Nota fiscal para órgão público: CFOP, isenção e retenções

A nota fiscal para órgão público é, na maioria dos casos, uma NF-e de venda comum, com o órgão identificado pelo CNPJ como destinatário não contribuinte do ICMS e consumidor final. O que muda são três pontos: a possível isenção de ICMS em vendas internas a órgãos estaduais (Convênio ICMS 26/03, com desconto obrigatório no preço), a retenção de tributos federais no pagamento por órgãos da União (Lei 9.430/96, art. 64) e, a partir de 2027, o grupo de compras governamentais da NF-e criado para o IBS e a CBS.

Vender para prefeitura, escola estadual, universidade federal ou hospital público atrai muita pequena empresa: o volume é bom e o comprador é conhecido. Mas o primeiro pagamento costuma atrasar por detalhe de nota. Valor diferente do empenho, desconto da isenção não informado, CFOP de contribuinte em venda para outro estado: qualquer um desses erros devolve a nota para correção.

A seguir, como preencher a NF-e para um órgão público, quando cabe a isenção, como funciona a retenção federal e um exemplo com valores. As regras de ICMS dependem da adoção pelo seu estado; confirme com a contabilidade.

Como identificar o órgão público na NF-e

Campo	Preenchimento usual
Destinatário	CNPJ e razão social do órgão (a unidade que empenhou a compra)
Indicador de IE do destinatário	Não contribuinte (indIEDest = 9), salvo órgão com inscrição estadual
Consumidor final	Sim (indFinal = 1)
CFOP, mesmo estado	Venda comum, como 5102
CFOP, outro estado	6108 (venda a não contribuinte de outro estado)
Informações complementares	Número do empenho, contrato ou processo, se o órgão pedir

Os campos indIEDest e indFinal estão no Manual de Orientação do Contribuinte (MOC) da NF-e. A página do CFOP 6108 traz a descrição oficial do código usado na venda para fora do estado.

Venda para órgão de outro estado: DIFAL

Como o órgão público em regra não é contribuinte do ICMS, a venda interestadual para ele segue a regra das vendas a consumidor final não contribuinte. A Lei Complementar 87/96, com a redação da LC 190/2022, prevê o fato gerador na saída de bem ou mercadoria destinado a consumidor final não contribuinte de outro estado (art. 12, XVI), e o vendedor recolhe o diferencial de alíquotas ao estado de destino. A calculadora de DIFAL ajuda a estimar o valor antes de fechar o preço da proposta.

Isenção de ICMS para órgãos estaduais (Convênio ICMS 26/03)

O Convênio ICMS 26/03 autoriza os estados e o Distrito Federal a isentar o ICMS nas operações internas de venda de bens, mercadorias ou serviços a órgãos da administração pública estadual direta, suas fundações e autarquias. É uma autorização: cada estado decide se adota, com quais limites e para quais produtos (o § 5º permite restringir).

Quando adotada, a isenção tem condições (cláusula primeira, § 1º):

• o valor equivalente ao imposto dispensado deve ser descontado do preço;
• o valor do desconto deve aparecer no documento fiscal;
• para mercadoria importada, é preciso comprovar a inexistência de similar produzido no país.

Observe o alcance: só operações internas e só órgãos estaduais. Venda para prefeitura, para órgão federal ou para órgão de outro estado não entra nesse convênio. O estado também pode dispensar o estorno do crédito do fornecedor (§ 3º).

"Na isenção para órgão estadual, quem ganha o imposto é o comprador, na forma de desconto. Se o desconto não aparece na nota, a isenção não se sustenta." — Equipe Beevix, redação fiscal

Retenção de tributos federais no pagamento

Pelo art. 64 da Lei 9.430/96, os pagamentos de órgãos, autarquias e fundações da administração pública federal a pessoas jurídicas, pelo fornecimento de bens ou pela prestação de serviços, sofrem retenção na fonte de imposto de renda, CSLL, Cofins e PIS/Pasep. A obrigação de reter é do órgão que paga, e o valor retido é antecipação do que a empresa deve.

Os percentuais e as exceções estão na Instrução Normativa RFB 1.234/2012. Entre as exceções está o pagamento a empresa optante pelo Simples Nacional, que deve comprovar a opção ao órgão. Na prática, isso significa que o valor creditado na conta pode ser menor que o total da nota, e o financeiro precisa registrar a diferença como imposto retido, não como desconto. Órgãos estaduais e municipais seguem regras próprias para retenções.

A partir de 2027: grupo de compras governamentais na NF-e

A Nota Técnica 2025.002, que adapta a NF-e à reforma tributária, criou o grupo gCompraGov. Nele, a nota informa o tipo de ente comprador (União, estado, Distrito Federal, município, consórcio público ou Comitê Gestor do IBS), o percentual de redução da alíquota em compra governamental, previsto na LC 214/2025, e o tipo de operação (fornecimento com pagamento posterior, pagamento antecipado etc.). As regras de validação do grupo tratam de notas emitidas de 2027 em diante. O tema afeta diretamente quem vende para o governo; acompanhe a versão vigente da nota técnica com a contabilidade.

Exemplo com isenção do Convênio 26/03

Exemplo da Redação Beevix (2026), com valores hipotéticos: uma papelaria do regime normal vende a uma escola estadual do mesmo estado, que adotou a isenção do Convênio 26/03, material com preço normal de R$ 10.000,00. A alíquota interna do exemplo é de 18%, e o estado calcula o desconto pelo imposto que incidiria sobre o preço.

Item	Cálculo	Valor
Preço normal dos produtos	—	R$ 10.000,00
ICMS dispensado (desconto)	18% de R$ 10.000,00	R$ 1.800,00
Valor da nota	10.000,00 − 1.800,00	R$ 8.200,00
Informação na nota	Valor do desconto e dispositivo da isenção	R$ 1.800,00

Conta conferida: 10.000 × 0,18 = 1.800; 10.000 − 1.800 = 8.200. O § 6º do convênio permite que o estado use outra base para o desconto, como a diferença entre o imposto pago na compra e o que seria devido na venda. Por isso a forma exata do cálculo vem do regulamento do seu estado. Em empresas do Simples Nacional, o tratamento da isenção dentro do DAS também deve ser conferido com a contabilidade.

Como emitir a nota para órgão público em 5 passos

1. Confira a nota de empenho. Itens, quantidades, valores e CNPJ do órgão devem bater com a nota fiscal.
2. Cadastre o órgão como não contribuinte. CNPJ, endereço de entrega e indicador de IE, salvo se o órgão tiver inscrição estadual.
3. Escolha o CFOP pela localização. Venda comum no mesmo estado; 6108 para órgão de outro estado, com DIFAL.
4. Aplique a isenção, se cabível. Só para órgão estadual, em operação interna, no estado que adotou o Convênio 26/03, com desconto e indicação na nota.
5. Prepare o recebimento. Envie XML e DANFE como o edital pedir e registre no financeiro a retenção federal, se houver.

Erros comuns

• emitir a nota com valor ou itens diferentes do empenho;
• usar 6102 em venda para órgão de outro estado e esquecer o DIFAL;
• aplicar a isenção do Convênio 26/03 para prefeitura ou órgão federal;
• não informar o valor do desconto da isenção na nota;
• lançar a retenção federal como desconto concedido.

Empresas que vendem para o governo estão em vários setores, de papelarias a distribuidoras. Veja os demais segmentos atendidos pelo Beevix.

Fontes oficiais

• Convênio ICMS 26/03 — isenção nas aquisições por órgãos da administração pública estadual — Confaz, consultado em 02/10/2026
• Lei 9.430/1996, art. 64 — retenção na fonte em pagamentos de órgãos federais — Planalto, consultado em 02/10/2026
• Instrução Normativa RFB 1.234/2012 — retenção de tributos nos pagamentos da administração pública federal — Receita Federal, consultado em 02/10/2026
• Lei Complementar 87/1996, art. 12, XVI (incluído pela LC 190/2022) — Planalto, consultado em 02/10/2026
• Nota Técnica 2025.002-RTC — grupo de compras governamentais (gCompraGov) — Portal Nacional da NF-e, consultado em 02/10/2026

Perguntas frequentes

Qual CFOP usar na venda para órgão público?

Não existe CFOP específico. No mesmo estado, usa-se o código de venda comum, como 5102. Para órgão de outro estado, que em regra não é contribuinte do ICMS, o código é o 6108, com recolhimento do DIFAL ao estado de destino.

Venda para órgão público tem isenção de ICMS?

Pode ter, em vendas internas a órgãos da administração pública estadual, nos estados que adotaram o Convênio ICMS 26/03. A isenção exige desconto no preço equivalente ao imposto dispensado e indicação desse desconto na nota.

O órgão público é contribuinte do ICMS?

Em regra, não. Por isso a nota costuma indicar o destinatário como não contribuinte e consumidor final. Há exceções, como órgãos ou empresas públicas com inscrição estadual; confira o cadastro antes de emitir.

Por que recebi menos do que o valor da nota?

Pagamentos de órgãos federais sofrem retenção na fonte de IR, CSLL, PIS e Cofins, pelo art. 64 da Lei 9.430/96. O valor retido é antecipação dos tributos da empresa. Optantes pelo Simples Nacional estão entre as exceções previstas na IN RFB 1.234/2012.

O que muda na nota para órgão público com a reforma tributária?

A NT 2025.002 criou o grupo de compras governamentais na NF-e, com o tipo de ente comprador e o percentual de redução de alíquota previsto na LC 214/2025. As regras de validação desse grupo tratam de notas emitidas a partir de 2027.

Próximo passo: monte o checklist da venda pública

Antes da primeira proposta, confirme com a contabilidade a isenção no seu estado, o tratamento do DIFAL e as retenções no pagamento. Depois, use o empenho como base da nota. Conheça os planos e preços do Beevix ou faça o teste grátis de 30 dias, sem cartão.