Distribuição e atacado
Sistema de gestão para distribuidoras de alimentos
Toda caixa que entra tem lote e data. A separação sai pelo vencimento mais próximo, o recall encontra quem comprou e nada envelhece escondido no fundo do palete.
- separação pelo vencimento mais próximo
- FEFOseparação pelo vencimento mais próximo
- rastreado da entrada até a nota do cliente
- Loterastreado da entrada até a nota do cliente
- de teste grátis, sem cartão
- 30 diasde teste grátis, sem cartão
- integrações disponíveis
- +250integrações disponíveis
O que é um sistema de gestão para distribuidora de alimentos?
É um software construído em torno das duas informações que a mercadoria carrega: lote e data de validade. Ele registra o lote na entrada da nota, separa os pedidos em FEFO — sai primeiro o que vence primeiro —, mantém saldo separado por depósito e por câmara fria e guarda em qual nota cada lote foi entregue, o que permite responder a um recall em horas. Também controla a venda a prazo para mercado, restaurante e padaria.
O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em distribuidora de alimentos
Palete achado com a data já virada
Aquele lote ficou atrás do que chegou depois e ninguém separou. Alimento vencido raramente volta para o fornecedor: a caixa vai para o descarte e o custo já foi pago.
Recall sem rastro
O fabricante avisa que o lote 2417 precisa sair de circulação. Se a distribuidora não sabe para quem vendeu aquele lote, sobra ligar para a carteira inteira.
Margem calculada sem a quebra
O preço é formado sobre o custo da caixa, e o que estraga no mês nunca entra na conta. Somada a perda, a linha de giro lento aparece no vermelho.
Pedido do restaurante que chega pela metade
Faltou o queijo e o cozinheiro compra no mercado da esquina. Sem saldo confiável no momento do pedido, o vendedor promete o que o depósito não tem.
Antes e depois
O que muda na rotina com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Entrada da mercadoria | Nota conferida de olho, lote anotado a caneta na caixa | Entrada por XML com lote e validade lançados item a item |
| Separação | O separador pega a caixa que está mais à mão | Lista em FEFO indicando o lote que precisa sair primeiro |
| Controle de validade | Descoberta na contagem do fim do mês, já vencida | Alerta por faixa de dias e relatório do que vence na semana |
| Recall | Telefonema para todos os clientes e torcida | Relação das notas e dos clientes que receberam aquele lote |
| Quebra | Produto estragado sai da prateleira sem virar lançamento | Perda baixada por motivo, somada ao custo do item |
| Cobrança do mercado | Boleto anotado em caderno, cobrança quando sobra tempo | Título por entrega, limite de crédito e régua de cobrança |
Como funciona na prática
O fluxo completo, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Recebimento com lote e temperatura
A nota do fornecedor entra por XML e o conferente registra lote, validade e a temperatura de chegada antes de a carga ir para o congelado, o refrigerado ou o seco.
- 2
Endereçamento por depósito
Cada faixa de temperatura é um depósito com saldo próprio, então o vendedor vê separadamente o que está na câmara e o que está no seco.
- 3
Pedido do cliente
Mercado, restaurante e padaria têm tabela e prazo próprios. Rede que exige validade mínima na entrega já bloqueia o lote curto na hora de montar o pedido.
- 4
Separação FEFO e conferência
A lista sai apontando lote e endereço, o conferente valida o que foi pego e o vencimento mais próximo é o primeiro a embarcar.
- 5
Faturamento e entrega
A NF-e sai com o lote entregue registrado, e o título nasce no contas a receber com o prazo negociado com aquele cliente.
Recursos
O que o Beevix entrega para distribuidora de alimentos
Lote e validade
Saldo por lote com data de vencimento, alerta por faixa de dias e bloqueio do lote curto na venda.
Rastreabilidade para recall
Do lote recebido às notas em que ele saiu, com a lista de clientes que precisam ser avisados.
Depósito por temperatura
Congelado, refrigerado e seco com saldo separado, transferência entre depósitos e visão consolidada.
Validade mínima por cliente
Regra de vida útil exigida por rede aplicada na separação, evitando devolução na doca do cliente.
Carga separada por faixa
Pedido que mistura congelado e seco organizado por veículo, com conferência antes de fechar a carga.
Quebra e giro
Perda por motivo e curva ABC por item, para comprar menos do que vence e mais do que sai toda semana.
Tudo em um painel só: distribuidora de alimentos do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Conectado ao que a sua operação já usa
- W
WhatsApp
Confirme o pedido do restaurante e avise o dia da entrega.
- B
Boleto bancário
Venda a prazo para o mercado com retorno do banco e baixa automática.
- M
Maquininha POS
Cartão na porta do cliente conciliado com o fechamento do dia.
- P
Pix e link de pagamento
Receba de quem compra sem prazo, com conciliação direta no financeiro.
- C
Certificado Digital A1
Necessário para emitir a NF-e de cada entrega.
Fiscal e regulatório
As particularidades do setor
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em distribuidora de alimentos.
Cesta básica muda a carga do item
Parte dos alimentos tem redução de base de cálculo ou isenção de ICMS, e o tratamento varia de estado para estado. Arroz, feijão e leite podem sair com carga diferente do doce e da conserva na mesma nota.
Substituição tributária em parte do mix
Conservas, doces, refrigerantes e alguns industrializados costumam estar em ST, enquanto hortifrúti e itens básicos seguem fora. NCM e CEST corretos no cadastro evitam recolher imposto que já foi pago na cadeia.
Perda e devolução precisam de documento
Alimento impróprio baixado do estoque exige lançamento com motivo, e mercadoria recusada pelo cliente volta com nota de devolução. Sem isso, o estoque fiscal e o físico se separam e o crédito de ICMS fica exposto.
Implantação
Rodando na primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Produtos e lotes
Importe o catálogo marcando quais itens controlam lote e validade.
- 2
Dia 2 — Depósitos
Configure congelado, refrigerado e seco como depósitos e faça a contagem inicial.
- 3
Dia 3 — Primeiro pedido
Rode um ciclo real: pedido, separação em FEFO, NF-e e entrega.
- 4
Semana 2 — Fiscal e alertas
Revise NCM, CEST e redução de base do mix e defina as faixas de alerta de vencimento.
Glossário
Os termos de distribuidora de alimentos, explicados
- FEFO
- Regra de saída em que o primeiro produto a vencer é o primeiro a ser separado. Em alimentos ela vale mais que a ordem de chegada, porque dois lotes recebidos no mesmo dia podem ter datas bem diferentes.
- Lote
- Conjunto de unidades produzidas nas mesmas condições, identificado por um código na embalagem. É a menor unidade que o fabricante consegue recolher em caso de problema.
- Validade mínima na entrega
- Percentual de vida útil que o cliente exige que o produto ainda tenha ao chegar na doca dele. Redes costumam recusar mercadoria abaixo desse limite, mesmo dentro do prazo.
- Rastreabilidade
- Capacidade de reconstruir o caminho de um lote, do fornecedor até o cliente que o recebeu. É o que transforma um recall em uma lista de telefones em vez de um mutirão.
- Quebra
- Mercadoria perdida antes de ser vendida, por vencimento, avaria ou falha de refrigeração. Só vira número gerenciável quando é baixada com motivo em vez de desaparecer da contagem.
- Cadeia de frio
- Sequência de etapas em que o produto precisa permanecer em temperatura controlada, do caminhão do fornecedor à entrega. Uma única quebra nessa sequência compromete o lote inteiro.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
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Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
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- Mais escolhido
Beevix Pro
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Faturamento anual recomendado: De R$ 360 mil a R$ 1,5 milhão
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Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
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- 30 dias de teste grátis
- Sem fidelidade nem multa
- Troque de plano quando quiser
- Suporte humano incluso
Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com distribuidora de alimentos
O sistema controla lote e validade?
Controla. O lote é lançado na entrada, com data de vencimento, e o saldo passa a existir por lote e não apenas por produto. A separação sai em FEFO e o sistema avisa antes de um lote entrar na faixa de risco.
Como o Beevix ajuda em um recall?
Você parte do lote e chega nas notas em que ele saiu, com os clientes e as quantidades. Isso encurta a comunicação para quem realmente recebeu aquele lote, em vez de avisar a carteira toda.
Dá para trabalhar com congelado, refrigerado e seco no mesmo sistema?
Dá. Cada faixa de temperatura vira um depósito com estoque próprio, com transferência entre eles e visão consolidada por empresa. O pedido que mistura as três é separado por faixa na expedição.
Consigo impedir a venda de um lote com validade curta?
Sim. Você define a vida útil mínima aceita, de forma geral ou por cliente, e o lote fora da regra fica fora da separação. Isso evita a recusa na doca e o custo de trazer a mercadoria de volta.
O sistema mostra quanto eu perco por vencimento?
Mostra. A perda é baixada com motivo, então você enxerga quanto saiu por vencimento, por avaria e por falha de refrigeração, item por item e no mês fechado.
Atende venda para restaurante e para mercado com preços diferentes?
Atende. Cada canal tem tabela de preço, pedido mínimo e prazo próprios, e o pedido do vendedor já abre com a condição daquele cliente.
A entrada da nota do fornecedor é manual?
Não precisa ser. A NF-e de compra entra por XML e você completa lote, validade e temperatura na conferência, sem redigitar item por item.
Outros segmentos atendidos
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