Sistema de gestão para bares móveis e open bar de eventos
Duzentos convidados, cinco horas de festa e um cardápio com caipirinha de três frutas, gin tônica, moscow mule e dois drinques sem álcool. O orçamento sai por convidado, mas o custo depende de quantas doses de 50 ml saem de cada garrafa de vodca, de 180 kg de gelo e de quantas garrafas fechadas voltam para o depósito no domingo.
Atendimento por WhatsApp ou e-mail. Sem compromisso.
- orçamento com consumo estimado por drinque
- Por convidadoorçamento com consumo estimado por drinque
- rendimento de cada garrafa de destilado
- Por doserendimento de cada garrafa de destilado
- garrafas fechadas devolvidas ao estoque
- Retornogarrafas fechadas devolvidas ao estoque
- custo de bebida, gelo, frutas e equipe
- Por eventocusto de bebida, gelo, frutas e equipe
O que é um sistema para bar de eventos?
Quem monta open bar em casamentos e festas precisa do sistema para orçar por convidado com base em fichas de drinques e transformar o orçamento em contrato com sinal. Depois, separa bebidas, gelo, frutas e copos por evento, registra as garrafas que voltaram fechadas e apura a margem real de cada festa, com os bartenders pagos por diária.
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O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em bar para eventos
Vodca que rende menos do que o previsto
A conta era de 20 doses por garrafa de litro. Com bartender servindo no olho, saíram 15, e a festa de 200 pessoas consumiu quatro garrafas a mais.
Garrafa fechada que não volta
Doze garrafas de gin sobraram lacradas. Sem conferência na desmontagem, só oito retornam ao depósito.
Gelo em falta à meia-noite
Verão, festa ao ar livre e gelo calculado como no inverno. O motorista sai às pressas e paga o dobro no posto.
Orçamento por pessoa sem custo atualizado
O limão subiu 40% em março e o pacote por convidado continua o mesmo de janeiro.
Antes e depois
O que muda na rotina de bar de eventos e open bar com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Orçamento | Valor por pessoa do ano passado | Fichas de drinque com custo atualizado |
| Separação | Lista de compras no papel | Pedido do evento baixando bebidas e insumos |
| Retorno | Sobras contadas no olho | Garrafas fechadas reentram no estoque |
| Equipe | Diária paga em dinheiro | Bartenders escalados e pagos por evento |
| Contrato | Combinado por mensagem | Sinal, saldo e cardápio registrados |
| Resultado | Lucro estimado | Margem real apurada por festa |
Como funciona na prática
O fluxo de bar de eventos e open bar, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Cardápio e orçamento
Drinques escolhidos, número de convidados e horas de festa geram a estimativa por pessoa.
- 2
Contrato
Orçamento aprovado com sinal por Pix e saldo até a data do evento.
- 3
Separação
Destilados, xaropes, frutas, gelo, copos e utensílios saem do estoque para o evento.
- 4
Festa
Bartenders escalados; reposição de gelo e bebidas registrada no pedido.
- 5
Desmontagem
Garrafas fechadas voltam ao estoque, consumo real fica registrado e a margem é apurada.
Recursos
O que o Beevix entrega para bar para eventos
Ficha de drinque
Dose de destilado, frutas, xarope e gelo por receita.
Orçamento por convidado
Pacote calculado pelo cardápio e pela duração.
Estoque de bebidas
Garrafas, insumos e copos com saída e retorno por evento.
Equipe de bar
Bartenders e auxiliares por festa com diária.
Expedição
Lista de carga do bar móvel conferida na saída e na volta.
Margem por evento
Receita do contrato contra o consumo real.
Tudo em um painel só: bar para eventos do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Integrações do sistema para bar de eventos e open bar
- I
Importação de XML
Compra de destilados e insumos pela nota do distribuidor.
- P
Pix e link de pagamento
Sinal e saldo do contrato.
- W
WhatsApp
Cardápio e orçamento enviados aos noivos.
- G
Google Agenda
Festas do mês na agenda da equipe.
- C
Certificado Digital A1
Assinatura das notas do evento.
Fiscal e regulatório
Particularidades fiscais de bar de eventos e open bar
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em bar para eventos.
Bebida é mercadoria
A LC 116/2003 trata a organização de festas como serviço, mas exclui o fornecimento de alimentação e bebidas, que fica sujeito ao ICMS. Bebidas fornecidas no open bar pedem documento de mercadoria.
Substituição tributária
Destilados, cervejas e refrigerantes costumam estar no regime de ICMS-ST. O imposto vem retido na compra e precisa entrar no custo do orçamento.
Menores de idade
Servir ou entregar bebida alcoólica a menor de 18 anos é crime previsto no Estatuto da Criança e do Adolescente. Oriente a equipe a pedir documento em caso de dúvida.
Implantação
Implantação em bar de eventos e open bar: a primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Fichas de drinques
Cadastre os drinques com dose e insumos de cada um.
- 2
Dia 2 — Estoque
Conte destilados, xaropes, copos e utensílios do depósito.
- 3
Dia 3 — Eventos futuros
Lance os contratos com sinal, convidados e cardápio.
- 4
Semana 2 — Primeira festa
Faça a separação pelo sistema e registre o retorno das garrafas.
Glossário
Os termos de bar para eventos, explicados
- Open bar
- Modelo em que o anfitrião paga um valor fechado e os convidados consomem à vontade.
- Dose
- Medida de destilado por drinque, geralmente de 40 a 60 ml, base do cálculo de garrafas.
- Dosador
- Medida de metal usada pelo bartender para servir a dose padronizada.
- Bar móvel
- Balcão desmontável levado ao local da festa com equipamentos e utensílios.
- Mocktail
- Drinque sem álcool servido no mesmo padrão dos coquetéis.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
Ideal para MEIs que precisam organizar o financeiro, emitir notas e acompanhar a operação em um só lugar.
Microempreendedor Individual — MEI
Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
Falar sobre o BásicoR$ 99/mês
Equivalente a R$ 1.188 por ano
Economize R$ 360 por ano
Inclui
- 1 usuário
- Emissão de NF-e e NFC-e
- Controle de estoque e cadastros
- Contas a pagar e a receber
- 1 canal de venda integrado
- Suporte por e-mail
- Mais escolhido
Beevix Pro
Para centralizar toda a gestão da empresa
Ideal para microempresas que precisam controlar vendas, estoque, financeiro, clientes e processos em uma única plataforma.
Microempresa — ME
Faturamento anual recomendado: De R$ 81 mil a R$ 360 mil
Falar sobre o ProR$ 149/mês
Equivalente a R$ 1.788 por ano
Economize R$ 600 por ano
Tudo do Básico, mais
- 3 usuários
- NFS-e e ordem de serviço
- Frente de caixa (PDV)
- Até 5 canais de venda
- Beevix Envios e etiquetas
- Suporte por telefone e chat
Beevix Scale
Para empresas que estão crescendo
Ideal para operações com maior volume de vendas, mais processos, equipe em expansão e necessidade de controles avançados.
Empresa em expansão
Faturamento anual recomendado: De R$ 360 mil a R$ 1,5 milhão
Falar sobre o ScaleR$ 229/mês
Equivalente a R$ 2.748 por ano
Economize R$ 1.440 por ano
Tudo do Pro, mais
- 8 usuários
- Canais de venda ilimitados
- +80 automações
- Ordem de produção
- Dashboards do Meu Negócio
- Suporte prioritário
Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
Falar com um especialistaR$ 399/mês
Equivalente a R$ 4.788 por ano
Economize R$ 4.800 por ano
Tudo do Scale, mais
- Usuários ilimitados
- Multiempresas (múltiplos CNPJs)
- API e Central de Extensões
- Implantação guiada
- Gerente de conta dedicado
- SLA de atendimento
- Sem fidelidade nem multa
- Troque de plano quando quiser
- Suporte humano incluso
- Implantação acompanhada
Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com bar para eventos
O sistema calcula quanta bebida levar por convidado?
Calcula a partir das fichas de drinque e do consumo estimado que você define por convidado e por hora.
Consigo devolver ao estoque as garrafas que sobraram fechadas?
Consegue. Na desmontagem, as garrafas lacradas reentram no estoque e o consumo real fica no evento.
O Beevix controla dose servida em tempo real?
Não. O sistema não mede o que sai da garrafa durante a festa. Ele compara o que saiu do estoque com o que voltou.
Dá para pagar os bartenders por evento?
Dá. Cada festa tem a equipe escalada e a diária entra no contas a pagar.
Serve para bar que vende drinque por ficha na festa?
Serve. O PDV vende fichas ou drinques avulsos com o mesmo estoque.
Como fica a nota de um open bar?
Bebidas fornecidas são mercadoria e o serviço de bartender pode ser tratado à parte. Defina com a contabilidade como separar no contrato.
Dá para ver quais festas deram mais margem?
Dá. O relatório por evento mostra receita, custo de insumos e equipe.
Outros segmentos atendidos
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