Locação e logística
Sistema de gestão para outsourcing de impressão
O contrato diz: 5 mil páginas mono de franquia, R$ 0,06 por página excedente, toner incluso. Todo mês alguém precisa ler o contador de 80 máquinas espalhadas em 25 clientes, calcular o excedente de cada uma e faturar antes do dia 10.
Atendimento por WhatsApp, telefone ou e-mail. Sem compromisso.
- e excedente calculados por leitura de contador
- Franquiae excedente calculados por leitura de contador
- faturamento mensal por contrato
- Recorrentefaturamento mensal por contrato
- por telefone, chat e e-mail
- Suporte humanopor telefone, chat e e-mail
- automações de lembrete e cobrança
- +80automações de lembrete e cobrança
O que é um sistema para outsourcing de impressão?
É um software que gerencia contratos de locação de impressoras e multifuncionais: cada equipamento instalado no cliente tem número de série, franquia de páginas mono e colorida e preço do excedente. Todo mês, a leitura do contador gera o faturamento; ao longo do mês, o sistema controla o envio de toner, as peças trocadas e os chamados técnicos de cada máquina.
O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em outsourcing de impressão
Leitura de contador em planilha
O técnico passa o contador por WhatsApp, alguém copia na planilha e outro calcula o excedente. Um número trocado e a fatura sai errada para o cliente que mais imprime.
Toner que some
O cliente pede toner a cada três semanas, mas o contador diz que imprimiu metade do rendimento. Sem cruzar envio de suprimento com páginas, o custo vaza.
Máquina que ninguém sabe onde está
Uma multifuncional trocada de setor ou de filial some do controle. Na renovação do contrato, o inventário não bate.
Contrato que dá prejuízo em silêncio
Franquia generosa, excedente barato, três visitas por mês. Sem somar toner, peças e horas por contrato, a margem negativa só aparece no caixa.
Antes e depois
O que muda na rotina com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Parque instalado | Planilha com séries desatualizadas | Equipamento por cliente, local e número de série |
| Leitura de contador | Mensagem copiada à mão | Leitura registrada por máquina e mês |
| Excedente | Calculado em planilha | Franquia, páginas e excedente no faturamento |
| Suprimentos | Toner enviado sem registro | Envio por máquina com páginas desde o último |
| Chamados | Ligação atendida sem histórico | OS por equipamento com peças e visitas |
| Margem | Descoberta no fim do ano | Receita contra toner, peças e horas por contrato |
Como funciona na prática
O fluxo completo, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Contrato e equipamentos
Cadastre o contrato com valor fixo, franquia mono e colorida, preço do excedente e as máquinas instaladas com série e local.
- 2
Instalação
A saída do equipamento é registrada com contador inicial e documento de remessa.
- 3
Suprimentos e chamados
Cada envio de toner e cada visita técnica ficam na máquina, com contador do momento.
- 4
Leitura mensal
O contador de cada equipamento é lançado; o sistema calcula páginas do período, franquia e excedente.
- 5
Faturamento
A fatura do contrato sai com locação, excedente e serviços, e a cobrança segue por boleto ou Pix.
Recursos
O que o Beevix entrega para outsourcing de impressão
Parque por número de série
Cada máquina com modelo, cliente, local, contador inicial e histórico.
Contratos recorrentes
Valor fixo, franquia e excedente mono e colorido por contrato.
Leitura e excedente
Páginas do mês calculadas a partir do contador e somadas à fatura.
Toner e peças por máquina
Suprimentos enviados e peças trocadas vinculados ao equipamento.
Chamados técnicos
OS por máquina com defeito, visita, peça e tempo de atendimento.
Faturamento em lote
Todas as faturas do mês geradas e cobradas por boleto ou Pix.
Tudo em um painel só: outsourcing de impressão do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Conectado ao que a sua operação já usa
- P
Pix e boleto
Cobrança mensal dos contratos com baixa automática.
- W
WhatsApp
Abertura de chamado, pedido de toner e envio da fatura.
- E
E-mail
Fatura e demonstrativo de páginas para o financeiro do cliente.
- I
Integrações por API
Importe leituras de contador vindas de ferramentas de coleta.
- C
Certificado Digital A1
Assinatura das notas de serviço e de remessa.
Fiscal e regulatório
As particularidades do setor
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em outsourcing de impressão.
Locação não é serviço para o ISS
O STF firmou na Súmula Vinculante 31 que não incide ISS sobre locação de bens móveis. Por isso, muitos contratos separam a parcela de locação, cobrada em fatura de locação, da parcela de serviço, que gera NFS-e.
Remessa do equipamento
A máquina que sai para o cliente e volta no fim do contrato costuma circular com NF-e de remessa e de retorno. O sistema guarda o documento junto do número de série.
Suprimentos e páginas excedentes
Toner incluso no contrato é consumo; toner vendido à parte é mercadoria. A forma de faturar páginas excedentes deve ser definida com a contabilidade, porque muda o tributo.
Implantação
Rodando na primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Parque instalado
Importe as máquinas com série, modelo, cliente e local.
- 2
Dia 2 — Contratos
Cadastre franquias, valores de excedente e dia de faturamento.
- 3
Dia 3 — Primeira leitura
Lance os contadores do mês e confira o excedente calculado.
- 4
Semana 2 — Faturamento
Configure as notas e rode o faturamento em lote do mês.
Glossário
Os termos de outsourcing de impressão, explicados
- Franquia de páginas
- Quantidade de impressões incluída no valor mensal do contrato, separada entre mono e colorida.
- Excedente
- Páginas impressas acima da franquia, cobradas por um valor unitário definido em contrato.
- Contador
- Registro interno da impressora que acumula o total de páginas. A diferença entre duas leituras dá as páginas do período.
- Rendimento do toner
- Quantidade de páginas que um cartucho imprime em cobertura padrão. Serve para identificar consumo fora do esperado.
- Clique
- Modelo em que o cliente paga por página impressa, sem franquia mínima.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
Ideal para MEIs que precisam organizar o financeiro, emitir notas e acompanhar a operação em um só lugar.
Microempreendedor Individual — MEI
Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
Falar sobre o BásicoR$ 99/mês
Equivalente a R$ 1.188 por ano
Economize R$ 360 por ano
Inclui
- 1 usuário
- Emissão de NF-e e NFC-e
- Controle de estoque e cadastros
- Contas a pagar e a receber
- 1 canal de venda integrado
- Suporte por e-mail
- Mais escolhido
Beevix Pro
Para centralizar toda a gestão da empresa
Ideal para microempresas que precisam controlar vendas, estoque, financeiro, clientes e processos em uma única plataforma.
Microempresa — ME
Faturamento anual recomendado: De R$ 81 mil a R$ 360 mil
Falar sobre o ProR$ 149/mês
Equivalente a R$ 1.788 por ano
Economize R$ 600 por ano
Tudo do Básico, mais
- 3 usuários
- NFS-e e ordem de serviço
- Frente de caixa (PDV)
- Até 5 canais de venda
- Beevix Envios e etiquetas
- Suporte por telefone e chat
Beevix Scale
Para empresas que estão crescendo
Ideal para operações com maior volume de vendas, mais processos, equipe em expansão e necessidade de controles avançados.
Empresa em expansão
Faturamento anual recomendado: De R$ 360 mil a R$ 1,5 milhão
Falar sobre o ScaleR$ 229/mês
Equivalente a R$ 2.748 por ano
Economize R$ 1.440 por ano
Tudo do Pro, mais
- 8 usuários
- Canais de venda ilimitados
- +80 automações
- Ordem de produção
- Dashboards do Meu Negócio
- Suporte prioritário
Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
Falar com um especialistaR$ 399/mês
Equivalente a R$ 4.788 por ano
Economize R$ 4.800 por ano
Tudo do Scale, mais
- Usuários ilimitados
- Multiempresas (múltiplos CNPJs)
- API e Central de Extensões
- Implantação guiada
- Gerente de conta dedicado
- SLA de atendimento
- Sem fidelidade nem multa
- Troque de plano quando quiser
- Suporte humano incluso
- Implantação acompanhada
Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com outsourcing de impressão
O sistema calcula franquia e excedente?
Calcula. A leitura do contador gera as páginas do mês, desconta a franquia do contrato e aplica o preço do excedente na fatura.
A leitura do contador é automática?
O Beevix não coleta o contador direto da impressora. A leitura é lançada pela equipe ou importada via API de uma ferramenta de coleta.
Dá para controlar toner enviado por máquina?
Dá. Cada envio fica no equipamento com o contador do momento, o que mostra se o consumo está dentro do rendimento.
Consigo registrar chamados técnicos?
Consegue. Cada chamado vira OS vinculada à máquina, com visita, peças e tempo de solução.
Como fica a nota fiscal de locação?
Locação de bem móvel não tem ISS, segundo a Súmula Vinculante 31 do STF. A separação entre locação e serviço deve ser definida com a contabilidade.
Serve para contrato por clique, sem franquia?
Serve. O contrato pode ter franquia zero e cobrar todas as páginas pelo preço unitário.
Vejo a margem de cada contrato?
Vê. O relatório soma locação e excedente contra toner, peças e horas técnicas do contrato.
Organize a sua operação de outsourcing de impressão
Sem fidelidade. Fale com quem conhece a operação do seu setor.
Atendimento por WhatsApp, telefone ou e-mail. Sem compromisso.