Sistema de gestão para empresas de digitalização e guarda de documentos
Mil e duzentas caixas-arquivo de um escritório de advocacia, cada uma com cerca de 2.500 folhas, grampos, clipes e post-its. O contrato cobra por imagem digitalizada, por caixa higienizada e por mês de guarda das que voltam ao galpão. A medição do mês depende de saber quantas páginas cada scanner produziu para cada cliente.
Atendimento por WhatsApp ou e-mail. Sem compromisso.
- medição mensal por projeto e por cliente
- Por imagemmedição mensal por projeto e por cliente
- coleta, guarda e devolução registradas
- Por caixacoleta, guarda e devolução registradas
- guarda recorrente faturada todo mês
- Contratosguarda recorrente faturada todo mês
- com a medição detalhada do período
- NFS-ecom a medição detalhada do período
O que é um sistema para empresa de digitalização de documentos?
É a retaguarda comercial e financeira de quem digitaliza e guarda documentos de terceiros: registra cada projeto com preço por imagem, por caixa ou por hora, controla a entrada e a saída das caixas e fatura a medição do mês com NFS-e. Os contratos de guarda viram cobrança recorrente, e os custos de mão de obra e insumos ficam por projeto.
Também procurado como programa para digitalização de documentos, software para digitalização de documentos, ERP para digitalização de documentos. Atualizado em .
O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em digitalização de documentos
Medição montada a partir de contadores
Três scanners, cinco clientes no mês. Somar imagens por projeto a partir de relatórios soltos leva dois dias e sempre sobra diferença para negociar.
Caixa que ninguém sabe onde está
O cliente pede a caixa 0457 de volta com urgência. Ela foi coletada, digitalizada e reembalada, mas não há registro de em qual estante voltou.
Projeto que dá prejuízo na preparação
O orçamento previu documento solto e limpo. As caixas chegaram com grampos, folhas coladas e papel térmico apagado, e a preparação dobrou de tempo.
Guarda sem reajuste
Contrato de guarda de 800 caixas assinado há quatro anos com o mesmo valor. Sem data de reajuste no sistema, ninguém lembra de aplicar o índice.
Antes e depois
O que muda na rotina de digitalização de documentos com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Projetos | Planilha por cliente | Projeto com escopo, preço e etapas |
| Medição | Soma manual de contadores | Imagens e caixas lançadas por projeto e mês |
| Caixas | Etiqueta escrita à mão | Código da caixa com entrada, posição e saída |
| Guarda | Boleto emitido quando alguém lembra | Cobrança recorrente com reajuste programado |
| Custos | Folha de pagamento sem rateio | Horas e insumos apropriados por projeto |
| Notas | NFS-e sem detalhe | Nota com a medição do período |
Como funciona na prática
O fluxo de digitalização de documentos, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Proposta
Volume estimado, tipo de documento e preço por imagem, caixa ou hora definidos no orçamento.
- 2
Coleta e entrada
Caixas retiradas no cliente com romaneio e código de cada uma.
- 3
Preparação e captura
Higienização, remoção de grampos, digitalização e conferência de qualidade, com produção lançada por dia.
- 4
Devolução ou guarda
Caixas voltam ao cliente com romaneio ou ficam em estante endereçada.
- 5
Medição e faturamento
Imagens, caixas e guarda do mês somadas, com NFS-e e boleto.
Recursos
O que o Beevix entrega para digitalização de documentos
Projetos
Escopo, preço unitário e prazo de cada contrato de digitalização.
Caixas codificadas
Etiqueta com código e histórico de movimentação.
Estantes endereçadas
Posição de cada caixa guardada no galpão.
Medição mensal
Produção por projeto convertida em fatura.
Guarda recorrente
Mensalidade por caixa com reajuste anual.
Coletas
Retirada e devolução com romaneio assinado.
Tudo em um painel só: digitalização de documentos do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Integrações do sistema para digitalização de documentos
- P
Pix, boleto e link
Fatura mensal de medição e de guarda.
- E
Etiquetas com código de barras
Identificação das caixas e dos lotes.
- E
E-mail
Envio da medição e da nota ao cliente.
- C
Contabilidade
Faturamento e custos por projeto ao contador.
- C
Certificado Digital A1
Assinatura das NFS-e.
Fiscal e regulatório
Particularidades fiscais de digitalização de documentos
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em digitalização de documentos.
Digitalização é serviço
A digitalização e o tratamento de documentos saem com NFS-e e ISS municipal. O item da lista de serviços deve ser confirmado com a contabilidade.
Documento digitalizado e valor legal
A Lei 12.682/2012 trata da elaboração e do arquivamento de documentos em meio eletromagnético, e há regulamentação sobre os requisitos técnicos para o documento digitalizado produzir efeitos legais. O cumprimento desses requisitos é do processo de captura, não do ERP.
Dados pessoais
Documentos de clientes contêm dados pessoais. Pela LGPD (Lei 13.709/2018), a empresa de digitalização atua em geral como operadora e precisa de contrato e medidas de segurança adequadas.
Implantação
Implantação em digitalização de documentos: a primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Clientes e contratos
Cadastre os projetos ativos com preço e as guardas com valor por caixa.
- 2
Dia 2 — Caixas
Lance as caixas em guarda com código e posição.
- 3
Dia 3 — Produção
Comece a lançar imagens e caixas produzidas por projeto.
- 4
Semana 2 — Faturamento
Feche a primeira medição com NFS-e e ative a recorrência da guarda.
Glossário
Os termos de digitalização de documentos, explicados
- Imagem
- Unidade de medição da digitalização: cada face de folha capturada.
- Higienização
- Preparação do documento com retirada de grampos, clipes e sujeira antes da captura.
- Indexação
- Registro de campos de busca, como nome e data, associados a cada documento digitalizado.
- Tabela de temporalidade
- Regra que define por quanto tempo cada tipo de documento deve ser guardado.
- GED
- Gestão eletrônica de documentos: plataforma onde os arquivos digitalizados são armazenados e consultados.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
Ideal para MEIs que precisam organizar o financeiro, emitir notas e acompanhar a operação em um só lugar.
Microempreendedor Individual — MEI
Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
Falar sobre o BásicoR$ 99/mês
Equivalente a R$ 1.188 por ano
Economize R$ 360 por ano
Inclui
- 1 usuário
- Emissão de NF-e e NFC-e
- Controle de estoque e cadastros
- Contas a pagar e a receber
- 1 canal de venda integrado
- Suporte por e-mail
- Mais escolhido
Beevix Pro
Para centralizar toda a gestão da empresa
Ideal para microempresas que precisam controlar vendas, estoque, financeiro, clientes e processos em uma única plataforma.
Microempresa — ME
Faturamento anual recomendado: De R$ 81 mil a R$ 360 mil
Falar sobre o ProR$ 149/mês
Equivalente a R$ 1.788 por ano
Economize R$ 600 por ano
Tudo do Básico, mais
- 3 usuários
- NFS-e e ordem de serviço
- Frente de caixa (PDV)
- Até 5 canais de venda
- Beevix Envios e etiquetas
- Suporte por telefone e chat
Beevix Scale
Para empresas que estão crescendo
Ideal para operações com maior volume de vendas, mais processos, equipe em expansão e necessidade de controles avançados.
Empresa em expansão
Faturamento anual recomendado: De R$ 360 mil a R$ 1,5 milhão
Falar sobre o ScaleR$ 229/mês
Equivalente a R$ 2.748 por ano
Economize R$ 1.440 por ano
Tudo do Pro, mais
- 8 usuários
- Canais de venda ilimitados
- +80 automações
- Ordem de produção
- Dashboards do Meu Negócio
- Suporte prioritário
Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
Falar com um especialistaR$ 399/mês
Equivalente a R$ 4.788 por ano
Economize R$ 4.800 por ano
Tudo do Scale, mais
- Usuários ilimitados
- Multiempresas (múltiplos CNPJs)
- API e Central de Extensões
- Implantação guiada
- Gerente de conta dedicado
- SLA de atendimento
- Sem fidelidade nem multa
- Troque de plano quando quiser
- Suporte humano incluso
- Implantação acompanhada
Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com digitalização de documentos
O sistema fatura por página digitalizada?
Fatura. A produção lançada por projeto é multiplicada pelo preço de cada item do contrato.
Consigo saber onde está cada caixa?
Consegue. Cada caixa tem código, histórico de entradas e saídas e posição na estante.
O Beevix é um GED ou faz OCR?
Não. O sistema não armazena nem indexa os documentos digitalizados. Ele controla projetos, caixas, medição, cobrança e notas.
Dá para cobrar guarda mensal por caixa?
Dá. A guarda vira contrato recorrente, com reajuste na data definida.
Como calculo se um projeto deu lucro?
Lançando horas e insumos no projeto e comparando com o faturado na medição.
O sistema lê o contador do scanner?
Não lê direto. A produção é informada pela equipe ou importada por planilha.
Serve para digitalização em cartório ou prefeitura no local?
Serve para a gestão do contrato. A produção feita nas instalações do cliente é lançada no mesmo projeto.
Guias para quem trabalha com digitalização de documentos
Mais segmentos de tecnologia e digital
- Empresas de recuperação de dados
- Empresas de rastreamento veicular
- Lojas de drones
- Infoprodutores
- Locação de notebooks e computadores
- Empresas de hospedagem de sites
- Lojas de equipamentos fotográficos
- Revendas de automação comercial
Organize a sua operação de digitalização de documentos
Sem fidelidade. Fale com quem conhece a operação do seu setor.
Atendimento por WhatsApp ou e-mail. Sem compromisso.