Glossário · Fiscal
XML da NF-e: o arquivo que é a nota fiscal de verdade
O XML da NF-e é o arquivo digital, no padrão XML e assinado com certificado ICP-Brasil, que constitui a própria nota fiscal eletrônica depois de autorizado pela SEFAZ. O DANFE e o PDF são apenas representações; quem precisa comprovar a operação perante o fisco guarda o XML com o protocolo de autorização.
Atualizado em
Quem envia e quem guarda
O Ajuste SINIEF 07/05 manda o emitente encaminhar ou disponibilizar o download do arquivo e do protocolo ao destinatário imediatamente após a autorização (cláusula sétima, § 7º). Emitente e destinatário devem manter o XML sob sua guarda pelo prazo da legislação tributária (cláusula décima). O destinatário que não emite NF-e pode guardar o DANFE no lugar.
O prazo vem do Código Tributário Nacional: documentos que comprovam lançamentos devem ser conservados até a prescrição dos créditos tributários (art. 195, parágrafo único). Na prática, a contabilidade costuma trabalhar com, no mínimo, cinco anos, e prazos maiores quando há discussão em aberto.
O XML é a base de tudo que vem depois
É do XML que a contabilidade tira os dados para a escrituração, que o comprador importa a nota de entrada e que o fisco cruza informações. Um arquivo sem protocolo, editado à mão ou perdido vira problema na fiscalização.
Exemplo de rotina mensal
Uma distribuidora emite 800 notas por mês. O sistema guarda os XML autorizados, envia cada um ao cliente por e-mail e, no fim do mês, a contabilidade baixa o pacote de XML de saídas e de entradas. Quando um cliente pede a segunda via de uma nota de dois anos atrás, a empresa localiza o XML pela chave de acesso em segundos.
Erros comuns
- Guardar só o PDF do DANFE e apagar o XML.
- Enviar ao cliente o XML sem o protocolo de autorização.
- Editar o arquivo depois de autorizado, o que invalida a assinatura digital.
- Não guardar o XML das notas de compra recebidas.
Para continuar
Termos relacionados
Fontes oficiais
- Ajuste SINIEF 07/05 – institui a NF-e e o DANFE (cláusulas terceira, nona e décima)
- Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172/1966) – art. 195, parágrafo único (guarda de documentos)
Consultadas em 02/10/2026. A regra pode mudar conforme o estado, o município, o produto e o regime da empresa: confirme com a sua contabilidade.
Perguntas frequentes
Por quanto tempo devo guardar o XML da NF-e?
Pelo prazo da legislação tributária, que vai até a prescrição dos créditos tributários (CTN, art. 195). A referência prática é de pelo menos cinco anos; confirme com a contabilidade.
O cliente é obrigado a guardar o XML?
Sim. O Ajuste SINIEF 07/05 obriga o destinatário a manter o arquivo; se ele não emite NF-e, pode guardar o DANFE.
O PDF do DANFE substitui o XML?
Não para quem emite NF-e. O documento fiscal é o XML autorizado.
Como recuperar um XML perdido?
Peça ao emitente ou consulte pelos serviços do Portal Nacional da NF-e e da SEFAZ, que exigem certificado digital para baixar o arquivo completo.
O Beevix guarda os XML?
Sim. As notas emitidas pelo Beevix ficam armazenadas com o XML, que pode ser enviado ao cliente e entregue ao contador.
Estoque, vendas, notas e financeiro no mesmo sistema
No Beevix, o cadastro do produto alimenta a venda, a nota fiscal e o financeiro, sem digitar a mesma informação duas vezes.
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