Sistema de gestão para agências de intercâmbio
Vinte e quatro semanas de inglês geral em Dublin, homestay com meia pensão, seguro-viagem e taxa de matrícula: o pacote fecha em euro, a família paga em dez boletos e a escola irlandesa deposita a comissão da agência só depois do início das aulas. Enquanto isso, a consultora já atende o próximo aluno que quer Toronto.
Atendimento por WhatsApp ou e-mail. Sem compromisso.
- curso, acomodação, seguro e taxas no contrato
- Por alunocurso, acomodação, seguro e taxas no contrato
- de escolas e parceiros a receber
- Comissãode escolas e parceiros a receber
- boleto, Pix ou cartão com baixa
- Parcelasboleto, Pix ou cartão com baixa
- da intermediação feita pela agência
- NFS-eda intermediação feita pela agência
O que é um sistema para agência de intercâmbio?
Uma agência de intercâmbio vende um pacote montado com fornecedores no exterior e ganha comissão sobre ele. O sistema registra o contrato de cada aluno com curso, acomodação, seguro e taxas, controla as parcelas pagas pela família, as comissões a receber das escolas e a comissão de cada consultor, e emite a NFS-e da agência.
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O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em agência de intercâmbio
Comissão de escola que nunca chega
A escola canadense paga 25% sobre o curso depois da chegada do aluno. Com quarenta alunos embarcados por ano, duas ou três comissões esquecidas somam alguns milhares de reais.
Família que atrasa a sexta parcela
O pacote foi dividido em dez vezes e o aluno já embarcou. Sem baixa automática, o atraso só aparece quando a agência precisa pagar a escola.
Consultora sem saber quanto ganha
Percentual por venda, bônus por meta e estorno se o aluno desistir. A planilha de comissão de cada mês vira discussão.
Desistência sem regra registrada
Aluno desiste a sessenta dias do embarque. A multa da escola, o reembolso parcial e o que fica com a agência estão espalhados em e-mails.
Antes e depois
O que muda na rotina de agência de intercâmbio com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Contrato | Proposta em PDF e e-mails | Pedido com curso, acomodação, seguro e taxas |
| Parcelas | Planilha conferida com o extrato | Boleto, Pix ou cartão com baixa automática |
| Comissão de escolas | Lembrança da gerente | Contas a receber por escola e data prevista |
| Consultores | Comissão calculada à mão | Percentual por venda apurado no mês |
| Cancelamento | Regra perdida em e-mail | Estorno e multa registrados no pedido |
| Notas | Emitidas no fim do ano | NFS-e por contrato ou por recebimento |
Como funciona na prática
O fluxo de agência de intercâmbio, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Atendimento
Aluno e responsável cadastrados com destino, duração e orçamento.
- 2
Proposta
Curso, acomodação, seguro e taxas montados como itens de um orçamento.
- 3
Contrato e parcelas
Orçamento aprovado vira pedido, com entrada e parcelas por boleto, Pix ou cartão.
- 4
Pagamento aos parceiros
Contas a pagar das escolas e comissões a receber lançadas com data.
- 5
Embarque e acerto
Comissão do consultor apurada, NFS-e emitida e comissão da escola conferida após o início do curso.
Recursos
O que o Beevix entrega para agência de intercâmbio
Contrato por aluno
Itens do pacote, valores e condições em um pedido.
Parcelamento
Entrada e parcelas com lembrete de vencimento.
Comissão a receber
Valores devidos por escola, por aluno e por data.
Comissão de consultor
Percentual por venda e estorno em caso de desistência.
Checklist do aluno
Documentos pendentes anotados no cadastro.
Datas de embarque
Partidas do mês para acompanhar pagamentos finais.
Tudo em um painel só: agência de intercâmbio do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Integrações do sistema para agência de intercâmbio
- P
Pix, boleto e link
Parcelas do pacote cobradas da família.
- W
WhatsApp
Lembrete de parcela e de documento pendente.
- E
E-mail
Proposta e contrato enviados ao responsável.
- C
Conta digital PJ
Recebimentos conciliados com as parcelas.
- C
Contabilidade
Notas, comissões e repasses do mês ao contador.
Fiscal e regulatório
Particularidades fiscais de agência de intercâmbio
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em agência de intercâmbio.
Intermediação é serviço
A receita da agência costuma ser tributada pelo ISS no item de agenciamento e intermediação de programas de turismo e viagens. A base de cálculo, comissão ou valor total, deve ser definida com a contabilidade.
Comissão paga do exterior
Comissão recebida de escola estrangeira pode ter tratamento de exportação de serviços, com efeitos sobre ISS, PIS e Cofins. O enquadramento depende do contrato e precisa de análise contábil.
Cadastur e câmbio
Agências de turismo devem estar no Cadastur do Ministério do Turismo. Remessas ao exterior são feitas por instituição autorizada pelo Banco Central, não pelo sistema de gestão.
Implantação
Implantação em agência de intercâmbio: a primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Parceiros
Cadastre escolas, acomodações e seguradoras com percentual de comissão.
- 2
Dia 2 — Alunos em andamento
Lance os contratos ativos com parcelas pagas e a vencer.
- 3
Dia 3 — Consultores
Defina a regra de comissão de cada consultor.
- 4
Semana 2 — Cobrança e notas
Ative boletos e Pix e configure a NFS-e da agência.
Glossário
Os termos de agência de intercâmbio, explicados
- Homestay
- Acomodação em casa de família no país de destino, com ou sem refeições.
- Inglês geral
- Curso de idioma sem foco específico, vendido por semana e por carga horária.
- Taxa de matrícula
- Valor cobrado pela escola no exterior para registrar o aluno, à parte do curso.
- Comissão de escola
- Percentual pago pela instituição estrangeira à agência que encaminhou o aluno.
- Work and study
- Programa que combina estudo com permissão de trabalho, conforme as regras do país.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
Ideal para MEIs que precisam organizar o financeiro, emitir notas e acompanhar a operação em um só lugar.
Microempreendedor Individual — MEI
Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
Falar sobre o BásicoR$ 99/mês
Equivalente a R$ 1.188 por ano
Economize R$ 360 por ano
Inclui
- 1 usuário
- Emissão de NF-e e NFC-e
- Controle de estoque e cadastros
- Contas a pagar e a receber
- 1 canal de venda integrado
- Suporte por e-mail
- Mais escolhido
Beevix Pro
Para centralizar toda a gestão da empresa
Ideal para microempresas que precisam controlar vendas, estoque, financeiro, clientes e processos em uma única plataforma.
Microempresa — ME
Faturamento anual recomendado: De R$ 81 mil a R$ 360 mil
Falar sobre o ProR$ 149/mês
Equivalente a R$ 1.788 por ano
Economize R$ 600 por ano
Tudo do Básico, mais
- 3 usuários
- NFS-e e ordem de serviço
- Frente de caixa (PDV)
- Até 5 canais de venda
- Beevix Envios e etiquetas
- Suporte por telefone e chat
Beevix Scale
Para empresas que estão crescendo
Ideal para operações com maior volume de vendas, mais processos, equipe em expansão e necessidade de controles avançados.
Empresa em expansão
Faturamento anual recomendado: De R$ 360 mil a R$ 1,5 milhão
Falar sobre o ScaleR$ 229/mês
Equivalente a R$ 2.748 por ano
Economize R$ 1.440 por ano
Tudo do Pro, mais
- 8 usuários
- Canais de venda ilimitados
- +80 automações
- Ordem de produção
- Dashboards do Meu Negócio
- Suporte prioritário
Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
Falar com um especialistaR$ 399/mês
Equivalente a R$ 4.788 por ano
Economize R$ 4.800 por ano
Tudo do Scale, mais
- Usuários ilimitados
- Multiempresas (múltiplos CNPJs)
- API e Central de Extensões
- Implantação guiada
- Gerente de conta dedicado
- SLA de atendimento
- Sem fidelidade nem multa
- Troque de plano quando quiser
- Suporte humano incluso
- Implantação acompanhada
Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com agência de intercâmbio
O sistema controla a comissão que a escola me paga?
Controla. Cada contrato gera uma conta a receber da escola com valor e data prevista.
Consigo parcelar o intercâmbio em boletos?
Consegue. O pacote é dividido em parcelas por boleto, Pix ou cartão, com baixa automática.
O Beevix faz câmbio ou cuida do visto do aluno?
Não. O sistema não compra moeda, não faz remessa ao exterior e não emite nem acompanha pedido de visto. Ele cuida de contratos, cobrança, comissões e notas.
Dá para calcular a comissão dos consultores?
Dá. Cada consultor tem percentual próprio sobre as vendas, com estorno em caso de cancelamento.
Como registro uma desistência?
Cancelando o pedido com a multa e o valor a reembolsar, o que também ajusta a comissão do consultor.
Serve para agência pequena com dois consultores?
Serve. Funciona com poucos usuários e cresce conforme a carteira.
Emite nota da agência?
Emite NFS-e da intermediação, no valor e na data definidos com a contabilidade.
Guias para quem trabalha com agência de intercâmbio
Organize a sua operação de agência de intercâmbio
Sem fidelidade. Fale com quem conhece a operação do seu setor.
Atendimento por WhatsApp ou e-mail. Sem compromisso.