Como calcular valor de locação de equipamentos: diária e mês

Para saber como calcular valor de locação de equipamentos, some o que a máquina custa por ano (depreciação, manutenção, custo do capital e a parte dela nos custos fixos), divida pelos dias em que ela fica de fato alugada e, por último, aplique imposto e margem. O erro mais comum é dividir pelos 365 dias do ano. Equipamento parado no pátio também custa, e quem paga essa conta são os dias locados. No exemplo deste texto, uma betoneira de R$ 6.000,00 que roda 135 dias por ano precisa de uma diária perto de R$ 35,00 para dar 25% de margem.

Os números abaixo são exemplos para mostrar o método. O preço da sua tabela sai do seu custo, da sua ocupação e do que a praça paga.

A fórmula da diária

A conta tem duas etapas. Primeiro, o custo de cada dia locado:

Custo por dia locado = (depreciação anual + manutenção anual + custo do capital + custos fixos rateados) ÷ dias locados no ano

Depois, o preço:

Diária = custo por dia locado ÷ (1 − % de imposto − % de margem)

A divisão por "1 menos os percentuais" existe porque imposto e margem incidem sobre o preço, e não sobre o custo. É a mesma lógica do markup usado no comércio.

Os quatro custos que entram na conta

• Depreciação. É o valor que a máquina perde enquanto trabalha para você. A conta mais simples é a linear: (preço de compra − valor de revenda no fim) ÷ anos de uso na locadora. Use o prazo em que você pretende manter o equipamento, e não o tempo que ele aguenta funcionando.
• Manutenção. Peças, óleo, correia, pneu, mão de obra da oficina e conserto de terceiros. O número certo vem do histórico: some as ordens de serviço da máquina nos últimos 12 meses.
• Custo do capital. O dinheiro posto na máquina podia estar rendendo ou deixando de pagar juros de financiamento. Aplique a taxa anual sobre o valor médio investido, que é (preço de compra + valor de revenda) ÷ 2.
• Custos fixos rateados. Aluguel do pátio, seguro, salários do balcão, veículo de entrega, sistema, contador. Divida o total do ano entre os equipamentos, de preferência em proporção ao valor de cada um.

Uma observação sobre a depreciação. A Receita Federal tem uma tabela de vida útil e taxas anuais no Anexo III da Instrução Normativa RFB 1.700/2017. Ela serve para a contabilidade de quem apura o imposto pelo lucro real, e a própria Receita admite outra taxa quando a empresa prova que ela é mais adequada às condições de uso. Para formar preço, vale a vida econômica da máquina na sua operação: betoneira de obra não dura o mesmo que gerador que roda pouco.

Ocupação: o número que mais mexe no preço

Ocupação é a parte dos dias disponíveis em que o equipamento esteve alugado. Se o pátio abre 300 dias no ano e a máquina ficou fora 135, a ocupação é de 45%. Como o custo anual quase não muda com a máquina parada, cada ponto de ocupação a menos encarece o dia locado.

Com o custo anual de R$ 3.132,00 do exemplo abaixo, imposto de 8% e margem de 25%:

Ocupação	Dias locados em 300	Custo por dia locado	Diária necessária
30%	90	R$ 34,80	R$ 51,94
45%	135	R$ 23,20	R$ 34,63
60%	180	R$ 17,40	R$ 25,97

A mesma betoneira pede R$ 51,94 ou R$ 25,97 por dia conforme o quanto ela gira. Por isso a ocupação tem de sair do seu controle de contratos, e não de um chute. A planilha de controle de locação de equipamentos registra saída e devolução de cada contrato, que é o dado de onde vêm os dias locados.

Diária copiada do concorrente só serve se a sua máquina custou o mesmo, quebra o mesmo e fica alugada os mesmos dias. Como isso quase nunca acontece, a conta precisa ser feita com os seus números. Redação Beevix, 11/11/2026.

Exemplo: diária de uma betoneira de 400 litros

Exemplo da Redação Beevix (2026), com valores escolhidos para ilustrar a conta: betoneira de 400 litros comprada por R$ 6.000,00, mantida por 4 anos e revendida por R$ 1.200,00. Taxa de capital de 12% ao ano, pátio aberto 300 dias, ocupação de 45%, imposto de 8% sobre a receita e margem desejada de 25%.

Item	Conta	Valor
Depreciação anual	(6.000 − 1.200) ÷ 4	R$ 1.200,00
Manutenção anual	Soma das ordens de serviço do ano	R$ 900,00
Custo do capital	12% × (6.000 + 1.200) ÷ 2	R$ 432,00
Custos fixos rateados	Parte da betoneira no pátio, seguro e administrativo	R$ 600,00
Custo anual	Soma	R$ 3.132,00
Dias locados	300 × 45%	135 dias
Custo por dia locado	3.132 ÷ 135	R$ 23,20
Diária	23,20 ÷ (1 − 0,08 − 0,25)	R$ 34,63

Arredondando a diária para R$ 35,00, a prova fica assim: 135 dias × R$ 35,00 = R$ 4.725,00 de receita no ano. O imposto de 8% leva R$ 378,00 e o custo anual, R$ 3.132,00. Sobram R$ 1.215,00, ou 25,7% da receita.

Diária, semanal e mensal: desconto por período sem perder a margem

O contrato longo custa menos para a locadora por dia: uma entrega, uma conferência e uma cobrança para vários dias de uso. É por isso que a praça costuma cobrar a semana e o mês por um número de diárias menor do que os dias do período. O multiplicador é decisão comercial sua. No exemplo, a semana vale 4 diárias e o mês vale 12:

Período	Regra do exemplo	Preço	Valor por dia de uso
Diária	1 diária	R$ 35,00	R$ 35,00
Semanal (7 dias)	4 diárias	R$ 140,00	R$ 20,00
Mensal (30 dias)	12 diárias	R$ 420,00	R$ 14,00

O valor por dia do mensal (R$ 14,00) fica abaixo do custo por dia locado calculado com 45% de ocupação (R$ 23,20). Isso não é prejuízo automático, porque o contrato mensal aumenta os dias locados. O teste é refazer a conta do ano com a mistura real de contratos.

Suponha que a betoneira feche o ano com 30 diárias avulsas, 8 semanas e 4 meses:

• Receita: 30 × R$ 35,00 + 8 × R$ 140,00 + 4 × R$ 420,00 = R$ 3.850,00.
• Dias locados: 30 + 56 + 120 = 206, ou 68,7% dos 300 dias.
• Imposto de 8%: R$ 308,00.
• Resultado: R$ 3.850,00 − R$ 308,00 − R$ 3.132,00 = R$ 410,00, ou 10,6% da receita.

A máquina trabalhou muito mais e a margem caiu de 25,7% para 10,6%. O desconto do mensal estava grande demais para essa mistura. Para manter os 25% alugando só por mês durante 10 meses, a receita anual teria de ser R$ 3.132,00 ÷ 0,67 = R$ 4.674,63, o que dá R$ 467,46 por mês, e não R$ 420,00. Na prática, mais dias de uso também aumentam a manutenção, então revise esse item quando a ocupação subir.

Máquina pesada: preço por hora de horímetro

Retroescavadeira, escavadeira, rolo e empilhadeira se desgastam por hora trabalhada. A conta é a mesma, trocando dias locados por horas de horímetro e vida em anos por vida em horas.

Exemplo da Redação Beevix (2026): retroescavadeira comprada por R$ 380.000,00, com revenda estimada em R$ 152.000,00 depois de 10.000 horas. Ela roda 1.200 horas faturadas por ano. Capital a 12% ao ano, imposto de 8% e margem de 25%.

Item	Conta	Valor por hora
Depreciação	(380.000 − 152.000) ÷ 10.000 h	R$ 22,80
Manutenção	Média das ordens de serviço por hora rodada	R$ 18,00
Custo do capital	12% × 266.000 = 31.920 por ano ÷ 1.200 h	R$ 26,60
Seguro e fixos da máquina	7.600 por ano ÷ 1.200 h	R$ 6,33
Custo por hora	Soma	R$ 73,73
Preço por hora	73,73 ÷ 0,67	R$ 110,04

Com o preço em R$ 110,00 por hora e franquia mínima de 160 horas no mês, o contrato mensal começa em 160 × R$ 110,00 = R$ 17.600,00. Operador, diesel e transporte em prancha ficam fora dessa conta e devem ser cobrados à parte, com valores separados no contrato. A franquia mínima protege a locadora da máquina que fica na obra sem rodar: o capital e o seguro correm do mesmo jeito.

Imposto e itens cobrados à parte

Os 8% do exemplo são um número redondo para a conta fechar. O percentual verdadeiro depende do regime da locadora e deve vir do contador. Três pontos para levar a essa conversa:

• Simples Nacional. A receita de locação de bens móveis é tributada pelo Anexo III, deduzida a parcela correspondente ao ISS (Lei Complementar 123/2006, art. 18, § 4º, V). A alíquota efetiva muda com o faturamento dos últimos 12 meses.
• Serviço junto com o aluguel. Montagem, operador e frete podem ter ISS e precisam de preço próprio. O guia de nota fiscal de locação de bens móveis explica a separação.
• Reforma tributária. A locação entra no IBS e na CBS, e em 2027 o PIS e a Cofins deixam de existir. Refaça a tabela quando o contador confirmar a carga do seu regime. O texto sobre a alíquota da CBS em 2027 e o preço de venda mostra como o imposto novo entra no preço.

Passo a passo para montar a sua tabela

1. Liste cada equipamento com preço de compra, data, valor de revenda estimado e prazo de uso.
2. Some as ordens de serviço de manutenção de cada um nos últimos 12 meses.
3. Defina a taxa de capital e rateie os custos fixos do ano entre as máquinas.
4. Tire do controle de contratos os dias (ou horas) locados de cada equipamento no ano.
5. Calcule o custo por dia locado e a diária com o imposto do seu regime e a margem desejada.
6. Defina os multiplicadores de semana e de mês e teste com a mistura real de contratos do ano passado.
7. Compare com o preço da praça. Se a sua conta dá acima, o caminho é subir a ocupação, alongar o prazo de uso ou vender a máquina que não gira.
8. Revise a cada seis meses ou quando mudar preço de máquina nova, juros ou imposto.

Um aviso franco: o cálculo da diária por depreciação e ocupação é feito em planilha, como neste texto. O que o sistema entrega são os dados de entrada, como o gasto com peças e serviços e o que foi faturado e recebido. A forma de registrar tabela de preço por período e a situação de cada equipamento deve ser vista com um especialista, na sua operação. Veja as páginas de locadoras de equipamentos e de locação de máquinas pesadas, e a calculadora de margem de lucro para conferir o resultado.

Fontes oficiais

• Receita Federal, Perguntas e Respostas da Pessoa Jurídica, capítulo VIII (Lucro Operacional), pergunta 59, sobre o prazo de vida útil do Anexo III da IN RFB 1.700/2017 e a possibilidade de taxa diferente: gov.br/receitafederal, consultado em 11/11/2026.
• Lei Complementar 123/2006, art. 18, § 4º, V (locação de bens móveis no Anexo III, deduzida a parcela do ISS): planalto.gov.br, consultado em 11/11/2026.
• Lei Complementar 214/2025 (IBS e CBS): planalto.gov.br, consultado em 11/11/2026.

Perguntas frequentes

Qual a fórmula para calcular a diária de locação de um equipamento?

Some depreciação anual, manutenção anual, custo do capital e custos fixos rateados, divida pelos dias locados no ano e divida o resultado por 1 menos os percentuais de imposto e de margem. No exemplo: R$ 3.132,00 ÷ 135 dias ÷ 0,67 = R$ 34,63.

Quanto cobrar pelo aluguel mensal de um equipamento?

Não existe percentual fixo sobre o valor da máquina. O mensal sai da diária calculada e de um multiplicador que você define, como 12 diárias no exemplo. Depois, teste a receita do ano com a mistura real de contratos para ver se a margem se mantém.

Como calcular a depreciação de um equipamento para locação?

Pela conta linear: preço de compra menos valor de revenda, dividido pelos anos de uso na locadora. Uma betoneira de R$ 6.000,00 revendida por R$ 1.200,00 depois de 4 anos deprecia R$ 1.200,00 por ano. Em máquina com horímetro, divida pela vida em horas.

O que é taxa de ocupação na locação de equipamentos?

É a divisão dos dias locados pelos dias em que o equipamento esteve disponível para alugar. Uma máquina alugada 135 dias em 300 tem ocupação de 45%. Quanto menor a ocupação, maior precisa ser a diária para cobrir o custo anual.

O frete e o operador entram no valor da locação?

Devem ser calculados e cobrados à parte. Frete, montagem e operador são custos que variam por contrato e podem ter tratamento fiscal diferente do aluguel, com incidência de ISS conforme o município. Separe os valores no contrato e na nota.

Próximo passo: calcule três máquinas antes de mexer na tabela

Escolha a máquina que mais gira, a que mais quebra e a que mais fica parada, e faça a conta das três com os números do último ano. O resultado mostra se o problema da locadora é preço, manutenção ou ocupação. Para registrar manutenção, cobrança e notas no mesmo lugar, compare os planos do Beevix, veja os segmentos atendidos ou fale com um especialista.