Educação
Sistema de gestão para creches e berçários
A vaga do berçário não é comercial, é física: existe um número máximo de bebês por educadora e uma fila esperando alguém sair.
Atendimento por WhatsApp, telefone ou e-mail. Sem compromisso.
- berçário, maternal e jardim com valor próprio
- Por faixa etáriaberçário, maternal e jardim com valor próprio
- dois preços para a mesma criança no mesmo mês
- Integral ou meiodois preços para a mesma criança no mesmo mês
- lista por turma, chamada na ordem de entrada
- Fila de esperalista por turma, chamada na ordem de entrada
- por telefone, chat e e-mail
- Suporte humanopor telefone, chat e e-mail
O que é um sistema de gestão para creche?
É o software de gestão que uma creche usa para cobrar por faixa etária e por período: berçário, maternal e jardim têm mensalidade própria, e a mesma criança custa um valor em período integral e outro em meio período. Ele controla a vaga de cada turma, que no berçário é limitada por norma a um número de crianças por educador, a fila de espera, a matrícula e a taxa de material do início do ano, a hora extra de quem busca atrasado e o consumo diário de fralda e leite.
O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em creche
Controle de mensalidade de creche em três lugares
Uma planilha com o valor de cada turma, um caderno anotando quem passou para integral em abril e o extrato do banco para saber quem pagou. Em junho as três versões discordam.
Fila de espera que virou favor
A vaga do berçário II abre em maio e a mãe que ligou em janeiro não é avisada. Entra quem apareceu na porta naquela semana, e a outra família descobre depois.
Hora extra que ninguém cobra
O pai chega quarenta minutos depois das 18h três vezes por semana. A educadora fica, a creche paga essa hora e a conta do mês sai igual à de quem busca no horário.
Fralda e leite saindo sem baixa
Cada troca tira uma fralda do pacote e nada é lançado. A compra é feita olhando a prateleira, e o tamanho G sempre acaba numa quarta-feira.
Antes e depois
O que muda na rotina com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Valor da mensalidade | Tabela impressa em dezembro e desconto combinado na porta da sala | Preço por faixa etária e por período, gravado no contrato da criança |
| Vaga do berçário | Resposta "acho que abre uma em maio" dada no telefone | Capacidade fechada por turma, com a matrícula travada quando lota |
| Fila de espera | Papelzinho com nome e telefone no fundo da gaveta | Lista por turma e faixa etária, chamada na ordem em que entrou |
| Cobrança de janeiro | Matrícula, primeira mensalidade e taxa de material somadas na mão | Contrato gerando a matrícula, a taxa e as parcelas do ano de uma vez |
| Saída atrasada | Reclamação com o pai no portão e nada além disso | Hora extra lançada no dia e somada à mensalidade seguinte |
| Fralda, leite e higiene | Compra decidida pelo que está faltando na prateleira hoje | Consumo baixado do estoque, com mínimo por item e custo por criança |
Como funciona na prática
O fluxo completo, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Matrícula e faixa etária
A criança entra na turma da idade dela, em integral ou meio período, e o contrato nasce com a matrícula, a taxa de material e as mensalidades do ano.
- 2
Vaga e fila de espera
Cada turma tem capacidade fechada. Sem vaga, a família entra na lista daquela faixa etária e é chamada na ordem quando alguém sai.
- 3
Mensalidade recorrente
A parcela é gerada na data do contrato em Pix, boleto ou cartão, já com o desconto de irmão aplicado, e a baixa acontece no recebimento.
- 4
Extras do mês
Hora extra da saída atrasada e dia avulso fora da rotina entram como item cobrável no dia e vão somados na mensalidade seguinte.
- 5
Consumo e reposição
Fralda, leite, lenço e material de higiene são baixados conforme o uso, e o estoque mínimo avisa antes de faltar o tamanho G numa quarta-feira.
Recursos
O que o Beevix entrega para creche
Mensalidade por faixa etária e período
Berçário, maternal e jardim com valor próprio, integral e meio período no mesmo contrato.
Vaga por turma e fila de espera
Capacidade fechada por turma e lista por faixa etária, chamada na ordem de entrada.
Hora extra como item cobrável
Atraso na busca lançado no dia, com valor próprio, somado à mensalidade do mês seguinte.
Fralda, leite e higiene no estoque
Consumo diário baixado por item, com mínimo por tamanho e marca para a compra do mês.
NFS-e em lote para os responsáveis
Todas as mensalidades do mês viram nota de uma vez, no CPF de quem paga.
Ocupação e caixa por turma
Vagas ocupadas em cada faixa etária contra o que entra de mensalidade, folha e aluguel.
Tudo em um painel só: creche do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Conectado ao que a sua operação já usa
- B
Boleto e Pix
Mensalidade do mês gerada e baixada sem conferir extrato criança por criança.
- C
Cartão recorrente
Responsável que prefere o débito automático da parcela no cartão.
- W
WhatsApp
Aviso de vencimento, segunda via e cobrança da hora extra do mês.
- C
Conta digital PJ
Recebimento da creche e pagamento de fornecedor no mesmo financeiro.
- C
Certificado Digital A1
Exigido para emitir a NFS-e da mensalidade e a nota do kit de material.
Fiscal e regulatório
As particularidades do setor
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em creche.
NFS-e da mensalidade em lote, todo mês
Educação infantil é serviço com ISS no município da creche, e a maioria das prefeituras exige a nota de cada mensalidade. Com oitenta crianças são oitenta notas no dia 10: emitir em lote é a diferença entre meia hora e um dia inteiro de secretaria.
O CPF na nota vale dinheiro para a família
Creche é despesa de instrução dedutível no imposto de renda do responsável, dentro do limite anual por dependente. Se a nota sai no nome da criança ou no CPF errado, o pai perde a dedução e a secretaria cancela e refaz as notas do ano em março.
Kit e fralda revendidos são mercadoria
A taxa de material pode compor o serviço, mas o kit, a mochila e a fralda revendidos à família saem em NFC-e ou NF-e, com NCM próprio. É a dupla natureza do mesmo CNPJ, e a matrícula não pode ser condicionada à compra desses itens com a creche.
Implantação
Rodando na primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Turmas e valores
Cadastre as faixas etárias, a capacidade de cada turma e o preço de integral e meio período.
- 2
Dia 2 — Responsáveis e contratos
Importe as crianças e os responsáveis financeiros e gere os contratos com desconto de irmão.
- 3
Dia 3 — Primeira remessa
Rode a cobrança do mês em boleto e Pix e lance a primeira hora extra como item cobrável.
- 4
Semana 2 — Estoque e fiscal
Monte o estoque de fralda, leite e higiene e ative a NFS-e em lote no CPF do responsável.
Glossário
Os termos de creche, explicados
- Berçário
- Turma dos bebês, normalmente até dois anos, que exige mais adultos por criança do que as turmas maiores. É onde a vaga é mais escassa e a fila de espera mais longa.
- Proporção educador-criança
- Número máximo de crianças que um educador pode acompanhar, definido em norma e menor quanto mais nova é a turma. É esse limite que transforma a vaga do berçário em recurso físico, não em decisão comercial.
- Período integral
- Permanência da criança pela manhã e pela tarde, com almoço e descanso incluídos. Tem valor diferente do meio período e muda o consumo de refeição e material daquela criança.
- Fila de espera
- Relação de famílias interessadas numa turma que está sem vaga, na ordem em que procuraram a creche. Precisa de registro com data para a chamada não depender de quem apareceu por último.
- Taxa de material
- Valor cobrado no início do ano para cobrir o material de uso coletivo e o kit da criança. Vem junto com a matrícula e a primeira mensalidade, concentrando a cobrança em janeiro.
- NFS-e
- Nota Fiscal de Serviço eletrônica, emitida pela prefeitura, com incidência de ISS. Precisa sair no CPF do responsável financeiro para ele usar a despesa na declaração anual.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
Ideal para MEIs que precisam organizar o financeiro, emitir notas e acompanhar a operação em um só lugar.
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Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
Falar sobre o BásicoR$ 99/mês
Equivalente a R$ 1.188 por ano
Economize R$ 360 por ano
Inclui
- 1 usuário
- Emissão de NF-e e NFC-e
- Controle de estoque e cadastros
- Contas a pagar e a receber
- 1 canal de venda integrado
- Suporte por e-mail
- Mais escolhido
Beevix Pro
Para centralizar toda a gestão da empresa
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Faturamento anual recomendado: De R$ 81 mil a R$ 360 mil
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- NFS-e e ordem de serviço
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Ideal para operações com maior volume de vendas, mais processos, equipe em expansão e necessidade de controles avançados.
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Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
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Equivalente a R$ 4.788 por ano
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- SLA de atendimento
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- Troque de plano quando quiser
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- Implantação acompanhada
Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com creche
Como cobrar hora extra de creche sem discussão no portão?
O atraso é lançado como item cobrável no dia em que aconteceu, com valor por período definido no contrato, e aparece somado na mensalidade seguinte. O responsável recebe a cobrança com a data e o tempo registrados, o que tira a conversa do terreno da memória.
Dá para ter preço diferente por faixa etária e por período?
Dá. Cada turma tem mensalidade própria, e o contrato da criança guarda se ela é de integral ou de meio período. Quando a família muda de período no meio do ano, o contrato é ajustado e as parcelas seguintes já saem no valor novo.
O sistema controla a lista de espera do berçário?
Controla. A turma tem capacidade fechada e a matrícula é travada quando a última vaga é ocupada. Quem procurou depois entra numa fila por faixa etária, com data de entrada, e é chamado na ordem quando uma criança sai.
Como fica a cobrança de janeiro, com matrícula e taxa de material?
O contrato do ano gera a taxa de matrícula, a taxa de material e as mensalidades de uma vez, cada uma com vencimento próprio. Assim a concentração de cobrança do início do ano fica visível no fluxo de caixa antes de janeiro chegar.
Fralda e leite entram no controle de estoque?
Entram. Fralda por tamanho, leite, lenço umedecido e material de higiene são itens de estoque com consumo baixado conforme o uso e estoque mínimo por item. Isso mostra o custo real por criança e evita a compra de emergência no mercado da esquina.
A nota da creche serve para o responsável declarar no imposto de renda?
Serve, desde que saia no CPF de quem paga e não no nome da criança. A creche é despesa de instrução dedutível dentro do limite anual por dependente, e o sistema emite a nota no responsável financeiro com a criança como beneficiária.
O Beevix substitui o sistema pedagógico e resolve o Censo Escolar?
Não. Relatório de desenvolvimento, diário da turma, registro de rotina do bebê, portal para os pais e o envio do Censo Escolar ao INEP ficam fora do escopo. O Beevix é a parte administrativa: vaga, fila de espera, contrato, mensalidade recorrente, inadimplência, hora extra, estoque e nota fiscal.
Outros segmentos atendidos
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