Educação
Sistema de gestão para escolas de idiomas
A receita chega em doze parcelas iguais, mas a turma de terça às 19h tem doze vagas e sete alunos. É essa conta que decide o semestre.
Atendimento por WhatsApp, telefone ou e-mail. Sem compromisso.
- plano semestral e anual em cobrança recorrente
- 6x ou 12xplano semestral e anual em cobrança recorrente
- receita da turma contra a hora-aula do professor
- Por turmareceita da turma contra a hora-aula do professor
- mensalidade no serviço, book na mercadoria
- NFS-e + NF-emensalidade no serviço, book na mercadoria
- por telefone, chat e e-mail
- Suporte humanopor telefone, chat e e-mail
O que é um sistema de gestão para escola de idiomas?
É o software de gestão que uma escola de idiomas usa para faturar plano semestral ou anual em parcelas fixas, com contrato por aluno e turma de vaga limitada. Ele gera a mensalidade recorrente em boleto, Pix ou cartão, mostra quem não pagou antes de a terceira parcela vencer, vende o material didático do semestre como mercadoria no início do curso e compara o que cada turma arrecada com o custo da hora-aula do professor que a atende.
O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em escola de idiomas
Turma que não fecha e ninguém decide
O A1 de sábado abriu com quatro matrículas. Fevereiro inteiro se passa esperando a quinta, o professor já foi alocado e o semestre começa no vermelho.
Controle de mensalidade de escola de idiomas na planilha
Uma aba por turma, o nome do aluno repetido em três lugares e o boleto gerado à mão no banco. Em abril já ninguém sabe quem está devendo duas parcelas.
Book entregue antes de ser pago
O material do semestre sai da secretaria em fevereiro, o aluno tranca em abril e o livro não volta. Aquele custo virou prejuízo sem dono.
Trancamento no meio do plano
O contrato era de doze parcelas e o aluno para na sexta. Sem regra registrada, a secretária negocia de cabeça e cada caso sai diferente do outro.
Antes e depois
O que muda na rotina com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Cobrança da mensalidade | Boleto gerado um por um no site do banco, todo dia 5 | Cobrança recorrente por contrato, com Pix, boleto ou cartão |
| Vaga na turma | Lista de nomes num caderno na recepção | Limite de vagas por turma, com matrícula travando quando lota |
| Material didático | Caixa de books no armário, entregue e anotada num post-it | Item de estoque baixado na entrega, cobrado na nota do aluno |
| Inadimplência | Descoberta quando o aluno some da aula | Parcela vencida listada por turma, com régua de aviso automática |
| Trancamento | Negociado na conversa, sem registro do que foi combinado | Contrato suspenso com data, parcelas futuras canceladas e saldo definido |
| Resultado da turma | Sensação de que inglês paga e espanhol não | Mensalidades recebidas contra hora-aula paga, turma por turma |
Como funciona na prática
O fluxo completo, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Matrícula e nivelamento
O aluno faz o teste, entra na turma que tem vaga e o contrato nasce com o plano escolhido: semestral em seis parcelas ou anual em doze.
- 2
Taxa de matrícula e material
A taxa e o book do semestre são cobrados no ato ou na primeira parcela. O material sai do estoque no nome do aluno, não da caixa do armário.
- 3
Mensalidade recorrente
A parcela é gerada todo mês na data do contrato, com Pix, boleto ou cartão recorrente, e a baixa acontece no recebimento, sem conferir extrato.
- 4
Acompanhamento de quem atrasou
A secretaria abre a lista de parcelas vencidas por turma e dispara o aviso antes de a dívida chegar a três meses de mensalidade.
- 5
Fechamento do semestre
Renovação, trancamento e desistência atualizam os contratos, e o sistema mostra o que cada turma arrecadou contra as horas-aula pagas.
Recursos
O que o Beevix entrega para escola de idiomas
Mensalidade recorrente por contrato
Plano de seis ou doze parcelas com vencimento fixo, cobrança automática e baixa no recebimento.
Turma com vaga limitada
Capacidade por turma, horário e idioma, com a matrícula bloqueada quando a última vaga sai.
Material didático no estoque
Book e workbook por nível, baixados na entrega ao aluno e cobrados como mercadoria.
NFS-e da mensalidade
Nota de serviço emitida por competência, no CPF de quem paga, sem redigitar aluno por aluno.
Contrato com suspensão
Trancamento com data registrada, parcelas futuras canceladas e saldo devedor apurado na hora.
Resultado por turma
Mensalidade recebida menos hora-aula do professor, para saber qual horário sustenta a escola.
Tudo em um painel só: escola de idiomas do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Conectado ao que a sua operação já usa
- P
Pix e boleto
Cobrança recorrente todo mês, com baixa automática quando o aluno paga.
- C
Cartão recorrente
Plano anual debitado sem a secretaria correr atrás da parcela.
- W
WhatsApp
Aviso de parcela vencida e envio do comprovante de matrícula.
- C
Conta digital PJ
Recebimento da escola separado da conta pessoal do dono.
- C
Certificado Digital A1
Exigido para emitir a NFS-e da mensalidade e a nota do material.
Fiscal e regulatório
As particularidades do setor
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em escola de idiomas.
NFS-e da mensalidade, mês a mês
Curso livre é serviço de instrução e gera nota municipal com ISS na alíquota do município da escola. Mesmo quando o aluno paga o semestre adiantado, a emissão costuma seguir a competência de cada mês.
Material didático é mercadoria
O book vendido ao aluno sai em NFC-e ou NF-e, não na nota de serviço. Livro impresso tem imunidade constitucional de ICMS e alíquota zero de PIS e Cofins, mas o documento fiscal continua obrigatório.
Turma fechada em empresa muda o tomador
A aula in-company é faturada para o CNPJ contratante, e vários municípios obrigam esse tomador a reter o ISS na fonte. Quando isso vale, a nota sai com o imposto destacado e o valor líquido recebido é menor.
Implantação
Rodando na primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Turmas e planos
Cadastre idiomas, níveis, horários com número de vagas e os planos semestral e anual.
- 2
Dia 2 — Alunos e contratos
Importe a base de alunos e gere os contratos com a parcela e o vencimento de cada um.
- 3
Dia 3 — Material e primeira cobrança
Lance o estoque de books por nível e rode a remessa de mensalidades do mês.
- 4
Semana 2 — Fiscal e cobrança
Ative a NFS-e, configure a régua de aviso de atraso e a conciliação do recebimento.
Glossário
Os termos de escola de idiomas, explicados
- Curso livre
- Curso que não faz parte da educação formal e não depende de autorização de conselho de ensino, como um curso de inglês. O contrato é comercial e a cobrança segue o plano contratado, sem calendário oficial de rede pública.
- Hora-aula
- Unidade de tempo pela qual o professor é remunerado, normalmente de 45 ou 50 minutos. É o custo direto de uma turma e define a partir de quantos alunos aquele horário se paga.
- Teste de nivelamento
- Avaliação feita antes da matrícula para descobrir em que nível o aluno entra. Define a turma e, por consequência, se existe vaga naquele horário.
- Trancamento
- Suspensão temporária do contrato, em que o aluno para de frequentar e de pagar por um período acordado. Precisa de data de início e de regra sobre as parcelas restantes para não virar negociação improvisada.
- Cobrança recorrente
- Geração automática de uma cobrança a cada mês a partir de um contrato, sempre na mesma data. Substitui a emissão manual de boleto e o controle de quem pagou em planilha.
- NFS-e
- Nota Fiscal de Serviço eletrônica, emitida pela prefeitura, com incidência de ISS. É o documento da mensalidade e da taxa de matrícula de uma escola de idiomas.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
Ideal para MEIs que precisam organizar o financeiro, emitir notas e acompanhar a operação em um só lugar.
Microempreendedor Individual — MEI
Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
Falar sobre o BásicoR$ 99/mês
Equivalente a R$ 1.188 por ano
Economize R$ 360 por ano
Inclui
- 1 usuário
- Emissão de NF-e e NFC-e
- Controle de estoque e cadastros
- Contas a pagar e a receber
- 1 canal de venda integrado
- Suporte por e-mail
- Mais escolhido
Beevix Pro
Para centralizar toda a gestão da empresa
Ideal para microempresas que precisam controlar vendas, estoque, financeiro, clientes e processos em uma única plataforma.
Microempresa — ME
Faturamento anual recomendado: De R$ 81 mil a R$ 360 mil
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Equivalente a R$ 1.788 por ano
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Beevix Scale
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Ideal para operações com maior volume de vendas, mais processos, equipe em expansão e necessidade de controles avançados.
Empresa em expansão
Faturamento anual recomendado: De R$ 360 mil a R$ 1,5 milhão
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Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
Falar com um especialistaR$ 399/mês
Equivalente a R$ 4.788 por ano
Economize R$ 4.800 por ano
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- Implantação guiada
- Gerente de conta dedicado
- SLA de atendimento
- Sem fidelidade nem multa
- Troque de plano quando quiser
- Suporte humano incluso
- Implantação acompanhada
Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com escola de idiomas
Como cobrar mensalidade atrasada de aluno sem depender de planilha?
A parcela vencida aparece numa lista por turma e por aluno, com quantos dias de atraso e quanto está em aberto. A régua de cobrança envia o aviso por WhatsApp ou e-mail nas datas que você definir, e a baixa acontece sozinha quando o pagamento entra.
O sistema controla plano semestral e anual parcelado?
Controla. Cada contrato guarda o valor total, o número de parcelas e o dia de vencimento, e a cobrança é gerada todo mês automaticamente. Reajuste, desconto e bolsa ficam no próprio contrato, não numa anotação à parte.
Dá para limitar o número de alunos por turma?
Dá. A turma tem capacidade definida, e quando a última vaga é preenchida a matrícula naquele horário deixa de ser aceita. Quem ficou de fora entra numa lista de espera do mesmo nível.
Como fica o aluno que tranca no meio do semestre?
O contrato é suspenso com data, as parcelas futuras deixam de ser geradas e o saldo devedor do período cursado fica registrado. Ao voltar, o mesmo contrato é retomado sem recadastrar o aluno.
O material didático entra no controle?
Entra. Book e workbook são itens de estoque por nível, baixados quando o aluno recebe e cobrados como mercadoria, com nota própria. Assim a escola sabe quantos livros saíram e quantos ainda estão no armário.
Consigo saber se uma turma se paga?
Consegue. O sistema soma as mensalidades recebidas daquela turma e compara com as horas-aula pagas ao professor no período, o que mostra qual horário sustenta a escola e qual deveria ter sido remanejado.
O Beevix tem portal do aluno e diário de classe?
Não. O Beevix cuida do lado administrativo: contrato, mensalidade recorrente, inadimplência, estoque de material e nota fiscal. Diário de classe, boletim, lançamento de notas e portal pedagógico ficam fora do escopo e continuam no sistema acadêmico que a escola usa.
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