Eventos e entretenimento
Sistema de gestão para empresas de formatura
Uma turma de Direito com 94 formandos assina o contrato no segundo período e paga em 36 parcelas até o baile. No meio do caminho, onze desistem, três trancam, a comissão troca de presidente e o salão pede reajuste. A empresa de formatura carrega esse contrato por três anos e precisa saber, a qualquer mês, quem está em dia.
Atendimento por WhatsApp, telefone ou e-mail. Sem compromisso.
- adesão, carnê e situação de pagamento
- Por formandoadesão, carnê e situação de pagamento
- contrato, fundo arrecadado e custos do evento
- Por turmacontrato, fundo arrecadado e custos do evento
- por telefone, chat e e-mail
- Suporte humanopor telefone, chat e e-mail
- parcelas programadas por boleto ou Pix
- Até 36xparcelas programadas por boleto ou Pix
O que é um sistema para empresa de formatura?
É um software de gestão que acompanha o contrato de formatura do primeiro boleto ao baile: cada turma tem seu contrato com a comissão, cada formando tem sua adesão e seu carnê, e os fornecedores da colação, do culto e da festa ficam ligados ao evento. O sistema mostra a inadimplência por turma, o que já foi arrecadado e o que ainda falta pagar aos fornecedores.
O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em formaturas
Formando que some no meio do contrato
Aluno trancou a faculdade no quinto semestre com 14 parcelas pagas. Multa, devolução ou transferência de vaga dependem do contrato, e ninguém acha a cláusula na hora da ligação.
Inadimplência que só aparece perto do baile
Vinte formandos com três ou mais parcelas em atraso a seis meses da festa. O buffet já pediu o sinal e o fundo da turma não fecha.
Comissão cobrando prestação de contas
A comissão quer ver quanto entrou, quanto foi pago ao salão e quanto sobra. Se a resposta vem de três planilhas, a confiança acaba.
Convites extras vendidos sem controle
Mesa extra, convite de pista, álbum de fotos. Vendas adicionais por formando que não entram no carnê e somem no fechamento.
Antes e depois
O que muda na rotina com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Adesões | Fichas em papel por turma | Formando cadastrado com contrato e carnê |
| Parcelas | Boletos emitidos lote a lote | Carnê programado com baixa automática |
| Inadimplência | Descoberta perto da festa | Atrasos por turma e por formando todo mês |
| Fornecedores | Contratos soltos por e-mail | Salão, buffet, banda e foto ligados ao evento |
| Comissão | Planilhas trocadas no grupo | Extrato da turma com entradas e pagamentos |
| Adicionais | Convite extra anotado no caderno | Itens extras vendidos por formando com nota |
Como funciona na prática
O fluxo completo, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Proposta à comissão
Eventos incluídos (colação, culto, baile, aula da saudade), número mínimo de formandos, valor por aluno e prazo.
- 2
Adesões
Cada formando assina o termo de adesão e recebe seu carnê, com vencimentos até o mês do baile.
- 3
Arrecadação
Parcelas cobradas por boleto ou Pix, lembretes antes do vencimento e régua de cobrança para atrasos.
- 4
Contratação do evento
Salão, buffet, decoração, banda, fotografia e beca contratados e pagos conforme o fundo da turma.
- 5
Festa e encerramento
Convites entregues aos adimplentes, adicionais vendidos, fornecedores quitados e prestação de contas à comissão.
Recursos
O que o Beevix entrega para formaturas
Turmas e formandos
Curso, instituição, ano de conclusão e situação de cada formando.
Contratos de adesão
Termo individual anexado com regras de desistência e transferência.
Carnê recorrente
Parcelas por boleto ou Pix, com baixa automática e régua de cobrança.
Fundo da turma
Arrecadado, a receber, pago a fornecedores e saldo de cada turma.
Fornecedores do evento
Salão, buffet, banda, foto e decoração com contrato e vencimentos.
Vendas adicionais
Convites extras, mesas e álbuns vendidos por formando.
Tudo em um painel só: formaturas do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Conectado ao que a sua operação já usa
- B
Boleto bancário
Carnê de formatura com registro e baixa automática.
- P
Pix e link de pagamento
Parcela paga pelo celular com confirmação imediata.
- W
WhatsApp
Lembrete de vencimento e aviso de parcela em atraso.
- E
E-mail
Envio do extrato da turma à comissão.
- C
Conta digital PJ
Recebimentos e pagamentos a fornecedores conciliados.
Fiscal e regulatório
As particularidades do setor
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em formaturas.
Intermediação ou organização do evento
A empresa pode faturar a organização do evento como serviço, com NFS-e, ou atuar recebendo valores que repassa a fornecedores. O modelo contratual muda a base do ISS; defina com a contabilidade antes de fechar a turma.
Contrato e Código de Defesa do Consumidor
O formando é consumidor, e cláusulas de desistência, multa e devolução de valores costumam ser questionadas com base no CDC. Deixe as regras claras no termo de adesão e revise com o jurídico.
Produtos vendidos ao formando
Álbum, convite impresso e itens físicos vendidos à parte podem exigir nota de produto. Separe o cadastro fiscal desses itens do serviço do evento.
Implantação
Rodando na primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Turmas
Cadastre as turmas ativas com contrato, eventos incluídos e data do baile.
- 2
Dia 2 — Formandos
Importe os formandos por planilha com parcelas pagas e a vencer.
- 3
Dia 3 — Cobrança
Ative boleto e Pix e configure os lembretes de vencimento.
- 4
Semana 2 — Fornecedores
Lance os contratos de salão, buffet e banda com vencimentos.
Glossário
Os termos de formaturas, explicados
- Comissão de formatura
- Grupo de alunos eleito pela turma para negociar e acompanhar o contrato com a empresa.
- Termo de adesão
- Contrato individual em que o formando aceita as condições do pacote e o valor a pagar.
- Colação de grau
- Cerimônia oficial da instituição de ensino em que o aluno recebe o grau acadêmico.
- Aula da saudade
- Evento de despedida com homenagens a professores, geralmente antes da colação.
- Fundo de formatura
- Total arrecadado pela turma para pagar os eventos contratados.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
Ideal para MEIs que precisam organizar o financeiro, emitir notas e acompanhar a operação em um só lugar.
Microempreendedor Individual — MEI
Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
Falar sobre o BásicoR$ 99/mês
Equivalente a R$ 1.188 por ano
Economize R$ 360 por ano
Inclui
- 1 usuário
- Emissão de NF-e e NFC-e
- Controle de estoque e cadastros
- Contas a pagar e a receber
- 1 canal de venda integrado
- Suporte por e-mail
- Mais escolhido
Beevix Pro
Para centralizar toda a gestão da empresa
Ideal para microempresas que precisam controlar vendas, estoque, financeiro, clientes e processos em uma única plataforma.
Microempresa — ME
Faturamento anual recomendado: De R$ 81 mil a R$ 360 mil
Falar sobre o ProR$ 149/mês
Equivalente a R$ 1.788 por ano
Economize R$ 600 por ano
Tudo do Básico, mais
- 3 usuários
- NFS-e e ordem de serviço
- Frente de caixa (PDV)
- Até 5 canais de venda
- Beevix Envios e etiquetas
- Suporte por telefone e chat
Beevix Scale
Para empresas que estão crescendo
Ideal para operações com maior volume de vendas, mais processos, equipe em expansão e necessidade de controles avançados.
Empresa em expansão
Faturamento anual recomendado: De R$ 360 mil a R$ 1,5 milhão
Falar sobre o ScaleR$ 229/mês
Equivalente a R$ 2.748 por ano
Economize R$ 1.440 por ano
Tudo do Pro, mais
- 8 usuários
- Canais de venda ilimitados
- +80 automações
- Ordem de produção
- Dashboards do Meu Negócio
- Suporte prioritário
Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
Falar com um especialistaR$ 399/mês
Equivalente a R$ 4.788 por ano
Economize R$ 4.800 por ano
Tudo do Scale, mais
- Usuários ilimitados
- Multiempresas (múltiplos CNPJs)
- API e Central de Extensões
- Implantação guiada
- Gerente de conta dedicado
- SLA de atendimento
- Sem fidelidade nem multa
- Troque de plano quando quiser
- Suporte humano incluso
- Implantação acompanhada
Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com formaturas
O sistema gera o carnê de cada formando?
Gera. Cada adesão tem suas parcelas programadas por boleto ou Pix, com vencimento até a data definida no contrato.
Consigo ver a inadimplência por turma?
Consegue. O relatório mostra quem está em atraso, há quantas parcelas e o valor total pendente de cada turma.
Como fica o formando que desiste?
A adesão é encerrada conforme a regra do contrato e as parcelas futuras são canceladas. Multa ou devolução entram como lançamento no cadastro dele.
A comissão pode acompanhar os números?
Pode receber extratos periódicos por e-mail com arrecadação e pagamentos. Portal de acesso para a comissão não faz parte do Beevix.
O Beevix faz o álbum ou a gestão de fotos?
Não. A produção fotográfica fica com o estúdio contratado. O sistema registra a venda do álbum como item adicional do formando.
Dá para controlar os fornecedores do baile?
Dá. Cada fornecedor tem contrato, valor e vencimentos ligados ao evento da turma.
Serve para comissão que organiza a própria festa?
Serve se houver CNPJ para emitir cobranças e notas. Muitas comissões usam a empresa de formatura justamente por isso.
Organize a sua operação de formaturas
Sem fidelidade. Fale com quem conhece a operação do seu setor.
Atendimento por WhatsApp, telefone ou e-mail. Sem compromisso.