Melhor ERP para pequenas empresas: o que avaliar antes de contratar

O que uma pequena empresa precisa do primeiro dia

O ponto de partida é a rotina que hoje está em planilha ou em papel. Na maioria das pequenas empresas, são cinco coisas que precisam conversar entre si: o cadastro de produtos e clientes, a venda, a nota, o estoque e o dinheiro que entra e sai. Um ERP vale a pena quando faz a venda baixar o estoque, gerar a nota e lançar o valor no contas a receber sem que alguém redigite nada.

• Cadastros únicos de produtos, clientes e fornecedores, usados pela venda, pela nota e pelo financeiro (cadastros).
• Emissão da nota a partir da venda, sem digitar de novo: NF-e, NFC-e ou NFS-e, conforme o caso.
• Estoque que baixa na venda e entra na compra, com saldo mínimo e alerta de reposição.
• Financeiro com contas a pagar e a receber, fluxo de caixa e conciliação com o extrato.
• Relatórios simples: o que vendeu, o que sobrou e quanto entrou no mês.

Critérios e o peso de cada um para a pequena empresa

Quanto custa de verdade: some o primeiro ano

A mensalidade é só uma parte. Para comparar propostas de forma justa, monte uma conta de 12 meses com tudo o que você vai pagar: mensalidade (ou anuidade), taxa de implantação, usuários além do incluído, pacote de notas, integrações cobradas à parte, certificado digital e eventuais módulos que você só descobre que precisa depois.

Faça a mesma conta para o plano seguinte de cada fornecedor. Uma pequena empresa costuma subir de degrau quando contrata alguém, abre um canal de venda novo ou passa a prestar serviço, e o salto de preço nessa hora pesa mais que a diferença inicial. A calculadora de ponto de equilíbrio ajuda a ver quanto o sistema precisa devolver em tempo ou em venda para se pagar.

Perguntas para a demonstração

1. 1Mostre uma venda virando nota e baixando o estoque, do começo ao fim.
2. 2Mostre como importo meus produtos de uma planilha e quanto tempo isso leva.
3. 3Quanto fica o primeiro ano com 3 usuários e as integrações de que eu preciso?
4. 4Qual é a regra de fidelidade, multa e reajuste?
5. 5Como funciona o suporte em caso de rejeição na SEFAZ? Por qual canal?
6. 6Em que formato eu exporto cadastros, contas e XML se decidir sair?
7. 7O sistema avisa antes do certificado digital vencer?

Implantação sem parar a loja

A migração costuma dar errado quando tudo muda no mesmo dia. Um caminho mais seguro é cadastrar produtos e clientes primeiro, fazer o inventário do estoque, emitir as primeiras notas em paralelo ao processo antigo por alguns dias e só depois desligar a planilha. O guia de inventário sem parar a operação e a planilha de controle de estoque ajudam a chegar com o saldo certo.

Peça à contabilidade para conferir a configuração fiscal antes da primeira nota de verdade: regime tributário, CFOP de venda e CST ou CSOSN dos produtos. Erro de configuração aparece em todas as notas seguintes, e corrigir depois dá mais trabalho.

Sinais de que ainda não é hora de um ERP

Se a empresa emite poucas notas, não tem estoque relevante e vende num canal só, uma planilha bem feita e o emissor público podem bastar por um tempo. A planilha de fluxo de caixa e a planilha de contas a pagar e receber são um bom meio-termo. O momento de mudar costuma ser quando o estoque deixa de bater, quando a nota começa a atrasar a entrega ou quando ninguém sabe dizer quanto sobrou no mês.