Registro de Inventário em 31/12: quem precisa e como fazer

O registro de inventário é o livro fiscal (modelo 7) em que a empresa lista, com quantidade, unidade e valor, todas as mercadorias, matérias-primas, embalagens e produtos em fabricação que tem em estoque na data do balanço, que para a maioria das pequenas empresas é 31 de dezembro. Ele está previsto no Convênio SINIEF s/nº de 1970 (arts. 63 e 76) e vale para todo estabelecimento que mantém mercadoria em estoque. Pela regra geral do convênio, a escrituração deve ser feita em até 60 dias depois do balanço, e quem entrega a EFD ICMS/IPI informa o inventário de 31/12/2026 no Bloco H do arquivo de fevereiro de 2027. A contagem em si precisa acontecer na virada do ano: se você deixar para janeiro, vai reconstruir o estoque de memória.

O guia de inventário do Beevix já explica como contar sem parar a loja. Aqui o foco é a parte fiscal: quem precisa do livro, o que entra nele, como valorar cada item e quais prazos olhar.

Quem precisa fazer o registro de inventário

O art. 63 do Convênio SINIEF s/nº, de 15/12/1970, lista os livros fiscais que contribuintes e pessoas obrigadas à inscrição estadual devem manter em cada estabelecimento, conforme as operações que realizam. O Registro de Inventário, modelo 7, está no inciso IX, e o § 8º do mesmo artigo diz que ele "será utilizado por todos os estabelecimentos que mantenham mercadorias em estoque".

Tipo de empresa	Situação típica	O que conferir com o contador
Comércio ou indústria no regime normal (Lucro Presumido ou Real)	Mantém o livro e informa o inventário no Bloco H da EFD ICMS/IPI	Se usa o Bloco H também como registro para o Imposto de Renda
Comércio ou indústria no Simples Nacional, contribuinte do ICMS	As normas do Simples mantêm o Registro de Inventário para o optante contribuinte do ICMS	Forma de escrituração aceita no seu estado e se o estado exige EFD
MEI	Regime próprio de comprovação de receita	Se há alguma exigência estadual específica
Prestador de serviço sem estoque de mercadoria	Em regra, não tem o que inventariar para o ICMS	Materiais de almoxarifado para fins contábeis

Sobre a EFD: a Lei Complementar 123/2006, art. 26, § 4º-A, só permite exigir escrituração fiscal digital do optante pelo Simples quando houver, entre outras condições, autorização específica do Comitê Gestor. Por isso a maioria das empresas do Simples não entrega EFD ICMS/IPI, mas há exceções definidas pelos estados dentro dessas regras. Seu contador sabe se a sua empresa está nelas.

O que entra no livro

O art. 76 do convênio diz que o livro serve para arrolar, pelos valores e com especificação que permita identificar cada item, as mercadorias, as matérias-primas, os produtos intermediários, os materiais de embalagem, os produtos manufaturados e os produtos em fabricação existentes no estabelecimento na época do balanço. Em grupos separados entram:

• Seus itens em poder de terceiros: mercadoria em consignação, em conserto, em demonstração, no armazém do marketplace.
• Itens de terceiros em seu poder: mercadoria que você recebeu em consignação, para conserto ou para industrializar.

Esse segundo grupo é o que mais falta nos inventários de pequenas empresas. O produto do cliente parado na bancada da assistência técnica não é seu, mas precisa aparecer separado.

As colunas do modelo 7

Coluna	O que informar (art. 76, § 3º)
Classificação fiscal	Posição na tabela do IPI (o comércio não equiparado a indústria está dispensado, § 5º)
Discriminação	Espécie, marca, tipo e modelo
Quantidade	Quantidade em estoque na data do balanço
Unidade	Quilo, metro, litro, dúzia, unidade
Valor unitário	Custo de aquisição ou de fabricação, ou preço corrente de mercado quando este for menor que o custo
Valor parcial e total	Quantidade × unitário, e a soma por grupo
Observações	Anotações diversas

No fim, o livro traz o total de cada grupo e o total geral do estoque (§ 4º).

Como valorar o estoque: custo ou mercado, o que for menor

A regra do convênio para o valor unitário é: custo de aquisição ou de fabricação, ou preço corrente de mercado, prevalecendo o preço corrente quando ele for inferior ao custo. Para matéria-prima e produto em fabricação, vale o custo. Na prática, item encalhado, com defeito ou que caiu de preço entra pelo valor menor.

Exemplo da Redação Beevix (2026), uma loja de ferragens no Simples em 31/12/2026:

Item	Quantidade	Custo unitário	Preço corrente	Valor usado	Valor parcial
Parafuso sextavado, caixa com 100	40 caixas	R$ 18,50	R$ 24,00	R$ 18,50	R$ 740,00
Tinta acrílica 18 L	12 latas	R$ 289,90	R$ 310,00	R$ 289,90	R$ 3.478,80
Furadeira modelo antigo	5 un.	R$ 320,00	R$ 290,00	R$ 290,00	R$ 1.450,00
Total do grupo					R$ 5.668,80

Conta: 40 × 18,50 = 740,00; 12 × 289,90 = 3.478,80; 5 × 290,00 = 1.450,00; soma de 5.668,80. A furadeira entrou pelo preço corrente porque ele ficou abaixo do custo. O critério de custo (médio, PEPS) segue o que a contabilidade usa; o post sobre PEPS, PVPS e FEFO explica a diferença na saída do estoque.

Prazos do inventário de 31/12/2026

Etapa	Regra	Fonte
Data da contagem	Data do balanço; sem escrita contábil, o último dia do ano civil	Convênio SINIEF s/nº/1970, art. 76, § 6º
Escrituração do livro	Até 60 dias contados do balanço ou de 31/12	Convênio SINIEF s/nº/1970, art. 76, § 7º
Bloco H da EFD ICMS/IPI	Até o segundo mês seguinte: inventário de 31/12/2026 na EFD de fevereiro de 2027, com MOT_INV 01	Guia Prático da EFD ICMS/IPI 3.2.2, registro H005

Contando 60 dias a partir de 31/12/2026, o prazo do convênio cai em 01/03/2027. A legislação do seu estado pode ter regra própria, e o contador confirma o prazo exato. O Guia Prático da EFD também avisa que o programa validador mostra advertência quando a EFD de fevereiro não traz o registro H005 com data de 31/12 do ano anterior. Distribuidores de combustíveis com CNAE 4681-8/01 e 4681-8/02 informam o inventário todo mês.

Outros motivos de inventário fora de 31/12

O campo MOT_INV do Bloco H mostra que há inventários em outras datas: mudança de forma de tributação da mercadoria, baixa ou paralisação da inscrição, mudança de regime de pagamento, determinação do fisco e controle de mercadoria com substituição tributária para restituição ou complementação. Se a sua empresa sair do Simples em 01/01/2027, por exemplo, converse com o contador sobre o inventário da mudança de regime.

Passo a passo para a virada do ano

1. Feche as notas de dezembro. Entradas lançadas, saídas emitidas, devoluções registradas. Nota parada no e-mail vira diferença no inventário.
2. Separe os grupos. Estoque próprio na loja, estoque próprio com terceiros e estoque de terceiros com você.
3. Conte em 31/12 ou no último dia útil, com a loja fechada ou por setor, e ajuste o que vender depois da contagem.
4. Compare com o sistema e investigue as diferenças grandes antes de ajustar. Perda, roubo e vencimento têm tratamento próprio: veja a nota de perda (CFOP 5927).
5. Valore pelo menor entre custo e mercado. Marque os itens encalhados ou avariados.
6. Gere a relação e mande ao contador com antecedência para a escrituração e, se for o caso, para o Bloco H.

Quem ainda controla tudo em planilha pode partir da planilha de inventário. Com o estoque no sistema, a contagem vira conferência: você imprime a posição, conta e lança só as diferenças.

O inventário de 31/12 é o ponto de partida do custo do ano seguinte; um número errado ali contamina o CMV de doze meses. Equipe Beevix, redação de 07/10/2026.

Fontes oficiais

• Convênio SINIEF s/nº, de 15/12/1970, arts. 63 e 76, Confaz, consultado em 07/10/2026.
• Guia Prático da EFD ICMS/IPI, versão 3.2.2 (Bloco H, registro H005), Portal SPED, consultado em 07/10/2026.
• Lei Complementar nº 123/2006, art. 26, Planalto, consultado em 07/10/2026.

Perguntas frequentes

Empresa do Simples Nacional precisa fazer registro de inventário?

Se for contribuinte do ICMS e tiver estoque, sim: as normas do Simples mantêm o livro Registro de Inventário para esse caso. A forma de escrituração depende do estado, e o contador define.

Qual o prazo para escriturar o inventário de 31/12/2026?

Pelo Convênio SINIEF s/nº/1970, art. 76, § 7º, até 60 dias contados de 31/12, o que leva a 01/03/2027. Quem entrega EFD ICMS/IPI informa esse inventário no Bloco H do arquivo de fevereiro de 2027.

Qual valor usar para cada produto no inventário?

O custo de aquisição ou de fabricação, ou o preço corrente de mercado quando ele for menor que o custo. Matéria-prima e produto em fabricação entram pelo custo.

Mercadoria em consignação entra no meu inventário?

Entra, em grupo separado. O livro lista à parte os seus itens em poder de terceiros e os itens de terceiros que estão com você.

Posso fazer o inventário em janeiro?

A posição precisa ser a da data do balanço, em geral 31/12. Se a contagem física acontecer dias depois, é preciso voltar as movimentações até 31/12, o que aumenta o risco de erro.

Próximo passo

Marque agora a data da contagem de dezembro e combine com o contador o formato da relação que ele precisa. Para manter o estoque em dia o ano inteiro, veja a página de inventário do Beevix, os planos do Beevix e fale com um especialista. A lista de segmentos atendidos mostra como o sistema funciona no varejo e na indústria.