Contas a pagar e a receber: como organizar

Organizar contas a pagar e receber é manter uma lista única de tudo o que a empresa deve e de tudo o que tem a receber, com valor, vencimento e situação de cada título, e olhar essa lista todos os dias. Funciona assim: cada compra, despesa ou venda a prazo vira um lançamento na hora em que acontece; todo dia você dá baixa no que foi pago e recebido; toda semana você olha os próximos 15 dias para saber se o dinheiro que entra cobre o que sai. Com isso, a empresa para de pagar juros por esquecimento, cobra o cliente no primeiro dia de atraso e descobre a falta de caixa antes de ela acontecer.

Abaixo estão o que registrar em cada conta, os sete passos para montar o controle, a rotina por dia, semana e mês, um exemplo com saldo projetado e a conta dos prazos médios.

O que são contas a pagar e contas a receber

Contas a pagar são as obrigações já assumidas e ainda não pagas: boletos de fornecedores, aluguel, folha, impostos, parcelas de empréstimo. Contas a receber são os direitos já gerados e ainda não recebidos: boletos emitidos, parcelas de crediário, vendas no cartão que a operadora ainda vai repassar, mensalidades.

Cada item dessas listas é um título. O título tem dono, valor e data. O controle consiste em acompanhar cada um do nascimento até a baixa. É diferente do fluxo de caixa, que soma os títulos por data para mostrar o saldo de cada dia, e da DRE, que mostra se o mês deu lucro. As contas a pagar e a receber são a matéria-prima dos dois.

O que registrar em cada conta

Um título incompleto vira dúvida no dia do vencimento. Registre sempre os mesmos campos.

Campo	Conta a pagar	Conta a receber
Quem	Fornecedor ou credor, com CNPJ	Cliente, com CPF ou CNPJ e contato
Origem	Número da nota de compra, contrato ou guia	Número do pedido, da nota ou do contrato
Valor e parcela	Valor de cada parcela e total (1/3, 2/3, 3/3)	Valor de cada parcela e total
Vencimento	Data do boleto ou do acordo	Data combinada com o cliente
Forma	Boleto, Pix, débito automático, cartão	Boleto, Pix, cartão, crediário
Categoria	Mercadoria, folha, imposto, aluguel, serviço	Venda de produto, serviço, mensalidade
Situação	A vencer, vencida, paga (com data e valor pago)	A vencer, vencida, recebida (com data e valor recebido)

A categoria parece detalhe, mas é ela que permite saber, no fim do mês, quanto foi para mercadoria, para folha e para imposto. A data e o valor da baixa também importam: juros pagos e descontos concedidos só aparecem quando o valor pago é registrado ao lado do valor original.

Como organizar as contas em 7 passos

1. Junte tudo em um lugar só. Boletos na gaveta, e-mails, caderno do crediário, extrato da maquininha e contratos. Enquanto existirem duas listas, uma delas estará errada.
2. Lance cada título com os campos da tabela. Inclua os compromissos recorrentes do ano: aluguel, contador, internet, parcelas.
3. Separe a conta da empresa da conta pessoal. Retirada do dono é um lançamento com data e valor, não um saque avulso.
4. Defina um dia e um responsável pelos pagamentos. Concentrar pagamentos em dois dias da semana reduz erro e facilita a conferência.
5. Dê baixa todos os dias. Confira o extrato do banco e marque o que foi pago e recebido. Título pago sem baixa vira cobrança indevida ao cliente ou pagamento em duplicidade ao fornecedor.
6. Cobre no primeiro dia de atraso. A lista de vencidos sai do próprio controle. O roteiro está em como cobrar clientes inadimplentes.
7. Projete os próximos 15 a 30 dias. Some o que vence a receber e a pagar por dia, a partir do saldo de hoje, e procure o dia em que o saldo fica negativo.

Para começar sem custo, a planilha de contas a pagar e receber do Beevix marca sozinha o que está vencido e o que vence em até sete dias. A planilha de fluxo de caixa faz a projeção do passo 7.

Rotina do dia, da semana e do mês

Frequência	O que fazer	Tempo estimado
Todo dia	Conferir o extrato, dar baixa nos títulos pagos e recebidos, lançar as vendas a prazo e as compras do dia	15 a 20 minutos
Toda semana	Listar os vencidos e cobrar; conferir o que vence nos próximos 15 dias; programar os pagamentos	30 a 40 minutos
Todo mês	Conciliar o banco e a maquininha, fechar o total por categoria, calcular os prazos médios e rever os contratos que vão reajustar	1 a 2 horas

Os tempos são uma estimativa da Redação Beevix para uma empresa com algumas dezenas de títulos por semana. A parte mensal depende da conciliação de cartão, porque o valor vendido na maquininha e o valor depositado quase nunca são iguais.

Exemplo: a semana de uma distribuidora

Exemplo da Redação Beevix (2026), com valores hipotéticos. Uma distribuidora de bebidas começa a segunda-feira, 23/11/2026, com R$ 6.200,00 no banco. Os títulos da semana são estes:

Dia	A receber	A pagar	Saldo no fim do dia
Segunda, 23/11	R$ 3.400,00 (boleto de cliente)	R$ 4.800,00 (fornecedor)	R$ 4.800,00
Terça, 24/11	R$ 1.850,00 (repasse de cartão)	R$ 620,00 (energia)	R$ 6.030,00
Quarta, 25/11	Nada previsto	R$ 6.900,00 (fornecedor)	− R$ 870,00
Quinta, 26/11	R$ 5.200,00 (boleto de cliente)	Nada previsto	R$ 4.330,00
Sexta, 27/11	R$ 2.900,00 (boleto de cliente)	R$ 6.600,00 (aluguel de R$ 3.500,00 e parcela de empréstimo de R$ 3.100,00)	R$ 630,00

Conferência: 6.200 + 3.400 − 4.800 = 4.800; 4.800 + 1.850 − 620 = 6.030; 6.030 − 6.900 = −870; −870 + 5.200 = 4.330; 4.330 + 2.900 − 6.600 = 630. Na semana, entram R$ 13.350,00 e saem R$ 18.920,00.

A semana fecha positiva, mas na quarta faltam R$ 870,00. Quem vê isso na segunda tem três saídas baratas: pedir ao fornecedor para pagar na quinta, antecipar com o cliente o boleto de quinta ou adiar uma compra. Quem só descobre na quarta paga juros ou atrasa o fornecedor.

O problema de caixa raramente está no total do mês. Está no dia em que a conta vence antes de o cliente pagar. A lista por data existe para achar esse dia com antecedência. (Equipe Beevix, redação de gestão financeira)

Prazo médio de recebimento e de pagamento: a conta que explica o aperto

Se a empresa recebe dos clientes depois de pagar os fornecedores, ela financia a diferença com dinheiro próprio ou com banco. Dois números mostram isso:

• Prazo médio de recebimento (PMR) = contas a receber ÷ vendas a prazo do mês × 30.
• Prazo médio de pagamento (PMP) = contas a pagar a fornecedores ÷ compras do mês × 30.

Exemplo da Redação Beevix (2026): a empresa vende R$ 90.000,00 a prazo por mês e tem R$ 60.000,00 a receber. PMR = 60.000 ÷ 90.000 × 30 = 20 dias. Compra R$ 54.000,00 por mês e deve R$ 27.000,00 a fornecedores. PMP = 27.000 ÷ 54.000 × 30 = 15 dias. Ela paga 5 dias antes de receber. Como vende R$ 3.000,00 a prazo por dia, esses 5 dias prendem cerca de R$ 15.000,00 de capital de giro, sem contar o tempo em que a mercadoria fica no estoque.

Para reduzir a diferença, negocie mais prazo com fornecedores, ofereça desconto para pagamento à vista ou encurte o prazo de quem atrasa. O verbete prazo médio de recebimento detalha a fórmula, e a calculadora de capital de giro faz a conta completa.

A lista de vencidos por faixa de atraso

Separe o que está a receber por dias de atraso. Exemplo: de uma carteira de R$ 56.000,00, R$ 42.000,00 estão a vencer, R$ 6.500,00 vencidos de 1 a 7 dias, R$ 4.200,00 de 8 a 30 dias, R$ 2.300,00 de 31 a 60 dias e R$ 1.000,00 há mais de 60 dias. Os vencidos somam R$ 14.000,00, ou 25% da carteira. A faixa de 1 a 7 dias é a mais fácil de recuperar e merece o primeiro contato da semana.

Quando falta dinheiro: o que pagar primeiro

Quando o saldo não cobre tudo, a ordem de pagamento precisa ser decidida, e não deixada para o acaso do vencimento. Um critério prático:

1. Salários e encargos. Atraso aqui afeta a equipe e gera passivo trabalhista. Em novembro e dezembro, reserve também o 13º salário.
2. Impostos e guias. Multa e juros começam no dia seguinte ao vencimento, e débito em aberto pode trazer problema com o regime tributário. Pergunte ao contador o que pode ser parcelado.
3. Fornecedores de que a operação depende. Sem mercadoria, não há venda para pagar o resto.
4. Contas que podem ser renegociadas. Ligue antes do vencimento. Fornecedor avisado costuma aceitar alguns dias; fornecedor surpreendido corta o crédito.

Atraso tem custo previsto em lei. Pelo Código Civil, a dívida com dia certo que não é paga no vencimento coloca o devedor em mora automaticamente (art. 397), e ele responde pelos prejuízos, com juros, atualização monetária e honorários de advogado (art. 395). Na venda a prazo ao consumidor, a multa de mora que a sua empresa cobra não pode passar de 2% da prestação (CDC, art. 52, § 1º). Entre empresas, valem a multa e os juros do contrato.

Há ainda uma obrigação formal. As microempresas e empresas de pequeno porte do Simples Nacional devem manter livro-caixa com a movimentação financeira e bancária (LC 123/2006, art. 26, § 2º). Quem controla bem as contas já tem a informação que o contador precisa para isso.

Planilha ou sistema: quando trocar

A planilha atende quem tem poucos títulos e uma pessoa cuidando de tudo. Ela começa a falhar em três situações: quando as vendas a prazo são muitas e ninguém consegue lançar no dia, quando duas pessoas editam o mesmo arquivo e quando a baixa depende de conferir o extrato linha a linha.

No financeiro do Beevix, a venda faturada gera o título a receber com as datas combinadas e a compra registrada gera a conta a pagar. Boleto, Pix e link de pagamento ficam ligados à venda de origem, a conciliação bancária confere os lançamentos com o extrato, e mensalidades e contratos podem usar a cobrança recorrente. Contas a pagar e a receber fazem parte do plano Pro. O sistema organiza e mostra; decidir o que pagar primeiro e ligar para o cliente continua sendo trabalho de gente.

Fontes oficiais

• Código Civil, Lei 10.406/2002, arts. 389, 394, 395, 397 e 406, com a redação da Lei 14.905/2024: Planalto, consultado em 10/11/2026.
• Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/1990, art. 52, § 1º: Planalto, consultado em 10/11/2026.
• Lei Complementar 123/2006, art. 26, § 2º (livro-caixa das microempresas e empresas de pequeno porte): Planalto, consultado em 10/11/2026.

Perguntas frequentes

O que são contas a pagar e a receber?

Contas a pagar são as obrigações que a empresa já assumiu e ainda não pagou, como boletos de fornecedores, aluguel e impostos. Contas a receber são os valores de vendas e serviços já realizados que o cliente ainda vai pagar. O verbete contas a receber traz a definição completa.

Qual a diferença entre contas a pagar e receber e fluxo de caixa?

As contas a pagar e a receber são a lista de títulos, um por um, com vencimento e situação. O fluxo de caixa soma esses títulos por data, a partir do saldo de hoje, para mostrar quanto haverá em cada dia.

Com que frequência devo atualizar as contas?

Todos os dias. A baixa diária leva de 15 a 20 minutos e evita cobrar cliente que já pagou ou pagar fornecedor duas vezes. Uma vez por semana, olhe os vencidos e os próximos 15 dias.

Venda no cartão de crédito é conta a receber?

É, até a operadora depositar. Lance a venda pelo valor cheio, com a data prevista do repasse, e registre a taxa da maquininha como despesa quando o valor líquido entrar.

Como calcular o prazo médio de recebimento?

Divida o saldo de contas a receber pelas vendas a prazo do mês e multiplique por 30. Com R$ 60.000,00 a receber e R$ 90.000,00 de vendas a prazo, o prazo médio é de 20 dias.

Próximo passo: lance os próximos 30 dias

Reúna os boletos, os contratos e as vendas a prazo em aberto e lance tudo o que vence nos próximos 30 dias. Com a lista pronta, procure o primeiro dia de saldo negativo e resolva esse dia antes dos outros. Para ter os títulos gerados pelas próprias vendas e compras, veja os planos do Beevix, confira os segmentos atendidos ou fale com um especialista.