de hora daquele professor. O total do mês entra como conta a pagar no financeiro, com a lista de aulas por trás, então o professor pode conferir aula por aula.
A agenda impede marcar dois alunos no mesmo horário?
Impede. Uma aula individual reserva o professor e a sala pelo mesmo período, então aquele horário sai da disponibilidade. Se a sala 2 está ocupada às 18h, ela não aparece livre para mais ninguém.
Dá para controlar reposição de aula?
Dá. A falta é lançada na aula do dia e o contrato define quantas reposições o aluno tem direito no mês. A remarcação só é aceita em horário livre de professor e sala, e fica registrada como aula reposta para não ser contada duas vezes.
O sistema cobra a mensalidade todo mês sozinho?
Cobra. Cada contrato gera a parcela na data combinada em Pix, boleto ou cartão recorrente, com baixa automática quando o pagamento entra. A parcela vencida aparece numa lista com os dias de atraso e a régua de aviso dispara nas datas que você definir.
A escola aluga e vende instrumento. Isso entra no mesmo sistema?
Entra. O instrumento é item de estoque com número de série: na venda sai nota de mercadoria e ele baixa do estoque; na locação fica com contrato de vigência, cobrança mensal e data de devolução. Assim você sabe qual violino está em casa de aluno.
Consigo ver qual horário e qual professor se paga?
Consegue. O sistema compara as mensalidades recebidas dos alunos de cada faixa de horário com o repasse pago aos professores no período. É o que costuma revelar que a tarde de quarta sustenta pouca coisa e deveria ter sido remanejada.
O Beevix tem portal do aluno, diário de classe e emite certificado?
Não. Diário de classe, registro de repertório, avaliação, boletim, portal do aluno e emissão de certificado ficam fora do escopo. O Beevix cuida do lado administrativo: agenda de professor e sala, contrato, mensalidade recorrente, inadimplência, repasse a pagar, estoque de instrumento e nota fiscal. O cálculo de encargo, férias e 13º do professor continua no escritório de contabilidade.
Organize a sua operação de escola de música
Sem fidelidade. Fale com quem conhece a operação do seu setor.
Atendimento por WhatsApp, telefone ou e-mail. Sem compromisso.