ERP gratuito: o que costuma ficar de fora

Gratuito de verdade: os emissores públicos

Para emitir nota sem pagar nada, existem caminhos oficiais. Serviço sai pelo Emissor Nacional da NFS-e, em portal web e aplicativo, com acesso por conta gov.br, certificado digital ou usuário e senha. Para o MEI que vende mercadoria, a Nota Fiscal Fácil das secretarias de Fazenda emite NF-e e NFC-e no celular, nos estados que oferecem o módulo; a orientação da SEF/SC fala em emitir "sem o custo de adquirir certificado digital ou software de emissão".

Esses emissores fazem uma coisa e fazem bem: a nota. Não guardam estoque, não lançam contas a pagar e a receber, não importam pedidos de marketplace e não conciliam o banco. Para quem emite poucas notas, é a escolha mais barata. O guia emissor de nota fiscal para MEI compara as opções públicas.

Para estoque e caixa sem pagar sistema, as planilhas gratuitas cobrem o básico enquanto o volume é pequeno, com a vantagem de que os dados ficam com você desde o primeiro dia.

O que costuma ficar de fora numa versão gratuita

Quando um sistema de gestão oferece versão gratuita, alguém paga a conta de servidor, atualização fiscal e suporte. O modelo mais comum é limitar a versão gratuita e cobrar quando a empresa cresce. Os pontos abaixo são os que mais aparecem; nem todo sistema limita todos eles, e por isso vale perguntar um a um.

Os seus dados e os XML: o ponto que mais pesa

Ao escolher qualquer sistema, gratuito ou pago, confirme como os seus dados saem dele. A regra da NF-e diz que "o emitente deverá manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa" (Ajuste SINIEF 07/05, cláusula décima). Se o sistema deixar de existir ou mudar de condição, os XML continuam sendo responsabilidade sua.

Para dados pessoais de clientes pessoa física, a LGPD prevê no art. 18, V, o direito do titular à portabilidade "a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa". Para os dados da empresa em si (estoque, contas, histórico de vendas), quem define a saída é o contrato ou os termos de uso. Leia essa parte antes de começar.

Quando o gratuito faz sentido e quando vira custo

• Faz sentido: você está testando um negócio, emite poucas notas, vende num canal só e não depende de integração.
• Faz sentido: você só precisa da nota e não de estoque ou financeiro; aí o emissor público resolve.
• Vira custo: a cota de notas acaba no meio do mês e a emissão para.
• Vira custo: a integração com o marketplace é paga e você digita os pedidos à mão para economizar.
• Vira custo: a migração para outro sistema depois, quando os dados não saem num formato que outro sistema leia.

Checklist antes de usar um ERP gratuito

• Sei a cota de notas, usuários e cadastros do plano gratuito.
• Sei quais integrações e módulos ficam de fora.
• Sei por qual canal o suporte atende e em que prazo.
• Confirmei que exporto cadastros, contas e XML.
• Sei quanto custa o primeiro plano pago, para o dia em que eu passar do limite.
• Comparei com o emissor público gratuito do meu caso.