Como emitir nota fiscal de venda: passo a passo da NF-e

Para saber como emitir nota fiscal de venda de mercadoria, o caminho é este: a empresa precisa estar credenciada na SEFAZ do seu estado, ter um certificado digital ICP-Brasil e usar um sistema emissor; no sistema, preenche cliente, produtos, CFOP e tributação, assina e transmite o arquivo. A nota só vale depois que a SEFAZ devolve a Autorização de Uso, e só então o DANFE pode acompanhar a mercadoria.

Parece muita coisa para quem está começando, mas o processo se repete igual em toda venda. O que muda de uma nota para outra são poucos campos: quem compra, onde ele está, se é contribuinte do ICMS e como o produto é tributado. Acertando essas quatro respostas, o resto é rotina.

Este guia trata da NF-e (modelo 55), usada na venda de mercadorias para empresas e em vendas a distância. Venda no balcão para consumidor final costuma sair em NFC-e, e serviço sai em NFS-e; a diferença está resumida na tabela logo abaixo.

Qual nota usar em cada tipo de venda

Antes de abrir o emissor, confirme o documento certo. O erro mais comum de quem está começando é tentar emitir NF-e para um serviço ou NFC-e para uma venda entregue em outro estado.

Situação	Documento	Observação
Venda de mercadoria para empresa (CNPJ)	NF-e, modelo 55	Destinatário identificado, com ou sem inscrição estadual
Venda presencial no balcão para consumidor final	NFC-e, modelo 65	Regras de uso definidas por cada estado
Venda pela internet ou entrega para outro estado	NF-e, modelo 55	A NFC-e é rejeitada em operação não presencial (exceto entrega em domicílio)
Prestação de serviço	NFS-e	Emitida no padrão do município ou no ambiente nacional

As páginas sobre emissão de NF-e e NFC-e mostram como o Beevix trata cada documento. A comparação completa entre os três modelos está no guia de diferença entre NF-e, NFC-e e NFS-e.

O que você precisa ter antes da primeira nota

O Ajuste SINIEF 07/05, que instituiu a NF-e, define as condições básicas. Na prática, elas viram uma lista curta de pendências:

• Inscrição estadual ativa. Quem vende mercadoria é contribuinte do ICMS e precisa estar inscrito no estado.
• Credenciamento para emitir NF-e. Cada SEFAZ tem o seu procedimento; em vários estados ele é automático ou feito pelo portal do contribuinte.
• Certificado digital ICP-Brasil. A NF-e precisa ser assinada com certificado que contenha o CPF ou o CNPJ do contribuinte (cláusula terceira, IV, do Ajuste SINIEF 07/05). O modelo A1, em arquivo, é o mais usado em sistemas na nuvem; a comparação está no guia certificado digital A1 ou A3.
• Sistema emissor. O ajuste admite software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte, ou disponibilizado pela administração tributária (cláusula quinta).
• Cadastro de produtos com NCM. Sem NCM correto, a nota pode ser rejeitada e a tributação sai errada. O guia de como consultar o NCM ajuda nessa etapa.

Como emitir nota fiscal de venda em 7 passos

O roteiro abaixo, da Redação Beevix, segue a ordem dos grupos do leiaute da NF-e. Os nomes dos campos variam de um sistema para outro, mas o conteúdo é o mesmo.

1. Escolha a natureza da operação. Para revenda, "Venda de mercadoria"; para produto fabricado pela própria empresa, "Venda de produção do estabelecimento". A natureza puxa o CFOP padrão.
2. Identifique o destinatário. CNPJ ou CPF, endereço completo e o indicador de inscrição estadual (contribuinte, isento ou não contribuinte). Esse indicador muda o cálculo do ICMS nas vendas para fora do estado.
3. Informe o tipo de operação. O leiaute pede se a venda é para consumidor final e se o comprador estava presente, comprou pela internet ou por telefone. São os campos indFinal e indPres do Manual de Orientação do Contribuinte (MOC).
4. Lance os produtos. Código, descrição, NCM, unidade, quantidade e valor. Frete, seguro e desconto têm campos próprios; não embuta esses valores no preço unitário.
5. Confira o CFOP de cada item. Revenda no mesmo estado costuma ser 5102; para outro estado, 6102. Mercadoria com ICMS já retido por substituição tributária pode ir para 5405. A página do CFOP 5102 traz a descrição oficial.
6. Preencha a tributação. Empresa do Simples Nacional usa CSOSN (por exemplo, o CSOSN 102); empresa do regime normal usa CST do ICMS. Some ainda IPI, PIS e Cofins quando houver, conforme orientação da contabilidade.
7. Transmita e aguarde a autorização. O sistema assina e envia o XML. Se a SEFAZ autorizar, a nota recebe protocolo; se rejeitar, o retorno informa o código do erro, e a nota precisa ser corrigida e reenviada.

"Quem acerta o cadastro do cliente e do produto uma vez não precisa pensar em CFOP e CSOSN a cada venda. A nota vira consequência do pedido." — Equipe Beevix, redação fiscal

Depois da autorização, envie o XML e o DANFE ao cliente. O DANFE é só uma representação impressa: o documento fiscal é o arquivo digital autorizado.

Exemplo de nota de venda com valores

Exemplo da Redação Beevix (2026), com valores hipotéticos: uma loja de utilidades do Simples Nacional vende para um restaurante do mesmo estado 20 jogos de panelas a R$ 150,00 e 10 garrafas térmicas a R$ 45,00. O frete é cobrado à parte.

Campo	Preenchimento
Natureza da operação	Venda de mercadoria
CFOP	5102 nos dois itens
Item 1	20 × R$ 150,00 = R$ 3.000,00
Item 2	10 × R$ 45,00 = R$ 450,00
Total dos produtos	R$ 3.450,00
Frete cobrado do cliente	R$ 80,00 (campo de frete, não no preço)
Total da nota	R$ 3.530,00
Tributação do ICMS	CSOSN definido pela contabilidade (ex.: 102)
Cobrança	2 parcelas de R$ 1.765,00

Conta conferida: 3.000 + 450 = 3.450; 3.450 + 80 = 3.530; 3.530 ÷ 2 = 1.765. As parcelas informadas no grupo de cobrança precisam fechar com o total da nota, senão o cliente recebe duplicatas que não batem com o documento.

Venda para outro estado: o que muda

Quando o comprador está em outra unidade da federação, o primeiro dígito do CFOP passa de 5 para 6 e a alíquota de ICMS deixa de ser a interna. Se o destinatário for consumidor final não contribuinte, entra ainda o diferencial de alíquotas (DIFAL), previsto na Lei Complementar 87/96 após a LC 190/2022. A calculadora de DIFAL ajuda a estimar o valor, e o CFOP aplicável a esse caso é o 6108.

Venda para empresa de outro estado com mercadoria sujeita à substituição tributária exige ainda verificar se há convênio ou protocolo entre os dois estados. Esse é um ponto para resolver com a contabilidade antes da primeira venda, não no dia do faturamento.

A reforma tributária já aparece na NF-e

Desde 2026 o leiaute da NF-e tem campos para IBS e CBS, conforme a Nota Técnica 2025.002 do Portal Nacional da NF-e. O preenchimento e a obrigatoriedade variam conforme o regime da empresa e o cronograma de transição; para o Simples Nacional, o tema está detalhado no guia sobre IBS e CBS na nota do Simples. Na prática, o sistema emissor precisa estar atualizado com a versão vigente do leiaute, senão a SEFAZ rejeita a nota.

Erros comuns na primeira nota de venda

• usar NFC-e para venda pela internet ou entregue em outro estado;
• marcar o cliente como contribuinte sem conferir a inscrição estadual;
• embutir frete no preço do produto e distorcer a base de cálculo;
• copiar o CFOP 5102 para itens com ICMS-ST já retido;
• transmitir com certificado vencido e só descobrir na hora de faturar;
• cancelar fora do prazo: a cláusula décima segunda do Ajuste SINIEF 07/05 fixa 24 horas desde a autorização, desde que a mercadoria não tenha circulado. Depois disso, veja as alternativas no guia de cancelamento de NF-e. Se a nota já circulou e o valor precisa diminuir, o caminho é a nota de crédito do guia de nota fiscal de estorno.

Se a nota voltar rejeitada, o código de rejeição diz o que corrigir. O guia de rejeições mais comuns reúne as causas frequentes. O Beevix atende comércio, indústria e distribuição; veja os segmentos atendidos.

Fontes oficiais

• Ajuste SINIEF 07/05 — institui a NF-e (cláusulas terceira, quinta, sétima, nona e décima segunda) — Confaz, consultado em 02/10/2026
• Tabela CFOP (Anexo II do Convênio s/nº de 1970, redação do Ajuste SINIEF 03/24) — CFOP 5.102 e 6.102 — Confaz, consultado em 02/10/2026
• Portal Nacional da NF-e — MOC 7.0 (campos indFinal, indPres e indIEDest) — consultado em 02/10/2026
• Nota Técnica 2025.002-RTC — leiaute da NF-e com IBS e CBS — Portal Nacional da NF-e, consultado em 02/10/2026
• Lei Complementar 87/1996, art. 12, XVI (incluído pela LC 190/2022) — Planalto, consultado em 02/10/2026

Perguntas frequentes

Preciso de certificado digital para emitir nota fiscal de venda?

Sim, para a NF-e. O Ajuste SINIEF 07/05 exige que o arquivo seja assinado com certificado digital ICP-Brasil que contenha o CPF ou o CNPJ do contribuinte. Sem a assinatura, a SEFAZ não reconhece a autoria e rejeita o documento.

Qual CFOP usar na venda de mercadoria?

Na revenda de mercadoria comprada de terceiros, o mais comum é 5102 no mesmo estado e 6102 para outro estado. Produto fabricado pela própria empresa usa 5101 ou 6101, e mercadoria com ICMS retido por substituição tributária pode usar 5405. A escolha final depende da operação e deve ser confirmada com a contabilidade.

Posso emitir NFC-e em vez de NF-e?

Só em venda presencial (ou entrega em domicílio) a consumidor final, nos estados que adotam a NFC-e. Venda pela internet, por telefone ou para empresa que vai revender sai em NF-e. O MOC prevê rejeição da NFC-e em operação não presencial.

Quando a nota fiscal de venda passa a valer?

Quando a SEFAZ concede a Autorização de Uso. Antes disso, o arquivo não é documento fiscal e o DANFE não pode acompanhar a mercadoria, salvo nas hipóteses de contingência previstas na legislação.

Errei um dado depois de emitir. O que faço?

Dentro de 24 horas e sem circulação da mercadoria, dá para cancelar. Depois disso, alguns erros podem ser corrigidos por carta de correção, mas valores, impostos e dados do destinatário que mudem o remetente ou o destinatário não podem. Esses limites estão no art. 7º, § 1º-A, do Convênio SINIEF s/nº de 1970.

Próximo passo: organize o cadastro antes de faturar

Revise clientes, produtos com NCM e as regras fiscais de cada natureza de operação com a contabilidade. Com isso pronto, a emissão vira um clique a partir do pedido. Conheça os planos e preços do Beevix ou faça o teste grátis de 30 dias, sem cartão.