Supermercados e alimentação
Sistema de gestão para cafeterias
O grão é o seu custo e o copo é o seu preço. Entre um e outro existem 18 gramas de pó por extração, 150 ml de leite e uma tampa que sai do estoque sem ninguém contar.
Atendimento por WhatsApp, telefone ou e-mail. Sem compromisso.
- café, leite e xarope na unidade do preparo
- Gramas e mlcafé, leite e xarope na unidade do preparo
- prazo controlado depois da abertura do pacote
- Grão abertoprazo controlado depois da abertura do pacote
- por telefone, chat e e-mail
- Suporte humanopor telefone, chat e e-mail
- integrações disponíveis
- +250integrações disponíveis
O que é um sistema de gestão para cafeteria?
É um software para cafeteria que mede o insumo na unidade em que ele é consumido: o café em gramas por extração, o leite e o xarope em mililitros por bebida, o copo e a tampa por tamanho. Ele controla o prazo do grão depois que o pacote é aberto, separa o consumo do salão da venda de café em pacote para levar e dá conta de um movimento que se concentra em duas janelas do dia, com NFC-e no balcão.
O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em cafeteria
O quilo de grão que não vira dose
O pacote de 1 kg deveria render um número previsível de extrações. Entre o ajuste do moinho na abertura, a dose descartada e a mão pesada do barista novo, a conta nunca fecha.
Leite e xarope sem medida
O cappuccino leva 150 ml de leite e duas bombas de xarope. Quando o preparo é feito no olho, o mesmo item custa uma coisa de manhã e outra à tarde.
Copo e tampa fora da conta
Três tamanhos de copo, três tampas, cinta, mexedor e guardanapo. Tudo comprado em caixa fechada e nunca somado no preço da bebida que os consome.
Duas janelas e um balcão
Das 7h às 9h e das 15h às 17h a fila dobra, e no meio do dia o salão fica vazio. Escalar equipe e assar o que vai para a vitrine depende de saber isso por hora, não por dia.
Antes e depois
O que muda na rotina com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Café em grão | O pacote de 1 kg acaba e ninguém sabe quantas bebidas ele pagou | Dose em gramas por extração, com o rendimento do quilo apurado no fim do dia |
| Leite e xarope | Caixa de leite contada na geladeira quando alguém lembra | Consumo em mililitros por bebida, baixando na venda como qualquer insumo |
| Descartável | Copo, tampa e cinta somem do depósito sem entrar no custo | Embalagem por tamanho dentro da ficha da bebida, com baixa na venda |
| Validade do grão | O pacote fica aberto atrás da máquina até esvaziar | Data de abertura registrada, com aviso quando o prazo de uso encerra |
| Pacote para levar | O grão de revenda misturado com o grão do balcão no mesmo saldo | Consumo do salão e venda de pacote como itens diferentes, cada um com seu giro |
| Movimento do dia | Faturamento fechado por dia, sem saber onde ele se concentra | Venda por hora, mostrando as duas janelas que sustentam a cafeteria |
Como funciona na prática
O fluxo completo, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Entrada do grão
O pacote de 1 kg entra com lote, torra e data, e a abertura é registrada para começar a contar o prazo de uso.
- 2
Ficha da bebida
Cada item do quadro recebe gramas de café por extração, mililitros de leite, bombas de xarope e o copo do tamanho correspondente.
- 3
Venda no balcão
O pedido é lançado por atalho com tamanho e leite escolhidos, a comanda vai para o barista e a NFC-e sai no pagamento.
- 4
Pacote e vitrine
O café em grão para levar e o que está na vitrine saem do mesmo caixa, com estoques separados do insumo do salão.
- 5
Fechamento por hora
No fim do dia o rendimento do grão é conferido e a venda aparece por faixa de horário, que é o que ajusta a escala de amanhã.
Recursos
O que o Beevix entrega para cafeteria
Dose, ml e tamanho
Gramas de café por extração, mililitros de leite e xarope e o copo de cada tamanho na mesma ficha da bebida.
Validade após a abertura
Lote, torra e data de abertura do pacote, com aviso antes de o grão passar do prazo de uso na máquina.
Descartável no custo
Copo, tampa, cinta e mexedor por tamanho, baixando do estoque junto com a bebida vendida.
Venda de grão em pacote
O café de 250 g e 1 kg para levar como mercadoria própria, com giro e margem separados do consumo do salão.
Balcão com NFC-e
Lançamento por atalho para o pico das 8h, várias formas de pagamento e cupom fiscal sem trocar de tela.
Venda por hora
Movimento por faixa de horário e margem por bebida, para escalar equipe nas duas janelas que concentram o dia.
Tudo em um painel só: cafeteria do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Conectado ao que a sua operação já usa
- M
Maquininha POS e TEF
Cartão do balcão conciliado com o fechamento do turno da manhã e da tarde.
- P
Pix no caixa
QR Code gerado na venda, com baixa do recebimento sem conferir comprovante no celular.
- i
iFood
Café, bolo e sanduíche vendidos por entrega, no mesmo estoque do salão.
- B
Beevix Loja Virtual
Venda do seu grão em pacote pela internet, usando o cadastro que já existe.
- C
Certificado Digital A1
Necessário para emitir NFC-e no balcão e NF-e do grão vendido a outra empresa.
Fiscal e regulatório
As particularidades do setor
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em cafeteria.
Bebida preparada e pacote revendido
O espresso servido na mesa é preparo da casa e o pacote de 250 g levado para viagem é mercadoria, com o NCM do café torrado. Os dois podem sair no mesmo cupom, e é o cadastro de cada item que define a tributação da linha.
O café tem cadeia tributária própria
O café cru e o torrado passam por regras específicas de PIS/COFINS e de ICMS na industrialização e na distribuição, com variação por estado. Quando você compra de uma torrefação para revender, a classificação vem na nota de entrada e precisa ser mantida no cadastro.
Consumo no local e para viagem
Vários estados têm regime próprio de ICMS para bar, restaurante e similares no fornecimento de alimentação consumida no estabelecimento, diferente da mercadoria vendida para levar. Vale confirmar com a contabilidade qual regra se aplica à sua cafeteria antes de configurar o PDV.
Implantação
Rodando na primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Quadro e insumos
Cadastre as bebidas do quadro e os insumos na unidade de compra: pacote de grão, litro de leite, caixa de copo.
- 2
Dia 2 — Fichas do preparo
Defina gramas por extração, mililitros de leite e xarope e o copo de cada tamanho nas bebidas mais pedidas.
- 3
Dia 3 — Balcão e caixa
Instale o PDV, ative o certificado digital e emita as primeiras NFC-e no pico da manhã.
- 4
Semana 2 — Grão e horário
Passe a registrar a abertura dos pacotes e acompanhe a venda por hora para ajustar a escala.
Glossário
Os termos de cafeteria, explicados
- Extração
- Passagem da água quente sob pressão pelo café moído, que produz o espresso. Cada extração consome uma quantidade fixa de pó, e é essa quantidade que liga o preço do grão ao preço da bebida.
- Gramatura da dose
- Peso de café moído usado em uma extração, em torno de 18 g na dose dupla. Alterar essa medida muda o sabor e o custo ao mesmo tempo, por isso ela precisa estar escrita e não combinada de boca.
- Rendimento do quilo
- Número de bebidas que um pacote de 1 kg de grão entrega na prática. Fica abaixo do cálculo teórico por causa do ajuste do moinho e das doses descartadas, e é o número que revela o custo real do espresso.
- Validade após a abertura
- Prazo em que o grão mantém qualidade depois que a embalagem é aberta, bem mais curto do que a validade impressa no pacote. Quem controla só o vencimento da embalagem perde esse prazo de vista.
- Bomba de xarope
- Dosador acoplado ao frasco que libera uma quantidade fixa de xarope por acionamento. Permite converter o frasco de 1 litro em porções contáveis por bebida em vez de estimar o consumo do mês.
- Janela de pico
- Faixa de horário em que a maior parte do movimento acontece, tipicamente no começo da manhã e no meio da tarde. Define a escala do balcão e a quantidade que vai para a vitrine em cada período.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
Ideal para MEIs que precisam organizar o financeiro, emitir notas e acompanhar a operação em um só lugar.
Microempreendedor Individual — MEI
Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
Falar sobre o BásicoR$ 99/mês
Equivalente a R$ 1.188 por ano
Economize R$ 360 por ano
Inclui
- 1 usuário
- Emissão de NF-e e NFC-e
- Controle de estoque e cadastros
- Contas a pagar e a receber
- 1 canal de venda integrado
- Suporte por e-mail
- Mais escolhido
Beevix Pro
Para centralizar toda a gestão da empresa
Ideal para microempresas que precisam controlar vendas, estoque, financeiro, clientes e processos em uma única plataforma.
Microempresa — ME
Faturamento anual recomendado: De R$ 81 mil a R$ 360 mil
Falar sobre o ProR$ 149/mês
Equivalente a R$ 1.788 por ano
Economize R$ 600 por ano
Tudo do Básico, mais
- 3 usuários
- NFS-e e ordem de serviço
- Frente de caixa (PDV)
- Até 5 canais de venda
- Beevix Envios e etiquetas
- Suporte por telefone e chat
Beevix Scale
Para empresas que estão crescendo
Ideal para operações com maior volume de vendas, mais processos, equipe em expansão e necessidade de controles avançados.
Empresa em expansão
Faturamento anual recomendado: De R$ 360 mil a R$ 1,5 milhão
Falar sobre o ScaleR$ 229/mês
Equivalente a R$ 2.748 por ano
Economize R$ 1.440 por ano
Tudo do Pro, mais
- 8 usuários
- Canais de venda ilimitados
- +80 automações
- Ordem de produção
- Dashboards do Meu Negócio
- Suporte prioritário
Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
Falar com um especialistaR$ 399/mês
Equivalente a R$ 4.788 por ano
Economize R$ 4.800 por ano
Tudo do Scale, mais
- Usuários ilimitados
- Multiempresas (múltiplos CNPJs)
- API e Central de Extensões
- Implantação guiada
- Gerente de conta dedicado
- SLA de atendimento
- Sem fidelidade nem multa
- Troque de plano quando quiser
- Suporte humano incluso
- Implantação acompanhada
Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com cafeteria
Como calcular o custo de um cappuccino?
O custo sai da ficha da bebida: os gramas de café da extração, os mililitros de leite, o xarope, o copo e a tampa do tamanho vendido. Quando o pacote de grão ou a caixa de leite muda de preço na compra, o custo do cappuccino é recalculado junto.
Dá para controlar o café em grão em gramas?
Dá. O grão entra em quilos e é consumido em gramas por extração, então a venda das bebidas baixa o estoque na unidade do preparo. No fim do dia você compara o consumo apurado com o pacote que realmente foi usado.
O sistema avisa quando o pacote aberto está no fim do prazo?
Avisa. Além do lote e da validade impressa, você registra a data em que o pacote foi aberto, e o sistema aponta quando o prazo de uso encerra — que é o que importa para o grão atrás da máquina.
Vendo café em pacote além do consumo no salão. Como separar?
São itens diferentes no cadastro: o grão que alimenta o moinho é insumo e o pacote de 250 g é mercadoria de revenda. Cada um tem seu giro e sua margem, e o pacote pode sair em NFC-e no balcão ou em NF-e para empresa.
Copo e tampa entram no custo da bebida?
Entram. O descartável de cada tamanho fica na ficha e baixa do estoque na venda, então o copo grande custa mais que o pequeno também no seu resultado, e não só na prateleira do depósito.
Consigo ver a venda por horário?
Consegue. O faturamento é aberto por faixa de hora, o que mostra o tamanho das duas janelas de pico e ajuda a decidir escala de barista e quanto produzir para a vitrine em cada período.
Tenho mesas e também atendo balcão. Funciona junto?
Funciona. A comanda pode ser aberta na mesa e fechada no mesmo caixa que atende o balcão e a retirada, com NFC-e emitida no pagamento e um só fechamento no fim do dia.
Outros segmentos atendidos
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Atendimento por WhatsApp, telefone ou e-mail. Sem compromisso.