Comércio e varejo
Sistema de gestão para óticas
A armação sai da vitrine. A lente nasce no laboratório a partir de um grau que alguém digitou. A venda só termina quando o óculos volta montado e ajustado no rosto do cliente.
- grau, laboratório e prazo em um documento
- OS da lentegrau, laboratório e prazo em um documento
- venda no balcão e convênio faturado
- NFC-e e NF-evenda no balcão e convênio faturado
- de teste grátis, sem cartão
- 30 diasde teste grátis, sem cartão
- integrações disponíveis
- +250integrações disponíveis
O que é um sistema de gestão para ótica?
É um software que trata a venda de óculos como duas coisas ao mesmo tempo: a armação, que é mercadoria de estoque com marca, modelo e cor, e a lente, que é feita sob medida no laboratório a partir do grau da receita. Ele registra esférico, cilíndrico, eixo, adição e DNP em uma ordem de serviço, acompanha o prazo prometido pelo laboratório, controla ajuste e garantia depois da retirada e separa a venda particular da faturada em convênio.
O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em ótica
Grau digitado errado
O cilíndrico entra com o sinal trocado e a lente volta do laboratório inteira errada. Perde-se o par, o prazo e a paciência de um cliente que já pagou a entrada.
Prazo do laboratório sem controle
O pedido foi mandado por WhatsApp na terça e ninguém sabe se entrou na fila. O cliente aparece no sábado combinado e o óculos não chegou.
Vitrine cheia, giro em trinta modelos
São duzentas armações expostas e as que vendem são sempre as mesmas trinta. O resto é capital pendurado na parede até a cor sair de moda.
Convênio faturado e não conferido
A venda pelo convênio sai com desconto na hora, o repasse vem semanas depois e às vezes vem menor. Sem controle por venda, a diferença passa em branco.
Antes e depois
O que muda na rotina com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Receita do cliente | Papel do oftalmologista fotocopiado e grampeado na ficha | Grau na OS: esférico, cilíndrico, eixo, adição e DNP por olho |
| Pedido ao laboratório | Mandado por WhatsApp, sem número e sem prazo combinado | OS com laboratório, tipo de lente, tratamento e data prometida |
| Situação do serviço | "Deixa eu ligar lá e te retorno" | Enviado, em produção, recebido, montado e entregue, por OS |
| Estoque de armação | Contagem da vitrine no fim do ano, quando sobra tempo | Marca, modelo e cor cadastrados, com giro e curva ABC |
| Convênio | Guia na pasta e conferência do repasse pelo extrato | Venda ligada ao convênio, com NF-e e recebimento acompanhado |
| Garantia e ajuste | Discussão sobre quando aquele óculos foi comprado | Prazo por item, com o retorno vinculado à OS da venda |
Como funciona na prática
O fluxo completo, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Atendimento e receita
Registre o cliente e o grau prescrito: esférico, cilíndrico, eixo, adição, DNP e altura de montagem.
- 2
Escolha da armação
A armação sai do estoque da vitrine, com marca, modelo e cor, e entra no orçamento junto com a lente e os tratamentos.
- 3
OS para o laboratório
O pedido da lente vira ordem de serviço com laboratório, material, tratamento e a data prometida ao cliente.
- 4
Recebimento e montagem
A lente chega, é conferida contra o grau da OS e montada na armação. Divergência volta ao laboratório antes de o cliente ser chamado.
- 5
Entrega, ajuste e garantia
Cliente avisado, ajuste feito no rosto, nota emitida e prazo de garantia contado da data de retirada.
Recursos
O que o Beevix entrega para ótica
OS com o grau da receita
Esférico, cilíndrico, eixo, adição e DNP no mesmo documento que vai para o laboratório.
Prazo e situação do laboratório
Data prometida por OS e etapa de cada par, para responder ao cliente sem ligar para o laboratório.
Armação por modelo e cor
Vitrine cadastrada com marca e referência, mostrando o que gira e o que está pendurado há um ano.
Garantia e ajuste
Prazos separados para armação e lente, com o retorno já ligado à OS que originou a venda.
Parcelamento e crediário
Entrada na encomenda, saldo na retirada e parcelas no contas a receber com limite por cliente.
Convênio faturado
Parte do cliente e parte do convênio na mesma venda, com NF-e e repasse acompanhado.
Tudo em um painel só: ótica do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Conectado ao que a sua operação já usa
- W
WhatsApp
Avise que o óculos chegou e confirme a retirada sem ocupar o telefone da loja.
- P
Pix, boleto e link
Receba a entrada na encomenda e o saldo na retirada, com baixa automática.
- M
Maquininha POS
Parcelado no cartão conciliado, com a taxa medida contra a margem do par.
- M
Mercado Livre e Shopee
Venda óculos de sol e acessório on-line com o estoque da vitrine.
- C
Certificado Digital A1
Necessário para emitir NFC-e no balcão e NF-e do convênio.
Fiscal e regulatório
As particularidades do setor
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em ótica.
Remessa da armação para o laboratório
Quando a ótica manda a armação para o laboratório montar a lente, a mercadoria sai e volta sem ter sido vendida. A operação é de remessa para industrialização, com nota de saída e nota de retorno, e não pode ser lançada como faturamento.
NFC-e no balcão, NF-e no convênio
O par vendido ao consumidor final sai em NFC-e. Quando quem paga é um convênio ou uma empresa, a venda é faturada em NF-e para o CNPJ, com prazo de pagamento e conferência do repasse.
Garantia legal de 90 dias
O óculos é produto durável, com 90 dias para reclamar vício aparente ou oculto pelo Código de Defesa do Consumidor (art. 26). A data de retirada registrada na OS é o que sustenta essa contagem, separada da garantia de fábrica da armação.
Implantação
Rodando na primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Vitrine
Cadastre as armações por marca, modelo, cor e referência, e os tipos de lente que você mais vende.
- 2
Dia 2 — Laboratórios
Registre os laboratórios com prazo médio, tratamentos disponíveis e tabela de custo.
- 3
Dia 3 — Primeira OS
Rode uma venda real do grau da receita à entrega, com prazo e situação do laboratório.
- 4
Semana 2 — Convênio e fiscal
Configure convênios, condições de parcelamento e a emissão de NFC-e e NF-e.
Glossário
Os termos de ótica, explicados
- Receita oftalmológica
- Prescrição do médico com o grau de cada olho, em esférico, cilíndrico, eixo e adição. É a partir dela que a lente é fabricada, e um erro de transcrição inutiliza o par inteiro.
- DNP
- Distância naso-pupilar: medida entre o centro do nariz e a pupila de cada olho. Define onde o centro óptico da lente vai ficar na armação escolhida.
- Lente surfaçada
- Lente usinada sob medida no laboratório a partir de um bloco, conforme o grau e a armação do cliente. Não existe em estoque e não pode ser revendida a outra pessoa.
- Tratamento de lente
- Camadas aplicadas à lente, como antirreflexo, antirrisco, filtro de luz azul e fotossensível. Cada uma muda o custo, o prazo do laboratório e o preço final do par.
- Ordem de serviço óptica
- Documento que liga cliente, receita, armação escolhida, lente pedida e laboratório. Controla o prazo prometido e prova o que foi encomendado quando o par volta errado.
- Remessa para industrialização
- Operação em que a ótica envia a armação ao laboratório para montagem e recebe de volta o produto acabado. Sai e retorna com nota, sem que haja venda.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
Ideal para MEIs que precisam organizar o financeiro, emitir notas e acompanhar a operação em um só lugar.
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Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
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Inclui
- 1 usuário
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- Contas a pagar e a receber
- 1 canal de venda integrado
- Suporte por e-mail
- Mais escolhido
Beevix Pro
Para centralizar toda a gestão da empresa
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Faturamento anual recomendado: De R$ 81 mil a R$ 360 mil
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Beevix Scale
Para empresas que estão crescendo
Ideal para operações com maior volume de vendas, mais processos, equipe em expansão e necessidade de controles avançados.
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Faturamento anual recomendado: De R$ 360 mil a R$ 1,5 milhão
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Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
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- Suporte humano incluso
Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com ótica
O sistema guarda o grau da receita?
Guarda. Cada ordem de serviço registra esférico, cilíndrico, eixo, adição e DNP por olho, junto com a armação escolhida, e é esse documento que segue para o laboratório.
Como acompanho o prazo do laboratório?
Cada OS tem laboratório, data prometida e etapa atual — enviado, em produção, recebido, montado, entregue. Quando o cliente liga, o balcão responde sem precisar ligar para o laboratório antes.
Controla estoque de armação por cor e modelo?
Controla. Marca, modelo, referência e cor são variações do mesmo cadastro, então você vê quantas peças de cada cor estão na vitrine e quais modelos não giram há meses.
Dá para vender em convênio e faturar depois?
Dá. A venda registra a parte do cliente e a parte do convênio, a NF-e sai para o CNPJ e o valor a receber fica no contas a receber. Repasse menor que o esperado aparece na conciliação.
E o parcelamento e o crediário da loja?
As parcelas são geradas no contas a receber, com limite por cliente e cobrança por boleto, Pix ou link. Cartão passado na maquininha é conciliado com a venda e com a taxa.
Consigo controlar garantia e ajuste depois da entrega?
Consegue. Armação e lente podem ter prazos diferentes, e o retorno do cliente entra ligado à OS original, com o histórico de ajustes e trocas daquele par.
Tenho duas lojas e mando tudo para o mesmo laboratório. Funciona?
Funciona. As lojas têm estoque e caixa próprios, com o cadastro de clientes e laboratórios compartilhado, e dá para transferir armação entre elas quando o modelo falta em uma.
Outros segmentos atendidos
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