XML da nota fiscal: o que é, onde fica e como baixar

O XML da nota fiscal é a própria NF-e: um arquivo eletrônico, assinado com o certificado digital do emitente, que recebe da SEFAZ o protocolo de autorização de uso. O Portal Nacional da NF-e define a nota como "o arquivo XML assinado digitalmente agregado com a sua respectiva autorização de uso". O DANFE e o PDF são só representações dele. Emitente e destinatário devem guardar esse arquivo pelo prazo da legislação tributária, e o fornecedor é obrigado a enviá-lo ao cliente logo após a autorização.

Na prática, o XML fica em três lugares: no sistema de quem emitiu, na caixa de entrada (ou no sistema) de quem comprou e nos ambientes da SEFAZ e da Receita Federal. Saber onde procurar resolve a maior parte dos pedidos do contador no fechamento do mês.

Este guia explica o que tem dentro do arquivo, onde ele fica, como baixar como emitente e como destinatário e por quanto tempo guardar, com um exemplo de contagem de prazo.

O que tem dentro do XML da NF-e

O XML é um texto estruturado em grupos (tags). Cada grupo guarda uma parte da operação, e é dele que o DANFE, a escrituração fiscal e os sistemas de entrada leem as informações. Os principais grupos do leiaute, descrito no Manual de Orientação do Contribuinte, são estes:

Grupo	O que contém	Para que serve na prática
ide	Identificação: modelo, série, número, data, natureza da operação	Achar a nota e saber se é entrada ou saída
emit e dest	Dados do emitente e do destinatário (CNPJ/CPF, IE, endereço)	Cadastro automático do fornecedor ou cliente
det/prod	Itens: código, descrição, NCM, CFOP, quantidade, valor	Entrada no estoque sem digitação
det/imposto	ICMS (CST ou CSOSN), IPI, PIS, COFINS e, com a reforma, IBS e CBS	Escrituração e créditos de impostos
total, transp, pag	Totais, transporte e formas de pagamento	Conferência de valores, frete e contas a pagar
infAdic	Informações complementares	Observações fiscais e comerciais
Signature e protNFe	Assinatura digital e protocolo de autorização	Prova de autoria e de validade da nota

Depois de autorizado, o XML não pode ser alterado: qualquer mudança invalida a assinatura. Erros sem efeito no imposto vão para a carta de correção, e o guia das vedações da carta de correção mostra o que ela pode mudar. Para os códigos de imposto do grupo det, consulte as tabelas de CST do ICMS e de CFOP.

"PDF é cópia para ler. O XML é o documento. Na dúvida sobre o que guardar, guarde o XML." — Equipe Beevix, redação fiscal

Onde fica o XML de cada nota

• No sistema emissor. Quem emite guarda o XML autorizado. É dele que sai a reimpressão do DANFE e o reenvio ao cliente.
• Com o destinatário. A cláusula sétima, § 7º, do Ajuste SINIEF 07/2005 obriga o emitente a encaminhar ou disponibilizar o download do XML e do protocolo ao destinatário "imediatamente após" a autorização. Em geral chega por e-mail ou fica disponível no portal do fornecedor.
• Na SEFAZ e no ambiente nacional. A nota é transmitida à SEFAZ autorizadora e repassada à Receita Federal. Empresas destinatárias podem obter o arquivo pelo serviço de distribuição de documentos fiscais eletrônicos, usando certificado digital.
• Com o contador. O Portal da NF-e lembra que os contadores podem requisitar as notas aos clientes e abri-las no Visualizador de DF-e.

A mesma lógica vale para os outros documentos eletrônicos. A NFC-e também é um XML autorizado pela SEFAZ, e a NFS-e de padrão nacional tem XML próprio, baixado no Emissor Nacional ou no sistema que a emitiu. Quem vende produto e serviço deve separar os três tipos na pasta enviada ao contador, porque cada um entra numa escrituração diferente. A diferença entre NF-e, NFC-e e NFS-e resume quando cada um é usado.

Como baixar o XML da nota fiscal

O caminho depende de que lado da operação você está. O roteiro abaixo é da Redação Beevix.

Se você emitiu a nota

1. Abra a nota no sistema emissor, pelo número, cliente ou chave de acesso.
2. Use a opção de baixar ou exportar o XML autorizado (o arquivo com o protocolo, não o de envio).
3. Para o contador, exporte em lote por período, incluindo canceladas e os XML de eventos, como cancelamento e carta de correção.

Se você comprou a mercadoria

1. Procure no e-mail cadastrado no fornecedor. O arquivo costuma ter a chave de acesso no nome.
2. Se não encontrar, peça ao emitente informando a chave. A obrigação de envio é dele.
3. Se a sua empresa tem certificado digital, registre a Ciência da Emissão e baixe o XML pelo serviço de distribuição, em geral pelo ERP. O Portal da NF-e avisa que o download pelo destinatário é limitado a um percentual do volume médio mensal; ele não substitui o envio pelo fornecedor.

Por quanto tempo guardar o XML

A cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/2005 manda emitente e destinatário manterem a NF-e em arquivo digital "pelo prazo estabelecido na legislação tributária". Esse prazo segue a decadência do Código Tributário Nacional: pelo art. 173, I, o fisco tem 5 anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ser feito. Para o Simples Nacional, o art. 26, II, da LC 123/2006 manda guardar os documentos enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas as ações pertinentes.

Exemplo da Redação Beevix (2026), aplicando a regra geral do art. 173, I, a três notas hipotéticas:

Data da nota	Início da contagem	Fim dos 5 anos	Guardar pelo menos até
15/03/2026	01/01/2027	01/01/2032	31/12/2031
28/12/2026	01/01/2027	01/01/2032	31/12/2031
02/01/2027	01/01/2028	01/01/2033	31/12/2032

Repare que notas de março e de dezembro do mesmo ano vencem juntas, porque a contagem começa no ano seguinte. Há situações em que o prazo muda, como fiscalização em andamento ou processo judicial, e por isso muitas empresas guardam por mais tempo. Combine a política com a contabilidade.

Erros comuns com o XML

• Guardar só o PDF. Para quem emite NF-e, o DANFE não substitui o arquivo. O Portal da NF-e diz que o banco de dados do sistema também não substitui a guarda do XML.
• Guardar o XML sem protocolo. O arquivo de envio, sem o protocolo de autorização, não prova que a nota foi autorizada.
• Esquecer os eventos. Cancelamento e carta de correção têm XML próprio. Veja o guia de cancelamento de NF-e.
• Não conferir o XML recebido. O destinatário deve verificar a validade e a autorização da nota (cláusula décima, § 1º). Conferir também NCM e CFOP evita erro na entrada; o guia para consultar NCM ajuda nessa checagem.

Usar o XML na entrada de mercadorias é o que mais economiza digitação: os itens, quantidades e valores entram no estoque e as parcelas em contas a pagar. Veja como funciona o controle de estoque do Beevix.

Fontes oficiais

• Ajuste SINIEF 07/2005, cláusulas sétima (§ 7º) e décima — Confaz, consultado em 02/10/2026
• Perguntas frequentes: Obrigações acessórias (guarda do XML) — Portal Nacional da NF-e, consultado em 02/10/2026
• Perguntas frequentes: Eventos de Manifestação do Destinatário — Portal Nacional da NF-e, consultado em 02/10/2026
• Código Tributário Nacional (Lei 5.172/1966), art. 173 — Planalto, consultado em 02/10/2026
• Lei Complementar 123/2006, art. 26, II — Planalto, consultado em 02/10/2026

Perguntas frequentes

O XML e o DANFE são a mesma coisa?

Não. O XML assinado e autorizado é a NF-e. O DANFE é a representação gráfica usada para acompanhar a mercadoria e consultar a nota pela chave. Quem emite NF-e deve guardar o XML; o DANFE só o substitui para destinatário não credenciado a emitir NF-e.

Como abrir um arquivo XML de nota fiscal?

Importe no sistema da empresa ou use o Visualizador de DF-e disponibilizado no Portal Nacional da NF-e. Abrir no navegador mostra o texto bruto, útil para conferir uma tag, mas pouco prático para leitura.

O fornecedor pode se recusar a mandar o XML?

Não. A cláusula sétima, § 7º, do Ajuste SINIEF 07/2005 obriga o emitente a encaminhar ou disponibilizar o download do XML e do protocolo de autorização ao destinatário imediatamente após a autorização de uso.

Por quanto tempo devo guardar o XML?

Pelo prazo decadencial da legislação tributária. Pela regra geral do art. 173, I, do CTN, são 5 anos contados do primeiro dia do ano seguinte. Uma nota de 2026, por exemplo, deve ser guardada pelo menos até o fim de 2031. Confirme exceções com a contabilidade.

Posso baixar o XML de qualquer nota emitida contra meu CNPJ?

Empresas destinatárias com certificado digital podem registrar a Ciência da Emissão e baixar o XML pelo serviço de distribuição de DF-e, com limite de volume. O caminho principal continua sendo o envio pelo fornecedor, que é obrigatório.

Próximo passo: organize uma pasta de XML por mês

Combine com a contabilidade o envio mensal dos XML de saída, entrada e eventos, em lote. Se hoje isso depende de e-mail e pastas soltas, veja a emissão de NF-e no Beevix, o financeiro integrado, os segmentos atendidos e os planos e preços, ou faça o teste grátis de 30 dias, sem cartão.