Serviços profissionais
Sistema para produtora de eventos
A festa acabou no domingo de manhã e você ainda não sabe se ganhou dinheiro nela. A nota do buffet chega na quinta, a do gerador na semana seguinte, e um freelancer some com o recibo.
Atendimento por WhatsApp, telefone ou e-mail. Sem compromisso.
- centro de custo com orçamento, fornecedor e margem
- Por eventocentro de custo com orçamento, fornecedor e margem
- duas parcelas com vencimento próprio no contas a receber
- Sinal + finalduas parcelas com vencimento próprio no contas a receber
- por telefone, chat e e-mail
- Suporte humanopor telefone, chat e e-mail
- integrações disponíveis
- +250integrações disponíveis
O que é um sistema para produtora de eventos?
É um sistema para produtora de eventos que trata cada festa como um centro de custo próprio: o orçamento fechado com o cliente, as notas dos fornecedores, o cachê da equipe e a margem que só fecha depois do último pagamento ficam amarrados àquele evento. A agenda mostra a data já comprometida antes de você aceitar a segunda festa do mesmo sábado, e o sinal e a parcela final entram no contas a receber com vencimento próprio.
O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em produtora de eventos
Duas festas no mesmo sábado
A vendedora fechou um casamento para 14 de setembro sem ver que a equipe de montagem já estava num aniversário de 300 pessoas naquele dia. Data é o recurso escasso, e ela foi vendida duas vezes.
Controle de custo por evento que só existe depois
O orçamento previa 8 mil de som e chegou nota de 11. Como o custo entra semanas depois da festa, você descobre a margem quando não dá mais para renegociar nada.
Parcela final que ninguém cobrou
O sinal de 40% caiu na assinatura e virou motivo de comemoração. Os 60% do dia da festa ficaram no WhatsApp da produtora que saiu de férias.
Cancelamento sem multa aplicada
Cliente desiste a onze dias do evento. O contrato prevê retenção do sinal e multa, mas o fornecedor de estrutura já foi pago e ninguém emitiu a cobrança prevista.
Antes e depois
O que muda na rotina com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Agenda de datas | Calendário de parede na sala da produção e um grupo de WhatsApp | Data com evento vinculado, visível antes de a proposta ser enviada |
| Orçamento | Planilha nova a cada festa, salva na pasta de quem montou | Proposta com itens e custo previsto que vira o centro de custo do evento |
| Custo de fornecedor | Nota que aparece semanas depois e some no meio do mês | Contas a pagar lançado no evento que gerou a despesa |
| Recebimento | Sinal cobrado na assinatura e o resto perseguido por mensagem | Sinal e parcela final como títulos com vencimento e lembrete automático |
| Margem | Sensação de que o casamento foi melhor que a formatura | Previsto contra realizado por evento, com margem fechada após o último lançamento |
| Cancelamento | Multa contratual esquecida e prejuízo absorvido | Cobrança de multa e retenção do sinal registradas no próprio evento |
Como funciona na prática
O fluxo completo, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Data e proposta
Antes de orçar, confira se a data está livre. A proposta sai com itens, custo previsto e a margem que você espera tirar dali.
- 2
Fechamento e sinal
Contrato aceito gera dois títulos: o sinal com vencimento na assinatura e a parcela final amarrada à data do evento.
- 3
Produção e fornecedores
Som, estrutura, buffet e cachê da equipe entram como contas a pagar daquele evento, comparando com o previsto no orçamento.
- 4
Realização
Material que sai do depósito é baixado, extra pedido pelo cliente na semana da festa entra como item adicional.
- 5
Fechamento do evento
Com a última nota lançada, o evento fecha com receita, custo e margem reais — e a NFS-e do serviço emitida.
Recursos
O que o Beevix entrega para produtora de eventos
Agenda por data
Evento vinculado ao dia, para a proposta não ser enviada para um sábado que já está ocupado.
Centro de custo por evento
Toda receita e toda despesa amarradas à festa que as originou, do gerador ao cachê do garçom.
Proposta e NFS-e
Orçamento enviado por link com aceite registrado e nota municipal de serviço emitida do mesmo cadastro.
Sinal e parcela final
Duas cobranças com vencimentos diferentes, Pix ou boleto, com lembrete automático antes da data.
Repasse da equipe
Cachê e comissão por profissional dentro do evento, para o pagamento do freelancer não virar recibo solto.
Margem por evento
Previsto contra realizado, por tipo de festa, para descobrir qual formato realmente paga a estrutura.
Tudo em um painel só: produtora de eventos do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Conectado ao que a sua operação já usa
- W
WhatsApp
Envie a proposta, o contrato e o lembrete da parcela final para o cliente.
- P
Pix e link de pagamento
Receba o sinal no mesmo dia da assinatura, com baixa automática.
- M
Maquininha POS
Cartão conciliado sem conferir extrato de adquirente à mão.
- C
Conta digital PJ
Pagamento de fornecedor e cachê a partir do contas a pagar do evento.
- C
Certificado Digital A1
Exigido para emitir a NFS-e da produção.
Fiscal e regulatório
As particularidades do setor
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em produtora de eventos.
NFS-e para a produção
Organização e produção de evento é serviço e gera nota municipal com ISS na alíquota do seu município. O documento sai para o contratante, seja pessoa física ou empresa.
ISS retido quando o cliente é empresa
Evento corporativo costuma ter o ISS retido pelo tomador, então a nota sai pelo bruto e o crédito entra menor. O título precisa nascer pelo líquido para a conciliação fechar.
Locação de estrutura tem documento próprio
Quando você subcontrata tenda, palco ou som, o fornecedor pode emitir nota de locação em vez de nota de serviço. São naturezas diferentes e entram separadas no custo do evento.
Implantação
Rodando na primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Cadastros
Importe clientes, fornecedores recorrentes e o catálogo de itens que você orça sempre.
- 2
Dia 2 — Orçamento
Monte a proposta modelo com custo previsto por item e margem alvo.
- 3
Dia 3 — Um evento real
Rode uma festa da proposta ao fechamento, com sinal, fornecedor e margem.
- 4
Semana 2 — Fiscal e cobrança
Configure NFS-e, Pix, link de pagamento e os lembretes da parcela final.
Glossário
Os termos de produtora de eventos, explicados
- Centro de custo
- Agrupamento que junta toda receita e toda despesa de uma mesma atividade. Numa produtora, cada evento é um centro de custo e só fecha quando a última nota de fornecedor é lançada.
- Sinal
- Parte do valor paga no fechamento do contrato para reservar a data e bancar o início da produção. Em caso de desistência do cliente, costuma ser retido conforme o contrato.
- Cachê
- Valor pago a um profissional ou atração por um trabalho pontual, e não por mês. É uma despesa do evento específico, paga em geral logo depois da realização.
- Pré-reserva de data
- Bloqueio provisório de um dia na agenda enquanto o cliente decide. Serve para não vender o mesmo sábado duas vezes antes da assinatura do contrato.
- Multa contratual
- Valor devido por quem desiste do contrato fora do prazo previsto. Em eventos costuma ser escalonada pela proximidade da data, já que fornecedores foram comprometidos.
- NFS-e
- Nota Fiscal de Serviço eletrônica, emitida pela prefeitura, com incidência de ISS. É o documento fiscal da produção de um evento.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
Ideal para MEIs que precisam organizar o financeiro, emitir notas e acompanhar a operação em um só lugar.
Microempreendedor Individual — MEI
Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
Falar sobre o BásicoR$ 99/mês
Equivalente a R$ 1.188 por ano
Economize R$ 360 por ano
Inclui
- 1 usuário
- Emissão de NF-e e NFC-e
- Controle de estoque e cadastros
- Contas a pagar e a receber
- 1 canal de venda integrado
- Suporte por e-mail
- Mais escolhido
Beevix Pro
Para centralizar toda a gestão da empresa
Ideal para microempresas que precisam controlar vendas, estoque, financeiro, clientes e processos em uma única plataforma.
Microempresa — ME
Faturamento anual recomendado: De R$ 81 mil a R$ 360 mil
Falar sobre o ProR$ 149/mês
Equivalente a R$ 1.788 por ano
Economize R$ 600 por ano
Tudo do Básico, mais
- 3 usuários
- NFS-e e ordem de serviço
- Frente de caixa (PDV)
- Até 5 canais de venda
- Beevix Envios e etiquetas
- Suporte por telefone e chat
Beevix Scale
Para empresas que estão crescendo
Ideal para operações com maior volume de vendas, mais processos, equipe em expansão e necessidade de controles avançados.
Empresa em expansão
Faturamento anual recomendado: De R$ 360 mil a R$ 1,5 milhão
Falar sobre o ScaleR$ 229/mês
Equivalente a R$ 2.748 por ano
Economize R$ 1.440 por ano
Tudo do Pro, mais
- 8 usuários
- Canais de venda ilimitados
- +80 automações
- Ordem de produção
- Dashboards do Meu Negócio
- Suporte prioritário
Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
Falar com um especialistaR$ 399/mês
Equivalente a R$ 4.788 por ano
Economize R$ 4.800 por ano
Tudo do Scale, mais
- Usuários ilimitados
- Multiempresas (múltiplos CNPJs)
- API e Central de Extensões
- Implantação guiada
- Gerente de conta dedicado
- SLA de atendimento
- Sem fidelidade nem multa
- Troque de plano quando quiser
- Suporte humano incluso
- Implantação acompanhada
Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com produtora de eventos
Como calcular a margem de um evento?
O evento funciona como centro de custo: a receita contratada de um lado, e do outro cada nota de fornecedor, cachê e material baixado do depósito. Quando o último lançamento entra, o sistema mostra a margem real daquela festa contra o que o orçamento previa.
O sistema evita fechar duas festas na mesma data?
Ajuda. Cada evento fica vinculado à sua data, então a agenda mostra o que já está comprometido antes de a proposta ser enviada. O bloqueio de data é registrado por você, não deduzido por escala automática.
Dá para cobrar sinal e parcela final separados?
Dá. O fechamento gera dois títulos com vencimentos diferentes: o sinal na assinatura e o restante amarrado à data do evento, cada um com Pix, link ou boleto e lembrete automático antes de vencer.
E quando o cliente cancela a festa?
Você registra o cancelamento no evento, mantém a retenção do sinal e emite a cobrança da multa prevista no contrato. Os custos já assumidos com fornecedores continuam lançados ali, o que mostra o prejuízo real da desistência.
O Beevix vende ingresso e faz controle de acesso?
Não. O Beevix não é plataforma de bilheteria: não vende ingresso, não gera QR Code de entrada nem faz leitura na portaria do evento. Ele cuida do contrato, do orçamento, dos custos, da nota e do financeiro da produção.
Controla o pagamento dos freelancers de cada evento?
Controla como repasse: cachê e comissão por profissional ficam lançados no evento e viram contas a pagar com vencimento. O Beevix não é folha de pagamento nem controle de ponto, então vínculo e encargo seguem na contabilidade.
Serve para produtora que também aluga o próprio material?
Serve. O material que sai do depósito é baixado no evento e volta depois da desmontagem, então você vê o que foi usado e o que sumiu. Locação para terceiros também pode ser controlada no mesmo estoque.
Organize a sua operação de produtora de eventos
Sem fidelidade. Fale com quem conhece a operação do seu setor.
Atendimento por WhatsApp, telefone ou e-mail. Sem compromisso.