Sistema de gestão para operadores de vending machine
Vinte e duas máquinas em escritórios, hospitais e uma faculdade: snacks, refrigerantes, água e duas máquinas de café. O operador sai às 7h com a van carregada, abre cada máquina, conta as molas vazias, repõe e recolhe o dinheiro do moedeiro. No fim do mês, o hospital quer sua comissão e ninguém sabe qual máquina deu lucro.
Atendimento por WhatsApp ou e-mail. Sem compromisso.
- estoque e vendas de cada equipamento
- Por máquinaestoque e vendas de cada equipamento
- reposição planejada por ponto e dia
- Rotasreposição planejada por ponto e dia
- snacks e bebidas por lote
- Validadesnacks e bebidas por lote
- repasse ao ponto calculado
- Comissãorepasse ao ponto calculado
O que é um sistema para vending machine?
O operador de vending tem dezenas de pequenas lojas espalhadas pela cidade, e o sistema trata cada máquina como um depósito. Ele transfere produtos da van para cada equipamento na reposição, apura vendas pela diferença de estoque, controla a validade dos lanches, calcula a comissão do ponto e registra o equipamento cedido em comodato.
Também procurado como programa para vending machine, software para vending machine, ERP para vending machine. Atualizado em .
O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em vending machine
Van carregada sem lista
O operador abastece a van pelo instinto. Na terceira máquina, acaba a água; na oitava, volta com caixas de biscoito que nenhuma máquina pediu.
Moedeiro que não fecha
O dinheiro recolhido não bate com o que saiu das molas. Sem estoque por máquina, a diferença pode ser falha, furto ou erro de contagem.
Lanche vencido na mola
O salgadinho da máquina do sexto andar vende pouco e passa da validade. O cliente compra, reclama com o RH e o contrato fica em risco.
Ponto que dá prejuízo
A máquina da recepção vende pouco, paga comissão alta e consome visita toda semana. Sem resultado por máquina, ela continua lá.
Antes e depois
O que muda na rotina de vending machine com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Estoque | Tudo no depósito central | Saldo da van e de cada máquina |
| Reposição | Carga pelo instinto | Lista por máquina antes de sair |
| Vendas | Estimadas pelo dinheiro recolhido | Apuradas pela contagem e pelo recebido |
| Validade | Vista na mola | Lote e vencimento por máquina |
| Comissão | Percentual calculado à mão | Repasse por ponto no fechamento |
| Equipamento | Máquina instalada sem documento | Comodato com nota de remessa e patrimônio |
Como funciona na prática
O fluxo de vending machine, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Planejamento
Lista de reposição por máquina com base na última contagem e no mínimo.
- 2
Carga da van
Transferência do depósito para a van com baixa e conferência.
- 3
Visita
Contagem das molas, reposição e recolhimento do dinheiro ou extrato do cartão.
- 4
Lançamento
Vendas apuradas por máquina e vencidos retirados como perda.
- 5
Fechamento
Resultado por máquina e comissão de cada ponto.
Recursos
O que o Beevix entrega para vending machine
Máquina como depósito
Estoque e vendas de cada equipamento.
Rotas de reposição
Máquinas por dia e região.
Estoque da van
Carga transferida e devolvida no fim do dia.
Validade
Alertas por máquina e por lote.
Comissão do ponto
Percentual ou valor fixo por contrato.
Resultado por máquina
Venda, custo, perdas e comissão.
Tudo em um painel só: vending machine do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Integrações do sistema para vending machine
- I
Importação por planilha
Vendas e recebimentos do sistema da máquina.
- I
Importação de XML
Notas de compra de bebidas e snacks.
- C
Conta digital PJ
Recebimentos de cartão e Pix das máquinas.
- G
Google Maps
Endereços dos pontos na rota.
- C
Certificado Digital A1
Assinatura das notas.
Fiscal e regulatório
Particularidades fiscais de vending machine
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em vending machine.
Documento fiscal da venda
A venda pela máquina continua sendo venda ao consumidor. A forma de documentá-la, seja NFC-e por venda ou outro procedimento aceito pelo estado, varia; confirme com a SEFAZ e a contabilidade.
Máquina em comodato
O equipamento instalado no cliente costuma sair com nota de remessa em comodato e voltar com nota de retorno. Guarde contrato e patrimônio de cada máquina.
Bebidas na substituição tributária
Refrigerantes, água e energéticos estão em regra na substituição tributária do ICMS, com imposto retido pelo fabricante ou distribuidor.
Implantação
Implantação em vending machine: a primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Máquinas
Cadastre cada máquina como depósito, com ponto e contrato.
- 2
Dia 2 — Produtos
Lance o mix com preço, lote e validade.
- 3
Dia 3 — Contagem
Conte as máquinas na próxima rota para começar com saldo real.
- 4
Semana 2 — Rotas
Organize os dias de visita e feche a primeira comissão.
Glossário
Os termos de vending machine, explicados
- Vending machine
- Máquina de venda automática de produtos, como snacks, bebidas e café.
- Mola
- Espiral que empurra o produto até a saída da máquina.
- Moedeiro
- Dispositivo que recebe moedas e devolve troco.
- Ponto
- Local onde a máquina fica instalada, geralmente com comissão sobre as vendas.
- Comodato
- Empréstimo gratuito de um bem, como a máquina cedida ao ponto.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
Ideal para MEIs que precisam organizar o financeiro, emitir notas e acompanhar a operação em um só lugar.
Microempreendedor Individual — MEI
Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
Falar sobre o BásicoR$ 99/mês
Equivalente a R$ 1.188 por ano
Economize R$ 360 por ano
Inclui
- 1 usuário
- Emissão de NF-e e NFC-e
- Controle de estoque e cadastros
- Contas a pagar e a receber
- 1 canal de venda integrado
- Suporte por e-mail
- Mais escolhido
Beevix Pro
Para centralizar toda a gestão da empresa
Ideal para microempresas que precisam controlar vendas, estoque, financeiro, clientes e processos em uma única plataforma.
Microempresa — ME
Faturamento anual recomendado: De R$ 81 mil a R$ 360 mil
Falar sobre o ProR$ 149/mês
Equivalente a R$ 1.788 por ano
Economize R$ 600 por ano
Tudo do Básico, mais
- 3 usuários
- NFS-e e ordem de serviço
- Frente de caixa (PDV)
- Até 5 canais de venda
- Beevix Envios e etiquetas
- Suporte por telefone e chat
Beevix Scale
Para empresas que estão crescendo
Ideal para operações com maior volume de vendas, mais processos, equipe em expansão e necessidade de controles avançados.
Empresa em expansão
Faturamento anual recomendado: De R$ 360 mil a R$ 1,5 milhão
Falar sobre o ScaleR$ 229/mês
Equivalente a R$ 2.748 por ano
Economize R$ 1.440 por ano
Tudo do Pro, mais
- 8 usuários
- Canais de venda ilimitados
- +80 automações
- Ordem de produção
- Dashboards do Meu Negócio
- Suporte prioritário
Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
Falar com um especialistaR$ 399/mês
Equivalente a R$ 4.788 por ano
Economize R$ 4.800 por ano
Tudo do Scale, mais
- Usuários ilimitados
- Multiempresas (múltiplos CNPJs)
- API e Central de Extensões
- Implantação guiada
- Gerente de conta dedicado
- SLA de atendimento
- Sem fidelidade nem multa
- Troque de plano quando quiser
- Suporte humano incluso
- Implantação acompanhada
Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com vending machine
O sistema controla estoque por máquina?
Controla. Cada máquina é um depósito, abastecido por transferência da van.
O Beevix lê a telemetria da máquina?
Não. O sistema não se conecta à placa nem ao meio de pagamento da máquina. As vendas entram pela contagem ou pela importação do relatório.
Dá para montar a lista de reposição?
Dá. A lista sai do saldo de cada máquina e do estoque mínimo definido.
Como calculo a comissão do ponto?
Pelo percentual ou valor fixo do contrato, aplicado às vendas do período.
Consigo ver qual máquina dá prejuízo?
Consegue. O resultado por máquina mostra venda, custo, perdas e comissão.
Serve para máquinas de café com insumos?
Serve. Café, leite em pó e copos entram como insumos baixados por dose vendida.
Registro a máquina emprestada ao cliente?
Registra. A máquina tem patrimônio e sai com nota de remessa em comodato.
Funcionalidades usadas no sistema para vending machine
- Frente de caixa (PDV)Frente de caixa no navegador: venda de balcão com NFC-e, Pix ou cartão, baixa no mesmo estoque das vendas on-line e recebimento no financeiro.
- NFC-eNFC-e (modelo 65) emitida no fechamento da venda de balcão, com QR Code para o consumidor, estoque baixado e XML guardado.
- Controle de estoqueControle de estoque com saldo atualizado a cada compra e venda, sincronizado entre loja física, loja virtual, marketplaces e depósitos.
- Gestão financeiraContas a pagar e a receber, fluxo de caixa e conciliação, com títulos criados pelas próprias vendas e compras.
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- Bombonieres
- Espetarias
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Organize a sua operação de vending machine
Sem fidelidade. Fale com quem conhece a operação do seu setor.
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