CFOP 5102 ou 5405: 4 critérios para vendas no varejo

Para decidir entre CFOP 5102 ou 5405, confira se a venda ocorre dentro do estado, se a mercadoria veio de terceiros e se o ICMS já foi recolhido por substituição tributária: use 5102 na revenda sem ICMS-ST anterior e 5405 na revenda interna em que a loja atua como contribuinte substituído.

A escolha não depende apenas do NCM ou do tipo de cliente. Ela nasce da combinação entre origem da mercadoria, UF de destino, enquadramento no ICMS-ST e posição da empresa na cadeia. Um mesmo balcão pode emitir uma NFC-e com itens em 5102 e 5405. Antes de alterar a configuração fiscal, valide o cenário com a contabilidade.

CFOP 5102 e 5405 identificam operações diferentes

CFOP é o Código Fiscal de Operações e Prestações. Ele informa a natureza da movimentação registrada na NF-e ou NFC-e. Segundo o Anexo II do Convênio SINIEF s/nº de 1970, publicado pelo Confaz e consultado em 2026, os códigos iniciados por 5 representam saídas realizadas dentro do estado.

Critério	CFOP 5102	CFOP 5405
Descrição fiscal	Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros	Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, sujeita à substituição tributária, na condição de contribuinte substituído
Origem do produto	Compra para revenda	Compra para revenda
Destino	Operação interna	Operação interna
ICMS-ST anterior	Não caracteriza a operação	O imposto da cadeia foi retido ou recolhido anteriormente, conforme a legislação aplicável
Papel do varejista	Revendedor em operação comum	Contribuinte substituído
Documento comum no varejo	NF-e ou NFC-e	NF-e ou NFC-e
Exemplo	Acessório comprado para revenda sem retenção de ICMS-ST	Autopeça recebida com ICMS-ST e revendida no mesmo estado

O 5102 não significa “venda para consumidor final”. O 5405 também não significa apenas “produto com CEST”. Consumidor, NCM, CEST, regime tributário e ICMS-ST são informações relacionadas, mas não intercambiáveis.

“O CFOP deve retratar a operação registrada no documento, não apenas o nome comercial do produto.” — Equipe Beevix, redação de gestão fiscal

Critério 1: confirme se a mercadoria veio de terceiros

Os dois códigos tratam de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros. Isso exclui, em regra, o item produzido pelo próprio estabelecimento. Uma loja que compra uma caneca pronta para revenda pode analisar 5102 ou 5405. Uma fábrica que produz a caneca precisa verificar códigos de venda de produção própria, como o 5101 em determinadas operações internas.

Essa diferença aparece com frequência em negócios mistos. Um alambique pode vender cachaça fabricada no local, taças compradas de um fornecedor e kits montados com itens de origens diferentes. A operação da bebida produzida pelo estabelecimento não deve ser classificada automaticamente como revenda. Veja como esse controle se aplica a alambiques e cachaçarias artesanais.

Considere uma loja de celular em Minas Gerais que compra um carregador por R$ 40,00 e o vende por R$ 79,90. No cenário didático elaborado pela Redação Beevix em 2026, a mercadoria veio de terceiro, a venda ocorreu no mesmo estado e não houve ICMS-ST anterior. A NFC-e pode usar o 5102, desde que NCM, tributação estadual e cadastro fiscal confirmem essa condição. Uma alíquota interna hipotética de 18% serve apenas para ilustrar o cadastro; a alíquota efetiva deve ser validada.

Na entrada, consulte a NF-e do fornecedor. Compare descrição, NCM, CEST, CFOP de entrada e campos de ICMS. Não conclua a origem pelo nome exibido no PDV. “Kit”, “combo” e “produto exclusivo” podem esconder mercadorias compradas, industrialização própria ou uma composição das duas situações.

Critério 2: verifique se a venda permanece dentro do estado

O primeiro dígito do CFOP delimita o alcance territorial. Os códigos 5102 e 5405 são usados em saídas internas. Se o cliente receber a mercadoria em outra UF, a empresa precisa avaliar um CFOP iniciado por 6, além das regras interestaduais aplicáveis.

Para uma revenda comum de mercadoria de terceiros, o equivalente interestadual costuma ser o 6102. No caso de produto sujeito à substituição tributária, não se deve trocar 5405 por “6405” no cadastro: esse código não integra a tabela corrente de CFOP. Dependendo da operação, pode ser necessário avaliar o 6404, usado em venda interestadual de mercadoria sujeita à ST cujo imposto já foi retido, além de convênio, protocolo, destino e responsabilidade pelo recolhimento.

Exemplo didático da Redação Beevix (2026): uma papelaria paulista vende R$ 149,00 em materiais para entrega no Paraná, emite NF-e e promete expedição em até dois dias úteis. Ainda que o comprador faça o pedido no balcão, a entrega em outra UF afasta os CFOPs internos. A alíquota interestadual e eventual DIFAL não devem ser inferidos apenas pelo CFOP; dependem das UFs, do destinatário e da legislação vigente.

• Confirme a UF do estabelecimento remetente.
• Use o endereço efetivo de entrega registrado no pedido.
• Identifique se o destinatário é contribuinte do ICMS.
• Verifique se existe ST aplicável entre origem e destino.
• Valide CFOP, CST ou CSOSN e recolhimentos com a contabilidade.

Esse cuidado é ainda mais necessário no e-commerce e no marketplace. O pedido pode entrar com endereço de cobrança local e entrega interestadual. Para medir o efeito fiscal, do frete e das comissões na margem, consulte também o guia sobre cálculo do lucro líquido em marketplaces.

Critério 3: identifique o ICMS-ST e o papel da loja na cadeia

ICMS-ST é o regime em que um participante recolhe antecipadamente o imposto atribuído a etapas posteriores da circulação. Quem faz o recolhimento é chamado de contribuinte substituto. O varejista que recebe a mercadoria com o imposto retido anteriormente costuma atuar como contribuinte substituído.

O 5405 corresponde à venda interna feita pelo substituído. Já o 5403 é ligado, em linhas gerais, à venda de mercadoria adquirida de terceiros quando o vendedor atua como substituto tributário. Confundir os dois códigos altera a representação da posição da empresa na cadeia.

Imagine uma loja de autopeças que recebe uma NF-e de fornecedor com custo de R$ 60,00 por unidade. O documento indica ICMS-ST retido e a mercadoria é revendida sete dias depois por R$ 99,00, dentro da mesma UF. No exemplo operacional da Redação Beevix (2026), o varejista está como substituído e usa o 5405 na NFC-e, sujeito à confirmação do enquadramento estadual. A alíquota interna hipotética de 18% não significa que a loja calculará novamente o ICMS próprio da mesma forma que numa operação comum.

Procure evidências no XML da nota de entrada, não apenas no DANFE impresso. O XML contém os grupos tributários usados pelo fornecedor, bases, valores de ICMS-ST e códigos fiscais. Também confira a legislação da UF, porque a lista de mercadorias sujeitas à ST varia e pode mudar.

“CEST preenchido ajuda a identificar a mercadoria, mas não prova sozinho que toda venda daquele item usa o 5405.” — Equipe Beevix, redação de gestão fiscal

Critério 4: combine NCM, CEST, CST ou CSOSN com o CFOP

NCM é a Nomenclatura Comum do Mercosul usada para classificar mercadorias. CEST é o Código Especificador da Substituição Tributária. CST identifica a situação tributária do ICMS no regime normal. CSOSN cumpre função semelhante para optantes pelo Simples Nacional.

Esses campos precisam ser coerentes, mas um não substitui o outro. Em operações com 5405, empresas do regime normal usam com frequência o CST 60, relacionado ao ICMS cobrado anteriormente por ST. No Simples Nacional, aparece com frequência o CSOSN 500. Isso não cria uma combinação universal: benefícios, antecipação, mercadoria, UF e operação podem exigir outro tratamento.

No 5102, também não existe um único CST ou CSOSN obrigatório. Uma empresa do Simples pode encontrar operações com CSOSN 102, enquanto uma empresa do regime normal pode usar CST 00, 20, 40 ou outro código, conforme tributação e benefício fiscal. A contabilidade deve entregar a matriz fiscal aplicável ao CNPJ.

Exemplo didático da Redação Beevix (2026): uma loja vende no mesmo dia uma capa de celular por R$ 49,90 e um componente por R$ 129,00. A capa está cadastrada como revenda sem ST; o componente foi recebido com retenção anterior. A NFC-e pode conter 5102 no primeiro item e 5405 no segundo. O prazo interno de revisão cadastral foi definido em cinco dias úteis, e a alíquota hipotética usada no teste foi de 18%. Esses parâmetros não substituem a regra estadual.

Esse cenário é comum em lojas de celular com controle por IMEI: aparelhos, peças, películas e acessórios não devem herdar cegamente a mesma tributação. O cadastro precisa seguir o item e a operação.

Configure o PDV para decidir por item, não por venda inteira

Quando o cadastro fiscal fica separado do estoque, a peça sai da prateleira e o caixa aplica uma regra antiga. O erro só aparece depois, na rejeição, na apuração ou na conferência do escritório contábil. Um ERP deve relacionar produto, NCM, CEST, origem, regra estadual, regime da empresa e tipo de operação.

Use este roteiro de implantação:

1. Exporte o cadastro de produtos e separe itens sem NCM, origem ou unidade tributável.
2. Levante os XMLs de entrada para localizar retenções de ICMS-ST e divergências de classificação.
3. Peça à contabilidade uma matriz com UF, tipo de cliente, CFOP, CST ou CSOSN e tratamento do ICMS.
4. Crie regras distintas para venda interna, venda interestadual, devolução e produção própria.
5. Emita NF-e e NFC-e em ambiente de homologação e confira o XML gerado.
6. Teste um pedido com itens de 5102 e 5405 na mesma venda.
7. Defina revisão quando fornecedor, NCM, CEST ou legislação estadual mudar.

No Beevix, estoque, vendas, PDV e emissão fiscal trabalham sobre a mesma base. A baixa ocorre junto da operação, e a equipe pode conferir o documento sem redigitar o pedido. O sistema atende negócios de diferentes portes; consulte os segmentos atendidos pelo Beevix e compare os planos e preços do Beevix.

A conferência física também interfere na qualidade fiscal. Produto duplicado, unidade errada e cadastro antigo geram regras inconsistentes. Se a base estiver desorganizada, siga o processo de inventário de estoque sem parar a operação antes de replicar configurações.

Corrija erros, devoluções e operações interestaduais sem reaproveitar o código

Se a nota ainda não foi autorizada, corrija o cadastro e gere novamente. Após a autorização, o procedimento depende do erro, do prazo permitido e das regras da Secretaria da Fazenda. Pode envolver cancelamento, nota de devolução, nota de ajuste ou outra medida definida pela contabilidade. Carta de Correção Eletrônica não pode alterar livremente informações que mudem imposto ou natureza da operação.

Uma devolução não usa automaticamente o mesmo CFOP da venda. Ela tem finalidade e códigos próprios. O retorno de uma venda feita com 5405 também precisa considerar quem emite o documento, se o cliente é contribuinte e como ocorreu a tributação original. Guarde o XML de entrada, o XML de saída, o protocolo de autorização e a referência à nota original.

Crie ainda um relatório de exceções. Liste produtos vendidos com mais de um CFOP no período, itens com CEST sem regra de ST, notas rejeitadas e cadastros alterados. Uma revisão mensal é um prazo gerencial sugerido pela Redação Beevix (2026), não uma obrigação fiscal. O objetivo é encontrar o carregador cadastrado como aparelho ou a autopeça que herdou a regra de um item sem ST.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre CFOP 5102 e 5405?

O 5102 registra a venda interna de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros sem caracterizar uma revenda como contribuinte substituído. O 5405 registra a venda interna dessa mercadoria quando ela está sujeita ao ICMS-ST e o vendedor atua como substituído. A aplicação depende do produto, da UF e da operação, com validação contábil.

O CFOP 5405 pode ser usado para venda a consumidor final?

Sim. Uma venda a consumidor final pode usar o 5405 quando for interna, envolver mercadoria adquirida de terceiros sujeita ao ICMS-ST e a loja estiver na condição de contribuinte substituído. O fato de o comprador ser consumidor final não basta. É necessário conferir o XML de entrada, NCM, CEST e legislação estadual.

Qual CFOP usar no lugar do 5405 em uma venda interestadual?

Não existe uma conversão automática do 5405 para “6405”. Em uma saída interestadual, a empresa pode precisar avaliar o 6404, além das regras de substituição tributária entre as UFs. Convênios, protocolos, destinatário e responsabilidade pelo recolhimento mudam o tratamento. Confirme a operação com a contabilidade antes de emitir a NF-e.

Produto com CEST deve sempre sair com CFOP 5405?

Não. O CEST identifica segmentos e mercadorias relacionados à substituição tributária, mas não determina sozinho a tributação de cada venda. A empresa deve cruzar CEST, NCM, descrição do produto, legislação da UF, existência de retenção anterior e papel do vendedor. Um cadastro baseado apenas no CEST pode aplicar 5405 em operações incorretas.

Simples Nacional usa CFOP 5102 ou 5405?

Pode usar os dois. O Simples Nacional não elimina a necessidade de escolher o CFOP conforme a operação. O 5102 pode aparecer em revendas internas comuns, enquanto o 5405 pode ser usado quando houve ICMS-ST anterior e a empresa é substituída. O CSOSN também deve ser configurado de maneira coerente e validado pela contabilidade.

Próximo passo: revise uma amostra antes de alterar todo o cadastro

Separe dez produtos vendidos com frequência, abra os XMLs de entrada e compare origem, NCM, CEST, ICMS-ST, UF de destino e CFOP de saída. Depois, valide a matriz com a contabilidade e teste a emissão no PDV. Para centralizar estoque, venda e documento fiscal, faça o teste grátis de 30 dias do Beevix, sem cartão de crédito.