Ajuste de estoque: quando emitir nota e qual CFOP

A nota fiscal ajuste de estoque não tem um CFOP único chamado "ajuste". O código depende do motivo da diferença encontrada no inventário. Falta por perda, roubo, quebra ou vencimento é baixada com o CFOP 5.927, e quem é do regime normal estorna o crédito de ICMS daquela mercadoria. Montagem ou desmontagem de kit usa 1.926 e 5.926. Sobra de estoque e diferenças sem causa conhecida não têm código próprio na tabela nacional: o tratamento é definido pela legislação do seu estado e pela contabilidade, muitas vezes com 1.949 ou 5.949 e, em alguns casos, com recolhimento de imposto.

A pergunta aparece todo fim de ano, quando a contagem de 31/12 mostra que o sistema e a prateleira não batem. Este guia separa os casos que pedem nota, os que pedem só correção de cadastro e os que precisam ir para o contador antes de qualquer emissão. Para entender por que as diferenças surgem, veja antes o guia sobre estoque físico e fiscal.

Antes da nota: o ajuste certo depende da causa

Ajuste de estoque é o nome que o sistema dá para mudar o saldo. Nota fiscal é o documento que a SEFAZ reconhece. Nem todo ajuste precisa de nota, e nem toda diferença pode ser resolvida com uma.

Causa da diferença	Precisa de nota?	Caminho usual
Erro de unidade ou de conversão no cadastro	Não	Corrigir o cadastro e os lançamentos de entrada
Nota de compra lançada com quantidade errada	Não	Corrigir o lançamento conforme o XML do fornecedor
Perda, quebra, vencimento, furto ou roubo	Sim	CFOP 5.927 e, no regime normal, estorno do crédito de ICMS
Montagem ou desmontagem de kit	Sim, conforme o estado	CFOP 1.926 e 5.926 (reclassificação)
Uso de mercadoria de revenda no consumo da empresa	Sim, conforme o estado	Definido pela legislação estadual e pelo contador
Troca no balcão sem registro	Sim	Devolução da venda original e nova venda
Sobra sem explicação	Depende	Contador avalia; pode ser tratada como entrada sem documento
Falta sem explicação	Depende	Contador avalia; não use 5.927 sem prova de perda

CFOP de ajuste de estoque na saída (falta)

CFOP 5.927: perda, roubo ou deterioração

A descrição oficial do CFOP 5.927 é "lançamento efetuado a título de baixa de estoque decorrente de perda, roubo, deterioração". É o código para a falta que tem causa conhecida: produto vencido, avariado, quebrado no transporte interno, furtado. O documento é emitido pela própria empresa, sem destinatário externo, e serve de prova da baixa.

Para empresas do regime normal de ICMS, a Lei Complementar 87/1996 (art. 21, IV) manda estornar o crédito do imposto da mercadoria que perecer, se deteriorar ou extraviar. Na prática, o ICMS que entrou como crédito na compra daquele produto sai como débito, e o estorno é escriturado na apuração. Empresas do Simples Nacional não se apropriam de crédito de ICMS (LC 123/2006, art. 23), então não há crédito a estornar, mas a baixa documentada continua necessária para o estoque fiscal bater.

Guarde as provas: boletim de ocorrência no furto ou roubo, laudo ou relatório interno com fotos na avaria, lista de lotes no vencimento. O passo a passo completo da emissão está em nota fiscal de perda, roubo ou deterioração.

CFOP 5.926: desmontagem ou montagem de kit

A reclassificação de mercadoria por formação ou desagregação de kit usa o par 1.926 (entrada) e 5.926 (saída). Exemplo: a loja monta 20 cestas de Natal a partir de itens avulsos. Os itens avulsos saem do estoque e as cestas entram. Sem esse registro, os componentes ficam sobrando no fiscal e as cestas aparecem vendidas sem entrada.

CFOP 5.949: outra saída não especificada

É o código genérico de saída. Algumas orientações estaduais indicam o 5.949 para baixas que não se encaixam em nenhum código específico. Não é coringa: use só quando o contador confirmar que a situação não tem CFOP próprio e qual a tributação daquela saída no seu estado.

CFOP de ajuste de estoque na entrada (sobra)

Sobra é o caso mais delicado. Se a contagem encontrou mais produto do que os documentos explicam, a pergunta do fisco é: como essa mercadoria entrou? As explicações inocentes são erro de lançamento (nota de compra lançada com menos unidades), bonificação do fornecedor não registrada ou venda registrada em duplicidade. Essas se corrigem no lançamento original.

Quando a sobra não tem documento que a explique, ela pode ser tratada como entrada de mercadoria sem nota fiscal. O CFOP 1.949 (outra entrada não especificada) costuma aparecer nas orientações para registrar a entrada, mas o ponto principal não é o código: é o tratamento tributário, que em alguns estados inclui o recolhimento do ICMS sobre essa entrada. Por isso, sobra sem explicação vai primeiro para o contador.

Exemplo com contas: baixa de lâmpadas quebradas

Exemplo da Redação Beevix (2026), com alíquota hipotética, para mostrar a lógica do estorno. Uma loja de materiais elétricos, no regime normal de ICMS, encontrou 12 lâmpadas quebradas no depósito. Cada uma custou R$ 8,00 e gerou crédito de ICMS de 18% na compra.

Item	Cálculo	Valor
Custo das unidades perdidas	12 × R$ 8,00	R$ 96,00
Crédito de ICMS tomado na compra	R$ 96,00 × 18%	R$ 17,28
Nota de baixa	CFOP 5.927, 12 unidades, valor de custo	R$ 96,00
Estorno de crédito na apuração	Igual ao crédito tomado	R$ 17,28

Se a mesma loja fosse do Simples Nacional, a nota de baixa com o CFOP 5.927 seria emitida do mesmo jeito, para documentar a saída do estoque, mas não haveria crédito de ICMS a estornar. A base de valor da nota (custo de aquisição ou outro critério) e o CST ou CSOSN a usar seguem a regra do seu estado; confirme com a contabilidade.

"Nota de ajuste não serve para fazer a conta fechar. Ela registra um fato: o produto quebrou, venceu, foi furtado ou virou kit." Equipe Beevix, redação fiscal

Passo a passo do ajuste de inventário no fim do ano

1. Conte. Faça a contagem física, de preferência em 31/12 ou o mais perto possível, e registre itens em poder de terceiros à parte.
2. Compare com o saldo. Liste as diferenças por produto, separando falta e sobra.
3. Procure erro de cadastro e de lançamento. Unidade, conversão, nota de compra lançada com quantidade errada, venda duplicada. Corrija sem emitir nota.
4. Classifique o que sobrou por causa. Perda, roubo, vencimento, consumo interno, kit, troca, sem explicação.
5. Emita as notas das causas conhecidas. 5.927 para perdas comprovadas, 1.926/5.926 para kits, devolução e nova venda para trocas, e o documento que o estado pede para consumo interno.
6. Leve as diferenças sem causa ao contador. Ele define se há documento, código e imposto a recolher.
7. Feche o inventário. O saldo final, já ajustado, é o que vai para o Registro de Inventário. Veja prazos e obrigações no guia de Registro de Inventário em 31/12.

Erros que geram problema com a SEFAZ

• Usar 5.927 para toda falta. Sem prova de perda, a baixa pode ser questionada como saída sem tributação.
• Emitir nota de entrada para "repor" sobra sem falar com o contador. A entrada sem origem pode ter imposto devido.
• Esquecer o estorno de crédito no regime normal. A nota de baixa sozinha não resolve a apuração.
• Fazer o ajuste só no sistema. O saldo gerencial fica certo, mas o fiscal continua errado e o inventário declarado não bate com os documentos.
• Deixar tudo para dezembro. Perdas do ano inteiro baixadas de uma vez, sem prova contemporânea, chamam atenção. Faça a baixa no mês em que a perda acontece.

No Beevix, o módulo de inventário registra a contagem e o ajuste por produto, e a NF-e é emitida no mesmo sistema, com o CFOP escolhido no cadastro da operação. Para conhecer soluções por ramo, consulte os segmentos.

Fontes oficiais

• Convênio SINIEF s/nº de 1970, anexo com a tabela de CFOP (5.927, 1.926, 5.926, 1.949 e 5.949) e Registro de Inventário (arts. 63 e 76), Confaz, consultado em 07/10/2026
• Lei Complementar 87/1996, art. 21, IV: estorno de crédito de mercadoria que perecer, deteriorar ou extraviar, Planalto, consultado em 07/10/2026
• Lei Complementar 123/2006, art. 23: optante do Simples não se apropria de créditos, Planalto, consultado em 07/10/2026

Perguntas frequentes

Qual o CFOP de ajuste de estoque?

Não existe um CFOP único de ajuste. Falta por perda, roubo ou deterioração usa o 5.927. Kit usa 1.926 e 5.926. Sobra e falta sem causa conhecida não têm código específico na tabela nacional e devem ser tratadas com o contador, conforme a legislação do estado.

Qual o CFOP de ajuste de estoque de entrada?

Não há código próprio. Quando a sobra precisa ser registrada por documento, muitas orientações usam o 1.949 (outra entrada não especificada), mas o tratamento tributário da sobra varia por estado e pode incluir recolhimento de ICMS. Confirme com a contabilidade antes de emitir.

Empresa do Simples precisa emitir nota de perda?

Sim, para documentar a baixa do estoque. A diferença é que o optante do Simples não tem crédito de ICMS a estornar, porque não se apropria de créditos (LC 123/2006, art. 23).

Ajuste de estoque negativo é sempre perda?

Não. Muitas vezes é erro de cadastro, de conversão de unidade ou de lançamento da nota de compra. Corrija esses casos primeiro. Só a falta com causa conhecida de perda, roubo ou deterioração vai para o 5.927.

Preciso emitir nota de ajuste para cada produto?

Uma nota pode ter vários itens, desde que todos tenham a mesma natureza de operação e o mesmo CFOP. Perdas do mês podem sair numa nota só, com um item por produto. Kits e perdas, por terem códigos diferentes, saem em notas separadas.

Próximo passo: separe as diferenças por causa

Antes de emitir qualquer nota, monte a lista de diferenças do inventário com a causa de cada uma. Ela vira o roteiro da conversa com o contador. Para ter contagem, ajuste e NF-e no mesmo sistema, veja os planos do Beevix ou fale com um especialista do Beevix.