Sistema para distribuidora de alimentos: lote e validade da nota de entrada à entrega
Cada caixa que entra tem lote e data. O Beevix registra os dois na nota do fornecedor, mostra o que vence primeiro na separação e guarda em qual NF-e cada lote saiu, para você responder a um recall em horas.
Atendimento por WhatsApp ou e-mail. Sem compromisso.
- separação pelo vencimento mais próximo
- FEFOseparação pelo vencimento mais próximo
- rastreado da entrada até a nota do cliente
- Loterastreado da entrada até a nota do cliente
- por telefone, chat e e-mail
- Suporte humanopor telefone, chat e e-mail
- integrações disponíveis
- +250integrações disponíveis
Qual o melhor sistema para distribuidora de alimentos?
Para distribuidora que atende mercado, padaria e restaurante, o Beevix registra lote e validade na entrada e acompanha o lote até a NF-e de saída, o que permite rastrear clientes num recall. O saldo pode ser separado por depósito, um para cada câmara, e a separação de pedidos sai com etiqueta. O contas a receber controla o prazo de cada cliente com boleto e Pix. O Beevix não faz WMS com endereçamento nem roteirização.
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O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em distribuidora de alimentos
Palete achado com a data já virada
Aquele lote ficou atrás do que chegou depois e ninguém separou. Alimento vencido raramente volta para o fornecedor: a caixa vai para o descarte e o custo já foi pago.
Recall sem rastro
O fabricante avisa que o lote 2417 precisa sair de circulação. Se a distribuidora não sabe para quem vendeu aquele lote, sobra ligar para a carteira inteira.
Margem calculada sem a quebra
O preço é formado sobre o custo da caixa, e o que estraga no mês nunca entra na conta. Somada a perda, a linha de giro lento aparece no vermelho.
Pedido do restaurante que chega pela metade
Faltou o queijo e o cozinheiro compra no mercado da esquina. Sem saldo confiável no momento do pedido, o vendedor promete o que o depósito não tem.
Antes e depois
O que muda na rotina de distribuidora de alimentos com lote com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Entrada da mercadoria | Nota conferida de olho, lote anotado a caneta na caixa | Entrada por XML com lote e validade lançados item a item |
| Separação | O separador pega a caixa que está mais à mão | Lista em FEFO indicando o lote que precisa sair primeiro |
| Controle de validade | Descoberta na contagem do fim do mês, já vencida | Alerta por faixa de dias e relatório do que vence na semana |
| Recall | Telefonema para todos os clientes e torcida | Relação das notas e dos clientes que receberam aquele lote |
| Quebra | Produto estragado sai da prateleira sem virar lançamento | Perda baixada por motivo, somada ao custo do item |
| Cobrança do mercado | Boleto anotado em caderno, cobrança quando sobra tempo | Título por entrega, limite de crédito e régua de cobrança |
Como funciona na prática
O fluxo de distribuidora de alimentos com lote, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Recebimento com lote e temperatura
A nota do fornecedor entra por XML e o conferente registra lote, validade e a temperatura de chegada antes de a carga ir para o congelado, o refrigerado ou o seco.
- 2
Endereçamento por depósito
Cada faixa de temperatura é um depósito com saldo próprio, então o vendedor vê separadamente o que está na câmara e o que está no seco.
- 3
Pedido do cliente
Mercado, restaurante e padaria têm tabela e prazo próprios. Rede que exige validade mínima na entrega já bloqueia o lote curto na hora de montar o pedido.
- 4
Separação FEFO e conferência
A lista sai apontando lote e endereço, o conferente valida o que foi pego e o vencimento mais próximo é o primeiro a embarcar.
- 5
Faturamento e entrega
A NF-e sai com o lote entregue registrado, e o título nasce no contas a receber com o prazo negociado com aquele cliente.
Recursos
O que o Beevix entrega para distribuidora de alimentos
Lote e validade
Saldo por lote com data de vencimento, alerta por faixa de dias e bloqueio do lote curto na venda.
Rastreabilidade para recall
Do lote recebido às notas em que ele saiu, com a lista de clientes que precisam ser avisados.
Depósito por temperatura
Congelado, refrigerado e seco com saldo separado, transferência entre depósitos e visão consolidada.
Validade mínima por cliente
Regra de vida útil exigida por rede aplicada na separação, evitando devolução na doca do cliente.
Carga separada por faixa
Pedido que mistura congelado e seco organizado por veículo, com conferência antes de fechar a carga.
Quebra e giro
Perda por motivo e curva ABC por item, para comprar menos do que vence e mais do que sai toda semana.
Tudo em um painel só: distribuidora de alimentos do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Integrações do sistema para distribuidora de alimentos com lote
- W
WhatsApp
Confirme o pedido do restaurante e avise o dia da entrega.
Integração com WhatsApp - B
Boleto bancário
Venda a prazo para o mercado com retorno do banco e baixa automática.
- M
Maquininha POS
Cartão na porta do cliente conciliado com o fechamento do dia.
- P
Pix e link de pagamento
Receba de quem compra sem prazo, com conciliação direta no financeiro.
- C
Certificado Digital A1
Necessário para emitir a NF-e de cada entrega.
Fiscal e regulatório
Particularidades fiscais de distribuidora de alimentos com lote
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em distribuidora de alimentos.
Cesta básica muda a carga do item
Parte dos alimentos tem redução de base de cálculo ou isenção de ICMS, e o tratamento varia de estado para estado. Arroz, feijão e leite podem sair com carga diferente do doce e da conserva na mesma nota.
Substituição tributária em parte do mix
Conservas, doces, refrigerantes e alguns industrializados costumam estar em ST, enquanto hortifrúti e itens básicos seguem fora. NCM e CEST corretos no cadastro evitam recolher imposto que já foi pago na cadeia.
Perda e devolução precisam de documento
Alimento impróprio baixado do estoque exige lançamento com motivo, e mercadoria recusada pelo cliente volta com nota de devolução. Sem isso, o estoque fiscal e o físico se separam e o crédito de ICMS fica exposto.
CNAE
CNAE para distribuidora de alimentos com lote
Os códigos de atividade (CNAE) que costumam aparecer no CNPJ de quem trabalha com distribuidora de alimentos com lote. A escolha final depende do que a empresa faz de fato e é feita com o contador; a lista oficial é a da CONCLA/IBGE.
| Código | Descrição oficial (IBGE) | Quando usar | Tipo | MEI (Anexo XI) |
|---|---|---|---|---|
| 4639-7/01 | Comércio atacadista de produtos alimentícios em geral | Atacado de produtos alimentícios em geral. | Principal | Fora do Anexo XI |
| 4639-7/02 | Comércio atacadista de produtos alimentícios em geral, com atividade de fracionamento e acondicionamento associada | Se a distribuidora fraciona e reembala os produtos. | Secundário | Fora do Anexo XI |
| 4691-5/00 | Comércio atacadista de mercadorias em geral, com predominância de produtos alimentícios | Quando o mix inclui outros produtos além de alimentos. | Secundário | Fora do Anexo XI |
Fonte: CNAE 2.3, subclasses, na API de CNAE do IBGE (subclasses); coluna MEI conforme o Anexo XI da Resolução CGSN nº 140/2018, que lista as ocupações permitidas ao MEI. Aparecer no Anexo XI não basta: a ocupação listada pode ser mais restrita que a subclasse, então confira a ocupação exata no anexo. Consultado em 03/10/2026.
CNAE de outros tipos de negócioImplantação
Implantação em distribuidora de alimentos com lote: a primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1: Produtos e lotes
Importe o catálogo marcando quais itens controlam lote e validade.
- 2
Dia 2: Depósitos
Configure congelado, refrigerado e seco como depósitos e faça a contagem inicial.
- 3
Dia 3: Primeiro pedido
Rode um ciclo real: pedido, separação em FEFO, NF-e e entrega.
- 4
Semana 2: Fiscal e alertas
Revise NCM, CEST e redução de base do mix e defina as faixas de alerta de vencimento.
Glossário
Os termos de distribuidora de alimentos, explicados
- FEFO
- Regra de saída em que o primeiro produto a vencer é o primeiro a ser separado. Em alimentos ela vale mais que a ordem de chegada, porque dois lotes recebidos no mesmo dia podem ter datas bem diferentes.
- Lote
- Conjunto de unidades produzidas nas mesmas condições, identificado por um código na embalagem. É a menor unidade que o fabricante consegue recolher em caso de problema.
- Validade mínima na entrega
- Percentual de vida útil que o cliente exige que o produto ainda tenha ao chegar na doca dele. Redes costumam recusar mercadoria abaixo desse limite, mesmo dentro do prazo.
- Rastreabilidade
- Capacidade de reconstruir o caminho de um lote, do fornecedor até o cliente que o recebeu. É o que transforma um recall em uma lista de telefones em vez de um mutirão.
- Quebra
- Mercadoria perdida antes de ser vendida, por vencimento, avaria ou falha de refrigeração. Só vira número gerenciável quando é baixada com motivo em vez de desaparecer da contagem.
- Cadeia de frio
- Sequência de etapas em que o produto precisa permanecer em temperatura controlada, do caminhão do fornecedor à entrega. Uma única quebra nessa sequência compromete o lote inteiro.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
- Mais escolhido
Beevix Pro
Para centralizar toda a gestão da empresa
Ideal para MEIs e microempresas que precisam controlar vendas, estoque, financeiro, clientes e processos em uma única plataforma.
MEI e Microempresa (ME)
Faturamento anual recomendado: Até R$ 360 mil
Falar sobre o ProR$ 219/mês
Equivalente a R$ 2.628 por ano
Economize R$ 360 por ano
Inclui
- 3 usuários
- Emissão de NF-e, NFC-e e NFS-e
- Controle de estoque e cadastros
- Contas a pagar e a receber
- Ordem de serviço
- Frente de caixa (PDV)
- Suporte por telefone e chat
Beevix Scale
Para empresas que estão crescendo
Ideal para operações com maior volume de vendas, mais processos, equipe em expansão e necessidade de controles avançados.
Empresa em expansão
Faturamento anual recomendado: De R$ 360 mil a R$ 1,5 milhão
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Equivalente a R$ 4.668 por ano
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Tudo do Pro, mais
- 8 usuários
- Canais de venda ilimitados
- +80 automações
- Ordem de produção
- Dashboards do Meu Negócio
- Suporte prioritário
Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
Falar com um especialistaSob consulta
Plano personalizado: valores sob consulta, conforme a operação.
Tudo do Scale, mais
- Usuários ilimitados
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- API e Central de Extensões
- Implantação guiada
- Gerente de conta dedicado
- SLA de atendimento
- Sem fidelidade nem multa
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O Beevix Max é personalizado, com valores sob consulta. Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com distribuidora de alimentos
O sistema controla lote e validade?
Controla. O lote é lançado na entrada, com data de vencimento, e o saldo passa a existir por lote e não apenas por produto. A separação sai em FEFO e o sistema avisa antes de um lote entrar na faixa de risco.
Como o Beevix ajuda em um recall?
Você parte do lote e chega nas notas em que ele saiu, com os clientes e as quantidades. Isso encurta a comunicação para quem realmente recebeu aquele lote, em vez de avisar a carteira toda.
Dá para trabalhar com congelado, refrigerado e seco no mesmo sistema?
Dá. Cada faixa de temperatura vira um depósito com estoque próprio, com transferência entre eles e visão consolidada por empresa. O pedido que mistura as três é separado por faixa na expedição.
Consigo impedir a venda de um lote com validade curta?
Sim. Você define a vida útil mínima aceita, de forma geral ou por cliente, e o lote fora da regra fica fora da separação. Isso evita a recusa na doca e o custo de trazer a mercadoria de volta.
O sistema mostra quanto eu perco por vencimento?
Mostra. A perda é baixada com motivo, então você enxerga quanto saiu por vencimento, por avaria e por falha de refrigeração, item por item e no mês fechado.
Atende venda para restaurante e para mercado com preços diferentes?
Atende. Cada canal tem tabela de preço, pedido mínimo e prazo próprios, e o pedido do vendedor já abre com a condição daquele cliente.
A entrada da nota do fornecedor é manual?
Não precisa ser. A NF-e de compra entra por XML e você completa lote, validade e temperatura na conferência, sem redigitar item por item.
Consigo ver os produtos que vencem nos próximos 30 dias?
Consegue. O relatório de validade filtra os lotes pelo prazo que você escolher, e dá tempo de oferecer em promoção antes da perda.
O sistema registra a perda por vencimento?
Registra. A baixa por perda guarda o motivo, e o relatório mostra quanto saiu do estoque por vencimento no mês.
Dá para cobrar restaurante por boleto e Pix?
Dá. A NF-e gera a conta a receber, e o boleto ou o Pix sai junto com o vencimento combinado.
Os vendedores recebem comissão pelo sistema?
Recebem. A comissão é calculada sobre as vendas de cada vendedor, pelo percentual cadastrado.
Qual o CNAE para distribuidora de alimentos com lote?
O CNAE principal mais usado para distribuidora de alimentos com lote é 4639-7/01 (Comércio atacadista de produtos alimentícios em geral). Também aparecem como secundários: 4639-7/02 (Comércio atacadista de produtos alimentícios em geral, com atividade de fracionamento e acondicionamento associada); 4691-5/00 (Comércio atacadista de mercadorias em geral, com predominância de produtos alimentícios). A escolha final depende das atividades que a empresa exerce de fato e deve ser feita com o contador; a lista oficial de códigos é a da CONCLA/IBGE.
O que o ERP para distribuidora de alimentos com lote usa no dia a dia
- Controle de vendasPropostas, orçamentos e pedidos da loja, do site e dos marketplaces num só lugar, com nota, estoque e recebimento ligados a cada venda.
- Controle de estoqueControle de estoque com saldo atualizado a cada compra e venda, sincronizado entre loja física, loja virtual, marketplaces e depósitos.
- Gestão financeiraContas a pagar e a receber, fluxo de caixa e conciliação, com títulos criados pelas próprias vendas e compras.
- Lote e validadeLote e data de validade registrados na entrada da mercadoria, para acompanhar o que vence primeiro e rastrear de onde veio cada item.
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