Sistema de gestão para assessorias de vistos e passaportes
Família de quatro pessoas quer visto de turismo para os Estados Unidos em julho: são quatro formulários, quatro taxas consulares, duas idas ao CASV e ao consulado e um prazo de espera que muda toda semana. A assessoria cobra R$ 450 de honorário por pessoa, recebe as taxas para pagar em nome do cliente e precisa saber em que etapa está cada processo.
Atendimento por WhatsApp ou e-mail. Sem compromisso.
- cada solicitante com etapas e prazos
- Por processocada solicitante com etapas e prazos
- taxas consulares fora da receita
- Reembolsotaxas consulares fora da receita
- checklist de documentos por tipo de visto
- OSchecklist de documentos por tipo de visto
- apenas sobre o honorário da assessoria
- NFS-eapenas sobre o honorário da assessoria
O que é um sistema para assessoria de vistos?
Na assessoria de vistos, o sistema transforma cada pedido em uma ordem de serviço com etapas, prazos e checklist de documentos, separa o honorário da assessoria das taxas consulares recebidas para repasse e cobra o cliente por Pix, cartão ou boleto. Ele emite NFS-e só sobre o serviço prestado. O preenchimento dos formulários oficiais e o agendamento continuam nos portais de cada consulado.
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O que trava a operação
Os gargalos que aparecem em assessoria de vistos
Taxa consular tributada como receita
O cliente paga R$ 1.300 entre honorário e taxa. Se tudo entra como faturamento, a assessoria recolhe imposto sobre a taxa do consulado, que nunca foi dela.
Processo esquecido entre etapas
O formulário foi enviado, a taxa paga, mas ninguém marcou que faltava agendar o CASV. O cliente liga na véspera da viagem querendo saber da entrevista.
Documento sensível no grupo de mensagens
Cópias de passaporte, extrato bancário e declaração de imposto chegam por mensagem e ficam no celular de três atendentes, sem controle de acesso.
Visto negado e reembolso em discussão
O contrato dizia que o honorário não era devolvido em caso de negativa, mas o cliente não lembra. Sem o aceite registrado, vira reclamação.
Antes e depois
O que muda na rotina de assessoria de vistos com o Beevix
| Na operação | Sem sistema | Com o Beevix |
|---|---|---|
| Processos | Planilha com uma linha por cliente | OS por solicitante com etapas e prazos |
| Taxas | Somadas ao honorário | Reembolso de despesa separado do serviço |
| Documentos | Arquivos espalhados em celulares | Anexos na OS com acesso por usuário |
| Contrato | Condições combinadas por mensagem | Orçamento aceito com regra de reembolso |
| Família | Quatro cobranças separadas | Grupo familiar com um pagador |
| Notas | Recibo do valor total | NFS-e só do honorário |
Como funciona na prática
O fluxo de assessoria de vistos, do primeiro contato ao faturamento
- 1
Orçamento
Tipo de visto ou passaporte, número de solicitantes, honorário e taxas previstas enviados para aceite.
- 2
Abertura da OS
Cada solicitante vira um processo com checklist de documentos e prazo estimado.
- 3
Pagamentos
Honorário cobrado como serviço; taxas recebidas como reembolso e pagas em nome do cliente.
- 4
Acompanhamento
Etapas marcadas na OS: formulário, taxa, agendamento, entrevista e devolução do passaporte.
- 5
Encerramento
NFS-e do honorário emitida e documentos do cliente arquivados ou descartados conforme a política da empresa.
Recursos
O que o Beevix entrega para assessoria de vistos
Checklist por visto
Documentos exigidos para turismo, estudo, trabalho ou passaporte.
Etapas do processo
Status de cada solicitante, do orçamento ao passaporte devolvido.
Taxas como reembolso
Valores de consulado separados da receita da assessoria.
Grupos familiares
Vários solicitantes com um responsável pelo pagamento.
Anexos com acesso restrito
Documentos do cliente vinculados à OS, vistos só por quem atende.
Processos por etapa
Quantos estão parados em cada fase e há quanto tempo.
Tudo em um painel só: assessoria de vistos do primeiro contato ao faturamento.
Integrações
Integrações do sistema para assessoria de vistos
- W
WhatsApp
Aviso de etapa concluída e pedido de documento pendente.
- P
Pix e link de pagamento
Honorário e taxas pagos a distância.
- E
E-mail
Orçamento, contrato e checklist enviados ao cliente.
- G
Google Agenda
Datas de CASV e entrevista no calendário da equipe.
- C
Certificado Digital A1
Assinatura das NFS-e.
Fiscal e regulatório
Particularidades fiscais de assessoria de vistos
O que muda na emissão de nota e nas obrigações de quem atua em assessoria de vistos.
Nota só do honorário
A assessoria emite NFS-e sobre o valor do seu serviço, com ISS municipal. Taxas pagas em nome do cliente, comprovadas por recibo do consulado, podem ser tratadas como reembolso; valide com a contabilidade.
Dados pessoais
Passaporte, renda e histórico de viagens são dados pessoais protegidos pela LGPD, a Lei 13.709/2018. Defina finalidade, prazo de guarda e quem acessa cada documento.
Sem promessa de aprovação
A decisão sobre o visto é do consulado. Contrato e propaganda que prometem aprovação podem ser questionados com base no Código de Defesa do Consumidor.
Implantação
Implantação em assessoria de vistos: a primeira semana
Um roteiro objetivo para sair da planilha sem parar o atendimento.
- 1
Dia 1 — Serviços
Cadastre os tipos de processo, honorários e checklists de documentos.
- 2
Dia 2 — Processos abertos
Lance os clientes em andamento com a etapa atual de cada um.
- 3
Dia 3 — Financeiro
Separe a conta de reembolso de taxas e configure as formas de pagamento.
- 4
Semana 2 — Notas e acesso
Ative a NFS-e e defina quais usuários veem os anexos.
Glossário
Os termos de assessoria de vistos, explicados
- CASV
- Centro de Atendimento ao Solicitante de Visto, onde são coletadas digitais e foto para o visto americano.
- DS-160
- Formulário eletrônico de solicitação de visto de não imigrante dos Estados Unidos.
- Taxa MRV
- Taxa de solicitação do visto americano, paga antes do agendamento.
- Visto Schengen
- Visto de curta duração aceito pelos países do espaço Schengen, na Europa, para quem precisa dele.
- Reembolso de despesa
- Valor pago em nome do cliente e devolvido por ele, sem constituir receita do prestador.
Planos e preços
Um ERP que acompanha o crescimento da sua empresa
Escolha o plano mais adequado ao tamanho da sua operação. No plano anual, você economiza até 50%.
Beevix Básico
Para começar com organização e controle
Ideal para MEIs que precisam organizar o financeiro, emitir notas e acompanhar a operação em um só lugar.
Microempreendedor Individual — MEI
Faturamento anual recomendado: Até R$ 81 mil
Falar sobre o BásicoR$ 99/mês
Equivalente a R$ 1.188 por ano
Economize R$ 360 por ano
Inclui
- 1 usuário
- Emissão de NF-e e NFC-e
- Controle de estoque e cadastros
- Contas a pagar e a receber
- 1 canal de venda integrado
- Suporte por e-mail
- Mais escolhido
Beevix Pro
Para centralizar toda a gestão da empresa
Ideal para microempresas que precisam controlar vendas, estoque, financeiro, clientes e processos em uma única plataforma.
Microempresa — ME
Faturamento anual recomendado: De R$ 81 mil a R$ 360 mil
Falar sobre o ProR$ 149/mês
Equivalente a R$ 1.788 por ano
Economize R$ 600 por ano
Tudo do Básico, mais
- 3 usuários
- NFS-e e ordem de serviço
- Frente de caixa (PDV)
- Até 5 canais de venda
- Beevix Envios e etiquetas
- Suporte por telefone e chat
Beevix Scale
Para empresas que estão crescendo
Ideal para operações com maior volume de vendas, mais processos, equipe em expansão e necessidade de controles avançados.
Empresa em expansão
Faturamento anual recomendado: De R$ 360 mil a R$ 1,5 milhão
Falar sobre o ScaleR$ 229/mês
Equivalente a R$ 2.748 por ano
Economize R$ 1.440 por ano
Tudo do Pro, mais
- 8 usuários
- Canais de venda ilimitados
- +80 automações
- Ordem de produção
- Dashboards do Meu Negócio
- Suporte prioritário
Beevix Max
Para operações de maior porte
Ideal para empresas com alto volume de movimentações, diferentes setores, processos complexos, filiais ou múltiplos CNPJs.
Operação de maior porte
Faturamento anual recomendado: Acima de R$ 1,5 milhão
Falar com um especialistaR$ 399/mês
Equivalente a R$ 4.788 por ano
Economize R$ 4.800 por ano
Tudo do Scale, mais
- Usuários ilimitados
- Multiempresas (múltiplos CNPJs)
- API e Central de Extensões
- Implantação guiada
- Gerente de conta dedicado
- SLA de atendimento
- Sem fidelidade nem multa
- Troque de plano quando quiser
- Suporte humano incluso
- Implantação acompanhada
Os valores anuais são apresentados como equivalência mensal. A recomendação considera o faturamento e a complexidade da operação, mas você pode escolher o plano que melhor atende às necessidades da sua empresa.
Dúvidas frequentes
Perguntas de quem trabalha com assessoria de vistos
O Beevix preenche o DS-160 ou agenda a entrevista?
Não. Formulários e agendamentos são feitos nos sites oficiais. O sistema acompanha as etapas, os prazos, os pagamentos e as notas.
Como separo a taxa consular do meu honorário?
A taxa do consulado entra como reembolso de despesa, não como receita. Ela aparece na cobrança do cliente, mas a NFS-e sai só sobre o honorário.
Consigo atender uma família inteira num só pagamento?
Consegue. Cada pessoa tem seu processo, e o responsável paga tudo em uma cobrança.
Onde ficam os documentos do cliente?
Anexados à OS do processo, com acesso controlado por usuário.
Serve para despachante de passaporte?
Serve. O passaporte é mais um tipo de processo, com checklist, taxa da Polícia Federal como reembolso e honorário.
O sistema avisa quando um processo está parado?
Avisa pelo relatório de etapas, que mostra há quantos dias cada processo está na mesma fase.
Dá para enviar contrato com a regra de negativa?
Dá. O orçamento leva as condições e fica registrado quando o cliente aceita.
Organize a sua operação de assessoria de vistos
Sem fidelidade. Fale com quem conhece a operação do seu setor.
Atendimento por WhatsApp ou e-mail. Sem compromisso.