Serviços profissionais
Sistema de gestão para agências de marketing
A agência fatura R$ 200 mil no mês e R$ 120 mil eram verba de mídia que só passou pela conta. O fee de um cliente não muda desde 2023, mas o escopo dobrou. Aqui o sistema separa receita de repasse e mostra qual conta paga a equipe.
Atendimento por WhatsApp, telefone ou e-mail. Sem compromisso.
- recorrência e projeto na mesma conta
- Fee + jobrecorrência e projeto na mesma conta
- verba de mídia fora da receita da agência
- Repasseverba de mídia fora da receita da agência
- hora apontada e margem apurada
- Por clientehora apontada e margem apurada
- integrações disponíveis
- +250integrações disponíveis
O que é um sistema de gestão para agência de marketing?
É um software que controla como uma agência de marketing recebe: o fee mensal de cada contrato, o job pontual aprovado fora dele e a verba de mídia que a agência paga à plataforma e depois cobra do cliente. Ele aponta a hora da equipe por cliente, mostra quando o job passou do escopo, registra o freelancer contratado por entrega e emite a NFS-e. Separa o que é receita da agência do que é apenas repasse.
O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em agência de marketing
Controle de horas por cliente que não existe
O designer passa a tarde refazendo banner do cliente A e a manhã seguinte num pitch. Ninguém lança nada, e no fechamento a agência não sabe que o contrato de R$ 6 mil consumiu 70 horas.
Fee que virou barato sem ninguém notar
O contrato falava em quatro posts e um relatório. Hoje são doze peças, duas landing pages e reunião semanal. O valor é o mesmo do primeiro mês e a renovação nunca foi discutida.
Verba de mídia confundida com faturamento
R$ 40 mil saem no cartão da agência para a plataforma e voltam do cliente. Quem lê isso como receita acha que cresceu, quando o que a agência ganhou foi a taxa de gestão.
Freelancer pago antes de o cliente pagar
O ilustrador entrega e cobra em sete dias. O cliente paga em trinta, se pagar. Três jobs assim no mesmo mês e o caixa da agência segura a conta de todos.
Antes e depois
O que muda na rotina com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Fee mensal | Nota emitida quando alguém lembra que virou o mês | Contrato recorrente faturado no ciclo, com NFS-e e cobrança |
| Job pontual | Combinado no WhatsApp e produzido antes de qualquer aceite | Proposta com escopo, valor e aprovação registrada antes de começar |
| Horas da equipe | Sensação de que aquele cliente dá trabalho demais | Hora apontada por cliente e por job, comparada com o que foi cobrado |
| Verba de mídia | Fatura do cartão conferida contra print de plataforma | Adiantamento lançado como valor a reembolsar, cobrado do cliente |
| Freelancer | Pix feito na hora, sem vínculo com o job que gerou | Contas a pagar amarrado à entrega, com nota do prestador |
| Resultado | Faturamento inflado pela mídia que só passou pela conta | Receita própria, custo de equipe e repasse separados por cliente |
Como funciona na prática
O fluxo completo, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Contrato de fee
Registre o cliente, o escopo mensal contratado, o valor, o ciclo e quem responde pela conta. É esse contrato que a recorrência vai faturar.
- 2
Escopo do mês
As entregas previstas ficam abertas como demandas do contrato. Peça extra pedida no meio do mês aparece como fora do escopo antes de a equipe produzir.
- 3
Job aprovado à parte
Campanha, vídeo ou site entram como proposta com valor e prazo. Só depois do aceite o job virá para a produção, com orçamento próprio de terceiros.
- 4
Mídia adiantada e repassada
A verba paga à plataforma é lançada como despesa a reembolsar do cliente, com o comprovante, e entra na cobrança seguinte separada da taxa de gestão.
- 5
Fechamento do mês
NFS-e do fee e dos jobs, freelancers pagos contra entrega e o relatório de margem por cliente, com a hora apontada de cada um.
Recursos
O que o Beevix entrega para agência de marketing
Fee mensal recorrente
Contrato por cliente com valor, ciclo e vencimento, faturado sem alguém reemitir nota todo mês.
Job com proposta e aceite
Escopo, valor e prazo aprovados antes da produção, para o extra não virar cortesia.
Hora de equipe por cliente
Apontamento por conta e por job, mostrando qual contrato consome o time sem pagar por isso.
Repasse de mídia separado
Verba adiantada à plataforma registrada como reembolso, fora da receita própria da agência.
NFS-e de fee e de job
Nota municipal do serviço de publicidade, com retenção de tomador pessoa jurídica destacada.
Margem por cliente e por job
Receita própria menos hora de equipe, freelancer e terceiros, conta por conta.
Tudo em um painel só: agência de marketing do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Conectado ao que a sua operação já usa
- W
WhatsApp
Aprovação de proposta e aviso de fatura pelo canal em que o cliente responde.
- P
Pix, boleto e link de pagamento
Fee e job recebidos com identificação e baixa no contas a receber.
- C
Conta digital PJ
Pagamento de freelancer e da fatura de mídia saindo do mesmo lugar do controle.
- C
Conciliação bancária e de cartão
Fatura do cartão que pagou a mídia conferida linha por linha contra o repasse cobrado.
- C
Certificado Digital A1
Necessário para emitir a NFS-e do serviço de publicidade.
Fiscal e regulatório
As particularidades do setor
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em agência de marketing.
NFS-e de publicidade e propaganda
O serviço de agência gera nota municipal com ISS, no código de publicidade e propaganda do seu município. Fee e job podem sair em notas distintas.
Verba de mídia dentro ou fora da nota
Se o repasse passa pela agência e entra na nota, ele engorda a base de ISS e do imposto sobre a receita. Muita agência prefere que o cliente pague a plataforma direto e cobre só a gestão.
Retenção do tomador pessoa jurídica
Serviço de publicidade prestado a empresa sofre retenção de IRRF, com regra própria quando parte do valor é repassada a veículos e fornecedores de mídia.
Implantação
Rodando na primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Contas ativas
Cadastre os clientes com fee, escopo contratado, ciclo e responsável pela conta.
- 2
Dia 2 — Jobs e terceiros
Monte os modelos de proposta e cadastre freelancers e fornecedores recorrentes.
- 3
Dia 3 — Mídia
Configure o repasse como despesa a reembolsar e teste uma cobrança com fee e mídia separados.
- 4
Semana 2 — Horas e margem
Ative o apontamento por cliente e feche o primeiro mês olhando a margem de cada conta.
Glossário
Os termos de agência de marketing, explicados
- Fee mensal
- Valor fixo pago todo mês pelo cliente para ter a agência trabalhando na conta. Cobre um escopo combinado de entregas e é a receita previsível do negócio.
- Job
- Trabalho pontual com começo e fim, orçado fora do valor mensal, como uma campanha ou um vídeo. Tem escopo, prazo e custo de terceiros próprios.
- Escopo
- Lista do que o contrato cobre em quantidade e tipo de entrega. Quando o pedido passa dessa lista, deveria virar orçamento novo em vez de ser absorvido pela equipe.
- Verba de mídia
- Dinheiro destinado à compra de anúncio nas plataformas, que não é receita da agência. Quando a agência adianta o pagamento, o valor precisa voltar como reembolso.
- BV (bonificação de volume)
- Desconto ou comissão que veículos e fornecedores concedem à agência conforme o volume comprado. Entra como receita à parte e costuma ficar sem controle.
- NFS-e
- Nota Fiscal de Serviço eletrônica emitida pela prefeitura, com incidência de ISS. Documenta o fee e o job prestados pela agência.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
Ideal para MEIs que precisam organizar o financeiro, emitir notas e acompanhar a operação em um só lugar.
Microempreendedor Individual — MEI
Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
Falar sobre o BásicoR$ 99/mês
Equivalente a R$ 1.188 por ano
Economize R$ 360 por ano
Inclui
- 1 usuário
- Emissão de NF-e e NFC-e
- Controle de estoque e cadastros
- Contas a pagar e a receber
- 1 canal de venda integrado
- Suporte por e-mail
- Mais escolhido
Beevix Pro
Para centralizar toda a gestão da empresa
Ideal para microempresas que precisam controlar vendas, estoque, financeiro, clientes e processos em uma única plataforma.
Microempresa — ME
Faturamento anual recomendado: De R$ 81 mil a R$ 360 mil
Falar sobre o ProR$ 149/mês
Equivalente a R$ 1.788 por ano
Economize R$ 600 por ano
Tudo do Básico, mais
- 3 usuários
- NFS-e e ordem de serviço
- Frente de caixa (PDV)
- Até 5 canais de venda
- Beevix Envios e etiquetas
- Suporte por telefone e chat
Beevix Scale
Para empresas que estão crescendo
Ideal para operações com maior volume de vendas, mais processos, equipe em expansão e necessidade de controles avançados.
Empresa em expansão
Faturamento anual recomendado: De R$ 360 mil a R$ 1,5 milhão
Falar sobre o ScaleR$ 229/mês
Equivalente a R$ 2.748 por ano
Economize R$ 1.440 por ano
Tudo do Pro, mais
- 8 usuários
- Canais de venda ilimitados
- +80 automações
- Ordem de produção
- Dashboards do Meu Negócio
- Suporte prioritário
Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
Falar com um especialistaR$ 399/mês
Equivalente a R$ 4.788 por ano
Economize R$ 4.800 por ano
Tudo do Scale, mais
- Usuários ilimitados
- Multiempresas (múltiplos CNPJs)
- API e Central de Extensões
- Implantação guiada
- Gerente de conta dedicado
- SLA de atendimento
- Sem fidelidade nem multa
- Troque de plano quando quiser
- Suporte humano incluso
- Implantação acompanhada
Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com agência de marketing
Como cobrar o repasse de mídia do cliente sem misturar com o fee?
A verba que a agência adianta à plataforma é lançada como despesa a reembolsar daquele cliente, com comprovante anexado, e aparece na cobrança em linha separada da taxa de gestão. No relatório de receita, o repasse fica fora do que a agência ganhou.
O sistema controla fee mensal e projeto no mesmo cliente?
Controla. O fee roda como contrato recorrente, faturado no ciclo, e cada job entra como proposta própria com escopo, valor e aceite. As duas receitas convivem na mesma conta e aparecem separadas no fechamento.
Dá para saber quantas horas cada cliente consumiu?
Dá. As horas da equipe são apontadas por cliente e por job, o que permite comparar o tempo gasto com o valor cobrado e identificar o contrato que dá prejuízo mesmo parecendo bom.
O Beevix é um CRM de funil de vendas?
Não. O Beevix não tem funil de leads, pontuação de oportunidade nem automação de prospecção, e não gerencia campanhas nem puxa relatório das plataformas de anúncio. Ele cuida de proposta, contrato, fee, job, repasse, nota e margem.
Como controlo freelancer contratado por entrega?
Cada freelancer é cadastrado como fornecedor e o pagamento fica amarrado ao job que gerou a despesa, com nota ou recibo anexado. Assim a margem do projeto já nasce com o custo do terceiro dentro.
Emite nota fiscal de serviço para a agência?
Emite. A NFS-e sai do faturamento do fee ou do job, com o código de serviço de publicidade e propaganda do município e a retenção de tomador pessoa jurídica destacada.
Serve para agência pequena, com três ou quatro pessoas?
Serve. Em equipe pequena, o custo de uma hora mal cobrada pesa mais, e o controle de fee, job e repasse já resolve a parte que costuma se perder no WhatsApp e na planilha.
Organize a sua operação de agência de marketing
Sem fidelidade. Fale com quem conhece a operação do seu setor.
Atendimento por WhatsApp, telefone ou e-mail. Sem compromisso.