Sistema de gestão para associações de pais e mestres (APM)
Junho tem quadrilha, barraca de pescaria, quentão sem álcool e 3.000 fichas de R$ 2 impressas pela APM. O dinheiro da festa vai para o parquinho; o repasse federal do PDDE tem destino definido e conta própria; a contribuição voluntária das famílias paga pequenos consertos. A diretoria muda a cada dois anos, e quem assume quer receber as contas em ordem.
Atendimento por WhatsApp ou e-mail. Sem compromisso.
- vendidas e trocadas por barraca
- Fichasvendidas e trocadas por barraca
- recurso separado por finalidade
- PDDErecurso separado por finalidade
- estoque por peça e tamanho
- Uniformesestoque por peça e tamanho
- resultado de cada festa
- Por eventoresultado de cada festa
O que é um sistema para APM?
Um ERP para APM controla as finanças da associação que apoia a escola: contribuições das famílias, festas com venda de fichas, cantina e uniformes, sempre separando os recursos públicos, como o PDDE, dos recursos próprios. Ele registra cada despesa com comprovante e entrega à diretoria seguinte o histórico completo.
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O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em apm
Ficha impressa que não bate
Foram impressas 3.000 fichas e o caixa recebeu o equivalente a 2.420. Sem controle por barraca, não dá para saber se a diferença foi sobra, perda ou ficha não cobrada.
PDDE gasto na rubrica errada
O recurso de custeio pagou um bebedouro, que é capital. Na prestação de contas, a despesa é questionada e a escola fica com pendência.
Uniforme sem tamanho
A APM revende camiseta e bermuda da escola. Em fevereiro, faltam tamanhos 10 e 12 e sobram os 4, porque a compra repetiu a do ano anterior.
Diretoria nova sem histórico
A gestão anterior entregou um caderno e um extrato. Ninguém sabe o que está pendente de pagamento nem quais notas foram arquivadas.
Antes e depois
O que muda na rotina de APM e associação de pais com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Festas | Fichas contadas no fim | Fichas vendidas e consumo por barraca |
| Recursos públicos | Misturados com a festa | PDDE com custeio e capital separados |
| Contribuições | Envelope na agenda do aluno | Pix com registro por família |
| Uniformes | Caixas na secretaria | Estoque por peça e tamanho |
| Despesas | Notas numa pasta | Comprovante anexado a cada gasto |
| Transição | Caderno da tesoureira | Histórico entregue à nova diretoria |
Como funciona na prática
O fluxo de APM e associação de pais, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Planejamento do ano
Metas de arrecadação, eventos previstos e destino de cada recurso aprovados em assembleia.
- 2
Arrecadação
Contribuições voluntárias por Pix, venda de uniformes e eventos.
- 3
Festas
Fichas vendidas no caixa central, consumo por barraca e fechamento no mesmo dia.
- 4
Gastos
Compras com nota, classificadas pela origem do recurso e pela finalidade.
- 5
Prestação de contas
Relatório para o conselho fiscal, a assembleia e, no PDDE, para o órgão responsável.
Recursos
O que o Beevix entrega para apm
Fichas de festa
Venda no caixa central e controle por barraca.
Recursos públicos
PDDE e outros repasses em contas separadas.
Contribuições
Pix das famílias com registro, sem caráter obrigatório.
Uniformes
Peças por tamanho, com venda e encomenda.
Comprovantes
Nota de cada despesa guardada com o lançamento.
Resultado por evento
Festa junina, bazar e rifa com receita e custo.
Tudo em um painel só: apm do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Integrações do sistema para APM e associação de pais
- P
Pix e link de pagamento
Contribuições e compras de uniforme a distância.
- M
Maquininha POS
Cartão no caixa central da festa.
- C
Conta digital PJ
Extrato da APM conciliado com os lançamentos.
- W
WhatsApp
Aviso às famílias sobre eventos e uniformes.
- C
Contabilidade
Movimento anual enviado ao contador.
Fiscal e regulatório
Particularidades fiscais de APM e associação de pais
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em apm.
PDDE
O Programa Dinheiro Direto na Escola, do FNDE, repassa recursos à unidade executora da escola, papel muitas vezes exercido pela APM. Os valores têm finalidade definida (custeio ou capital) e exigem prestação de contas própria.
Contribuição voluntária
Na escola pública, a contribuição das famílias à APM não pode ser condição para matrícula ou frequência do aluno. O registro deve deixar claro o caráter voluntário.
Associação civil
A APM com CNPJ é uma associação sem fins lucrativos, com estatuto, diretoria e conselho fiscal. Obrigações declaratórias são definidas com a contabilidade.
Implantação
Implantação em APM e associação de pais: a primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Contas
Separe recursos próprios e recursos públicos por programa.
- 2
Dia 2 — Saldos
Lance o saldo de cada conta e as despesas pendentes.
- 3
Dia 3 — Uniformes
Conte o estoque de peças por tamanho.
- 4
Semana 2 — Evento
Configure a próxima festa com fichas e barracas.
Glossário
Os termos de apm, explicados
- APM
- Associação de Pais e Mestres, entidade civil que apoia a gestão da escola.
- Unidade executora
- Entidade privada sem fins lucrativos que recebe e administra recursos repassados à escola.
- PDDE
- Programa Dinheiro Direto na Escola, repasse federal administrado pelo FNDE.
- Custeio e capital
- Custeio paga material e serviços de consumo; capital compra bens duráveis, como equipamentos.
- Conselho fiscal
- Órgão da associação que confere as contas da diretoria.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
Ideal para MEIs que precisam organizar o financeiro, emitir notas e acompanhar a operação em um só lugar.
Microempreendedor Individual — MEI
Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
Falar sobre o BásicoR$ 99/mês
Equivalente a R$ 1.188 por ano
Economize R$ 360 por ano
Inclui
- 1 usuário
- Emissão de NF-e e NFC-e
- Controle de estoque e cadastros
- Contas a pagar e a receber
- 1 canal de venda integrado
- Suporte por e-mail
- Mais escolhido
Beevix Pro
Para centralizar toda a gestão da empresa
Ideal para microempresas que precisam controlar vendas, estoque, financeiro, clientes e processos em uma única plataforma.
Microempresa — ME
Faturamento anual recomendado: De R$ 81 mil a R$ 360 mil
Falar sobre o ProR$ 149/mês
Equivalente a R$ 1.788 por ano
Economize R$ 600 por ano
Tudo do Básico, mais
- 3 usuários
- NFS-e e ordem de serviço
- Frente de caixa (PDV)
- Até 5 canais de venda
- Beevix Envios e etiquetas
- Suporte por telefone e chat
Beevix Scale
Para empresas que estão crescendo
Ideal para operações com maior volume de vendas, mais processos, equipe em expansão e necessidade de controles avançados.
Empresa em expansão
Faturamento anual recomendado: De R$ 360 mil a R$ 1,5 milhão
Falar sobre o ScaleR$ 229/mês
Equivalente a R$ 2.748 por ano
Economize R$ 1.440 por ano
Tudo do Pro, mais
- 8 usuários
- Canais de venda ilimitados
- +80 automações
- Ordem de produção
- Dashboards do Meu Negócio
- Suporte prioritário
Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
Falar com um especialistaR$ 399/mês
Equivalente a R$ 4.788 por ano
Economize R$ 4.800 por ano
Tudo do Scale, mais
- Usuários ilimitados
- Multiempresas (múltiplos CNPJs)
- API e Central de Extensões
- Implantação guiada
- Gerente de conta dedicado
- SLA de atendimento
- Sem fidelidade nem multa
- Troque de plano quando quiser
- Suporte humano incluso
- Implantação acompanhada
Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com apm
O sistema separa o PDDE do dinheiro da festa?
Separa. Cada recurso tem conta e finalidade, e o relatório mostra o uso de cada um.
Consigo controlar fichas da festa junina por barraca?
Consegue. O caixa central vende as fichas, e cada barraca registra o que recebeu.
O Beevix envia a prestação de contas do PDDE ao FNDE?
Não. O envio é feito no sistema oficial do programa. O Beevix organiza despesas e comprovantes para o preenchimento.
Dá para vender uniforme pela internet?
Dá. As famílias compram pelo link com Pix e retiram na escola.
A contribuição mensal pode ser cobrada automaticamente?
Pode ser oferecida como Pix recorrente ou cartão, sempre como opção voluntária da família.
A nova diretoria consegue ver o histórico?
Consegue. Os acessos são trocados e os lançamentos anteriores continuam disponíveis.
Serve para associação de escola particular?
Serve. Festas, uniformes e contribuições funcionam do mesmo jeito.
Organize a sua operação de apm
Sem fidelidade. Fale com quem conhece a operação do seu setor.
Atendimento por WhatsApp ou e-mail. Sem compromisso.