Nota fiscal de devolução: CFOP, emissão e prazo em 5 passos

Uma nota fiscal de devolução registra o retorno total ou parcial de uma mercadoria e deve reproduzir os dados fiscais da operação original, com CFOP, produtos, quantidades, valores, tributos e chave de acesso ajustados ao motivo da devolução. Em regra, o destinatário contribuinte emite a NF-e de saída; quando o comprador não emite documento fiscal, o vendedor costuma emitir uma NF-e de entrada.

O ponto crítico não é apenas tirar a mercadoria da prateleira. A devolução precisa desfazer corretamente estoque, financeiro e efeitos tributários. Um CFOP errado pode deixar o produto no saldo incorreto, manter uma conta a receber aberta ou gerar divergência na escrituração. Como ICMS, ICMS-ST e procedimentos de emissão variam por estado e regime tributário, confirme o enquadramento com a contabilidade antes de transmitir.

Quem deve emitir a nota fiscal de devolução

O emissor depende de quem está devolvendo e de sua capacidade de emitir documento fiscal. Em uma venda entre duas empresas contribuintes do ICMS, a compradora normalmente emite uma NF-e de saída para devolver a mercadoria ao fornecedor. Essa NF-e referencia a chave da nota original.

Quando o comprador é consumidor final, pessoa física ou empresa sem emissão própria para aquela operação, o estabelecimento vendedor costuma emitir uma NF-e de entrada. Isso acontece, por exemplo, quando uma loja recebe de volta um colchão vendido ao consumidor por NF-e ou NFC-e. O procedimento deve seguir as regras da Secretaria da Fazenda do estado e a orientação contábil.

A devolução é diferente de cancelamento. O cancelamento busca invalidar uma nota quando a operação não se concretizou e depende do prazo e das condições da autorização estadual. Se a mercadoria já circulou, entrou no estoque do cliente ou voltou fisicamente ao vendedor, normalmente é necessário documentar o retorno.

“Antes de escolher o CFOP, confirme quem está emitindo, de onde a mercadoria está saindo e qual operação original será desfeita.” — Redação Beevix, equipe de conteúdo fiscal

Esse fluxo aparece tanto no comércio quanto em empresas predominantemente prestadoras de serviço. Entre os segmentos atendidos pelo Beevix, uma oficina pode devolver uma peça incompatível ao distribuidor, enquanto autoescolas e CFCs podem devolver equipamentos, materiais didáticos ou componentes comprados para a operação.

Como emitir a nota fiscal de devolução em 5 passos

1. Localize o documento original. Separe XML, DANFE, chave de acesso, número, série, data, emitente e destinatário. Não monte a devolução apenas com base no pedido ou no comprovante de pagamento.

2. Defina se a devolução é total ou parcial. Na devolução total, todos os itens e quantidades retornam. Na parcial, inclua somente o que voltou. Se uma loja recebeu dez furadeiras e devolveu duas, a NF-e deve registrar duas unidades, conforme exemplo operacional elaborado pela Beevix (2026).

3. Escolha a natureza da operação e o CFOP. Informe uma descrição objetiva, como “Devolução de compra para comercialização”. O CFOP muda conforme entrada ou saída, operação interna ou interestadual, finalidade da compra e incidência de substituição tributária.

4. Reproduza os dados fiscais proporcionais. Use o mesmo produto, unidade, NCM — Nomenclatura Comum do Mercosul —, CEST quando aplicável, quantidade, valor unitário, desconto e tributos da nota original. CST ou CSOSN também precisa respeitar o regime e a finalidade da devolução.

5. Referencie a chave, valide e transmita. Preencha o campo de documento fiscal referenciado com a chave da NF-e original. Confira totais, endereço, transportadora e informações adicionais antes da autorização. Depois, envie XML e DANFE às partes envolvidas e registre a movimentação no estoque e no financeiro.

Considere uma distribuidora que vendeu quatro caixas por R$ 250 cada, totalizando R$ 1.000. Se o cliente devolver uma caixa, o valor dos produtos na devolução será R$ 250, antes de frete, descontos e tributos proporcionais. Os valores são de um exemplo operacional elaborado pela Beevix (2026), não de uma regra fiscal.

Qual CFOP usar na devolução de compra ou de venda

CFOP é o Código Fiscal de Operações e Prestações. Ele informa a natureza da movimentação. Os códigos iniciados por 1 indicam entradas dentro do estado; por 2, entradas interestaduais; por 5, saídas dentro do estado; e por 6, saídas interestaduais, conforme a tabela CFOP do Convênio Sinief sem número de 1970, vigente em 2026.

A tabela abaixo reúne situações frequentes. Ela não substitui a análise da nota original, do regime tributário e da legislação estadual.

Situação operacional	Dentro do estado	Entre estados	Uso comum
Devolução de compra para industrialização	5.201	6.201	Comprador devolve insumo adquirido para produção
Devolução de compra para comercialização	5.202	6.202	Loja ou distribuidora devolve mercadoria ao fornecedor
Devolução de venda de produção própria	1.201	2.201	Vendedor recebe de volta produto fabricado pelo estabelecimento
Devolução de venda de mercadoria de terceiros	1.202	2.202	Vendedor recebe de volta item comprado para revenda
Devolução de compra para comercialização com substituição tributária	5.411	6.411	Comprador devolve mercadoria de terceiros sujeita a ICMS-ST
Devolução de venda de mercadoria de terceiros com substituição tributária	1.411	2.411	Vendedor recebe mercadoria de terceiros sujeita a ICMS-ST

Os códigos e descrições seguem a tabela CFOP do Convênio Sinief sem número de 1970, consultada em 2026. Existem outros enquadramentos, inclusive para ativo imobilizado, uso e consumo, industrialização e mercadoria sujeita a substituição tributária. Por isso, copiar o CFOP usado em outra devolução pode gerar erro.

Uma loja de colchões que devolve ao fabricante um produto comprado para revenda tende a analisar os CFOPs 5.202 ou 6.202, conforme o estado de destino. Já o fabricante que recebe de volta um colchão de produção própria tende a analisar 1.201 ou 2.201. Veja como um sistema pode organizar pedidos, entregas e trocas em lojas de colchões.

Como preencher valores, impostos e chave da nota original

A devolução deve espelhar a operação original na proporção devolvida. Não use o preço atual do cadastro se ele for diferente do valor da venda ou compra. O documento fiscal desfaz uma operação anterior; não registra uma nova negociação.

• Produtos: mantenha descrição, código, NCM, unidade e valor unitário compatíveis com o XML original.
• Quantidade: informe apenas a quantidade efetivamente devolvida.
• Desconto: devolva a parcela correspondente ao item retornado.
• Frete e despesas: distribua os valores conforme o tratamento adotado na operação original e a orientação fiscal.
• ICMS e ICMS-ST: reproduza os campos cabíveis ao regime e à legislação estadual.
• IPI: preencha os campos próprios da devolução quando aplicável, conforme o leiaute da NF-e e a contabilidade.
• Chave referenciada: vincule a NF-e de origem para deixar clara a operação desfeita.

Imagine uma peça vendida por R$ 500 com ICMS de 18%, em um exemplo meramente didático elaborado pela Beevix (2026). O ICMS indicado seria R$ 90 antes de considerar base reduzida, diferimento, substituição tributária ou particularidades do regime. Não aplique essa alíquota automaticamente: confirme a tributação da operação original e a regra do seu estado com a contabilidade.

Empresas do Simples Nacional também precisam cuidar do CSOSN, o Código de Situação da Operação no Simples Nacional. O preenchimento não deve ser copiado de uma empresa do regime normal. A possibilidade e a forma de informar valores tributários dependem da operação e da escrituração envolvida.

Qual é o prazo para emitir a nota fiscal de devolução

Não existe um único prazo nacional aplicável a toda nota fiscal de devolução. O prazo pode depender do tipo de operação, do estado, do benefício fiscal, do regime tributário, do contrato comercial e das condições para aproveitamento ou estorno de créditos.

Na operação diária, a emissão deve acompanhar a saída física da mercadoria. Se o cliente contribuinte devolver os itens, a NF-e precisa estar autorizada antes do transporte. O caminhão não deve circular apenas com e-mail, pedido de troca ou cópia da nota de venda.

O prazo comercial de troca também não é automaticamente o prazo fiscal. Nas compras realizadas fora do estabelecimento, como internet ou telefone, o consumidor pode exercer o direito de arrependimento em sete dias a partir da assinatura ou do recebimento, conforme o artigo 49 do Código de Defesa do Consumidor, Lei nº 8.078 de 1990. A empresa ainda precisa documentar fiscalmente o retorno conforme seu estado.

Em defeito, garantia, recusa de entrega ou devolução acordada entre empresas, podem existir prazos diferentes. Também pode haver limite específico para recuperação de ICMS-ST ou manutenção de benefício fiscal. Confirme o caso com a contabilidade e, quando necessário, com a SEFAZ estadual.

“O prazo comercial diz quando a empresa aceita a devolução; o procedimento fiscal diz como a mercadoria pode voltar e ser escriturada.” — Redação Beevix, equipe de conteúdo fiscal

Como evitar que a devolução distorça estoque e financeiro

A nota autorizada resolve apenas uma parte do processo. A mercadoria voltou, mas ainda precisa passar por conferência. A equipe deve verificar quantidade, lote, validade, número de série, embalagem e condição de revenda. Um colchão aberto, uma peça instalada e um alimento fora da temperatura exigida não podem retornar automaticamente ao estoque disponível.

Crie locais separados, como “devolução em análise”, “avariado” e “disponível para venda”. Assim, o balcão não promete um item que está fisicamente no depósito, mas ainda aguarda inspeção. Se os saldos já estiverem divergentes, use o roteiro de inventário de estoque em cinco etapas para conferir o cadastro sem interromper toda a operação.

No financeiro, uma devolução pode gerar estorno, crédito para compra futura, abatimento de parcela ou reembolso. Se uma venda de R$ 1.200 foi parcelada e R$ 300 retornaram, o contas a receber precisa refletir o acordo comercial. Os valores são de exemplo elaborado pela Beevix (2026). A NF-e não baixa sozinha um boleto emitido fora do fluxo nem informa ao caixa qual parcela será renegociada.

No Beevix, emissão fiscal, estoque, vendas e contas a pagar e a receber ficam na mesma base. Isso reduz a digitação repetida e facilita rastrear o documento original, a movimentação do item e o efeito financeiro. Há quatro planos, de R$ 129 a R$ 799 por mês, conforme os planos e preços do Beevix consultados em 2026, com suporte humano e sem fidelidade ou multa.

Perguntas frequentes

Posso emitir nota fiscal de devolução sem a nota original?

A devolução deve referenciar o documento que originou a compra ou venda. Se o DANFE foi perdido, procure o XML no ERP, no e-mail, com o fornecedor ou no ambiente fiscal autorizado. Emitir sem identificar a origem aumenta o risco de CFOP, valores e tributos incorretos. Confirme com a contabilidade como proceder quando o documento não puder ser recuperado.

Qual CFOP usar para devolver uma mercadoria comprada para revenda?

Quando o comprador devolve mercadoria adquirida para comercialização, os CFOPs mais comuns são 5.202 em operação interna e 6.202 em operação interestadual. Se houver substituição tributária, podem ser analisados 5.411 ou 6.411. O código definitivo depende da nota original, da origem da mercadoria e da regra estadual, devendo ser validado pela contabilidade.

Consumidor pessoa física precisa emitir nota de devolução?

Normalmente, o consumidor pessoa física não emite NF-e para devolver uma compra. O vendedor recebe o item e emite uma NF-e de entrada, referenciando o documento da venda, conforme o procedimento estadual. Em venda registrada por NFC-e, não se emite uma NFC-e negativa. A empresa deve guardar os comprovantes da devolução e do eventual reembolso.

Nota de devolução pode ser emitida depois que a mercadoria voltou?

O documento fiscal deve acompanhar o transporte quando a mercadoria retorna ao fornecedor. Emitir somente depois da chegada pode deixar a circulação sem cobertura fiscal. Se o retorno já ocorreu sem documento, não tente corrigir apenas alterando datas ou dados. Relate o caso à contabilidade para avaliar o procedimento permitido pela SEFAZ do estado envolvido.

Uma devolução parcial precisa repetir todos os itens da nota original?

Não. A NF-e de devolução parcial deve trazer somente os itens e as quantidades efetivamente devolvidos, com valores, descontos, frete e tributos proporcionais quando aplicáveis. A chave da nota original continua sendo referenciada. Os itens mantidos pelo comprador não entram no documento, evitando estorno fiscal e movimentação de estoque acima do retorno real.

Próximo passo para organizar as devoluções

Pegue uma devolução recente e confira quatro pontos: chave original, CFOP, quantidade recebida e efeito no contas a receber ou a pagar. Depois, padronize esse roteiro para balcão, estoque e fiscal. Para centralizar NF-e, produtos e financeiro, teste o Beevix grátis por 30 dias, sem cartão de crédito, conforme as condições do Beevix em 2026.