Distribuição e atacado
Sistema de gestão para distribuidoras de papelaria e material escolar
Entre dezembro e fevereiro a distribuidora fatura quase metade do ano. São 8 mil itens, cadernos de 10 matérias em 12 capas, canetas vendidas em caixa com 50 e papel sulfite em caixa com 10 resmas, e cada papelaria de bairro quer receber antes da concorrente.
Atendimento por WhatsApp, telefone ou e-mail. Sem compromisso.
- conversão entre embalagem de compra e de venda
- Caixa e unidadeconversão entre embalagem de compra e de venda
- catálogo para o cliente pedir sozinho
- Loja B2Bcatálogo para o cliente pedir sozinho
- por telefone, chat e e-mail
- Suporte humanopor telefone, chat e e-mail
- faturamento com separação conferida
- NF-efaturamento com separação conferida
O que é um sistema para distribuidora de papelaria?
É um software de gestão para quem abastece papelarias, escolas e escritórios com milhares de itens de baixo valor unitário. Ele converte caixa master em unidade, organiza a separação de pedidos com centenas de linhas, oferece catálogo B2B para o cliente comprar sem vendedor e aguenta o pico de volta às aulas com estoque, faturamento e cobrança no mesmo lugar.
O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em distribuidora de papelaria
Pedido com 300 linhas
Uma papelaria de bairro pede 300 itens diferentes para a volta às aulas. Separar tudo sem lista por endereço de estoque leva a tarde inteira e ainda sai com erro.
Capa esgotada, cor sobrando
Caderno com personagem da moda acaba em janeiro, o de capa lisa fica até julho. Sem ver o giro por variação, a recompra repete o erro do ano anterior.
Caixa master e unidade misturadas
Compra em caixa com 24, vende em pacote com 4 e às vezes avulso. Quando a conversão não está cadastrada, o saldo fica fantasma.
Pico que trava o escritório
Em janeiro o telefone não para e os pedidos chegam por WhatsApp, e-mail e ligação. Metade é digitada à noite e a entrega atrasa uma semana.
Antes e depois
O que muda na rotina com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Pedidos | Recebidos por telefone e digitados depois | Catálogo B2B com pedido direto do cliente |
| Embalagens | Saldo em unidades sem relação com a caixa | Caixa master, pacote e unidade convertidos |
| Separação | Lista na ordem em que o cliente pediu | Lista ordenada por endereço do estoque |
| Variações | Caderno cadastrado sem capa ou cor | Giro por capa, cor e tamanho |
| Sazonalidade | Compra da volta às aulas no feeling | Vendas do ano anterior por item como base |
| Cobrança | Boletos gerados um a um | Parcelas no prazo de fevereiro e março emitidas no pedido |
Como funciona na prática
O fluxo completo, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Compra antecipada
Pedido às fábricas no segundo semestre, com base na venda do ano anterior por item e variação.
- 2
Recebimento
Nota por XML, conversão de caixa master em unidade e endereço de estoque para cada item.
- 3
Pedido do cliente
Papelaria e escola pedem pelo catálogo B2B, pelo vendedor ou pelo WhatsApp, com a tabela delas.
- 4
Separação e conferência
Lista por endereço, conferência por código de barras e volumes identificados.
- 5
Faturamento e prazo
NF-e emitida e parcelas com vencimento depois da volta às aulas, quando a papelaria recebe.
Recursos
O que o Beevix entrega para distribuidora de papelaria
Grade de variações
Capa, cor, pauta e tamanho em um mesmo produto.
Conversão de embalagem
Caixa master, display, pacote e unidade com fator de conversão.
Catálogo B2B
O cliente vê preço e estoque e faz o pedido sozinho.
Conferência por código
Separação conferida com leitor antes da nota.
Venda sazonal
Comparativo de volta às aulas ano contra ano por item.
Prazo estendido
Parcelas com carência para o pico escolar.
Tudo em um painel só: distribuidora de papelaria do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Conectado ao que a sua operação já usa
- L
Loja virtual B2B
Catálogo com preço por cliente e pedido mínimo.
- L
Leitor de código de barras
Conferência de separação e de recebimento.
- M
Mercado Livre e Shopee
Venda de kits e sobras ao consumidor final.
- B
Boleto bancário
Parcelas do pedido geradas de uma vez.
- C
Certificado Digital A1
Assinatura das NF-e de venda.
Fiscal e regulatório
As particularidades do setor
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em distribuidora de papelaria.
NCM variado no mesmo pedido
Cadernos, canetas, colas e papéis têm NCM diferentes e, em alguns estados, parte deles entra na substituição tributária de artigos de papelaria. O cadastro por item evita nota errada.
Livro tem imunidade
Livros, jornais e o papel destinado à sua impressão têm imunidade de impostos pela Constituição. Se você vende livro didático, ele precisa de regra fiscal própria.
Venda para escola pública
Fornecimento a órgão público pode exigir certidões negativas e nota com dados do empenho. Mantenha a documentação em dia antes da licitação.
Implantação
Rodando na primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Catálogo
Importe os produtos por planilha com variações e fatores de embalagem.
- 2
Dia 2 — Endereços de estoque
Defina corredores e prateleiras e faça o inventário.
- 3
Dia 3 — Clientes e tabelas
Cadastre papelarias, escolas e escritórios com tabela e prazo.
- 4
Semana 2 — Loja B2B
Libere o catálogo para os primeiros clientes pedirem sozinhos.
Glossário
Os termos de distribuidora de papelaria, explicados
- Caixa master
- Embalagem de transporte que agrupa várias caixas ou displays do mesmo produto.
- Display
- Caixa expositora que vai direto para o balcão da papelaria, com quantidade fixa de unidades.
- Volta às aulas
- Período de dezembro a março em que se concentra a venda de material escolar.
- Lista escolar
- Relação de materiais pedida pela escola a cada aluno, que orienta a compra das papelarias.
- Resma
- Pacote de 500 folhas de papel, vendido em caixas com 5 ou 10 resmas.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
Ideal para MEIs que precisam organizar o financeiro, emitir notas e acompanhar a operação em um só lugar.
Microempreendedor Individual — MEI
Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
Falar sobre o BásicoR$ 99/mês
Equivalente a R$ 1.188 por ano
Economize R$ 360 por ano
Inclui
- 1 usuário
- Emissão de NF-e e NFC-e
- Controle de estoque e cadastros
- Contas a pagar e a receber
- 1 canal de venda integrado
- Suporte por e-mail
- Mais escolhido
Beevix Pro
Para centralizar toda a gestão da empresa
Ideal para microempresas que precisam controlar vendas, estoque, financeiro, clientes e processos em uma única plataforma.
Microempresa — ME
Faturamento anual recomendado: De R$ 81 mil a R$ 360 mil
Falar sobre o ProR$ 149/mês
Equivalente a R$ 1.788 por ano
Economize R$ 600 por ano
Tudo do Básico, mais
- 3 usuários
- NFS-e e ordem de serviço
- Frente de caixa (PDV)
- Até 5 canais de venda
- Beevix Envios e etiquetas
- Suporte por telefone e chat
Beevix Scale
Para empresas que estão crescendo
Ideal para operações com maior volume de vendas, mais processos, equipe em expansão e necessidade de controles avançados.
Empresa em expansão
Faturamento anual recomendado: De R$ 360 mil a R$ 1,5 milhão
Falar sobre o ScaleR$ 229/mês
Equivalente a R$ 2.748 por ano
Economize R$ 1.440 por ano
Tudo do Pro, mais
- 8 usuários
- Canais de venda ilimitados
- +80 automações
- Ordem de produção
- Dashboards do Meu Negócio
- Suporte prioritário
Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
Falar com um especialistaR$ 399/mês
Equivalente a R$ 4.788 por ano
Economize R$ 4.800 por ano
Tudo do Scale, mais
- Usuários ilimitados
- Multiempresas (múltiplos CNPJs)
- API e Central de Extensões
- Implantação guiada
- Gerente de conta dedicado
- SLA de atendimento
- Sem fidelidade nem multa
- Troque de plano quando quiser
- Suporte humano incluso
- Implantação acompanhada
Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com distribuidora de papelaria
O sistema aguenta 8 mil produtos com variações?
Aguenta. O cadastro com grade separa capa, cor e tamanho, e a importação por planilha acelera a implantação.
O cliente consegue fazer pedido sozinho?
Consegue, pelo catálogo B2B, com o preço e o prazo dele. O pedido cai no sistema pronto para separar.
O Beevix monta a lista escolar para o pai do aluno?
Não tem ferramenta de lista escolar para consumidor final. Para a distribuidora, você pode montar kits por série e vendê-los como produto.
Dá para dar prazo maior só na volta às aulas?
Dá. A condição de pagamento é escolhida no pedido, com carência e parcelas diferentes do resto do ano.
Como ajuda a comprar para o próximo ano?
O relatório de vendas por item e variação no período escolar anterior serve de base para o pedido às fábricas.
Posso vender para escola com nota de órgão público?
Pode emitir a NF-e com os dados do órgão. A participação em licitações e o portal de compras públicas ficam fora do Beevix.
Serve também para material de escritório?
Serve. Papel, toner, pastas e itens de limpeza para escritório entram no mesmo cadastro e nas mesmas tabelas.
Outros segmentos atendidos
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