Como escolher o regime tributário da sua empresa

A escolha entre Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real depende principalmente de três fatores: seu faturamento anual, sua margem de lucro real e o peso da sua folha de pagamento. Empresas pequenas com margem alta geralmente saem ganhando no Simples; empresas maiores ou com margem baixa e muita despesa dedutível podem pagar menos no Lucro Real.

Os três regimes tributários em resumo

Toda empresa brasileira se enquadra em um destes três regimes de apuração de imposto sobre o lucro e a receita:

Regime	Faturamento máximo	Como calcula o imposto	Complexidade contábil
Simples Nacional	Até R$ 4,8 milhões/ano	Alíquota única (DAS) sobre o faturamento, por faixa e anexo	Baixa
Lucro Presumido	Até R$ 78 milhões/ano	Imposto sobre uma margem de lucro presumida por atividade	Média
Lucro Real	Sem limite (obrigatório acima de R$ 78 milhões ou em setores específicos)	Imposto sobre o lucro contábil efetivo, com ajustes fiscais	Alta

Simples Nacional: o mais simples, mas nem sempre o mais barato

O Simples Nacional unifica oito tributos em uma guia mensal (DAS) e usa uma alíquota efetiva calculada sobre o faturamento acumulado dos últimos 12 meses, dividida em cinco anexos conforme a atividade. É o regime mais simples de operar no dia a dia, mas isso não significa automaticamente que seja o mais barato — empresas de serviço com pouca folha de pagamento, por exemplo, podem cair em faixas de alíquota bem altas dentro do próprio Simples.

O teto de R$ 4,8 milhões de faturamento anual é o limite rígido: ultrapassar esse valor tira a empresa do regime, mesmo que ela cumpra todas as outras condições. Se sua empresa está perto desse teto ou avaliando se ainda vale a pena continuar como microempresa antes de crescer mais, veja quando faz sentido migrar de MEI para ME como parte desse planejamento.

Lucro Presumido: base de cálculo fixada por atividade

No Lucro Presumido, a Receita Federal não pede que você calcule o lucro real da empresa — ela “presume” uma margem de lucro conforme a atividade exercida (por exemplo, 8% para revenda de mercadorias e 32% para a maioria dos serviços) e aplica IRPJ e CSLL sobre essa margem presumida, além de PIS, Cofins, ICMS e ISS calculados separadamente, cada um com sua própria guia.

Isso tem uma consequência prática importante: se a margem de lucro real da sua empresa for maior do que a presumida pela Receita, você paga menos imposto proporcionalmente do que pagaria no Lucro Real. Mas se a margem real for menor — por exemplo, em um ano de prejuízo ou de investimento pesado — o Presumido continua cobrando como se a empresa tivesse lucrado o percentual presumido, o que pode ser desvantajoso. O Presumido pode ser adotado por empresas com faturamento de até R$ 78 milhões por ano, exceto pelas atividades que a lei obriga a apurar pelo Lucro Real.

Lucro Real: tributa o lucro de verdade, com mais burocracia

O Lucro Real calcula o imposto sobre o lucro contábil efetivo da empresa, com uma série de ajustes fiscais previstos em lei (adições e exclusões). É o regime obrigatório para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões por ano e para setores específicos, como instituições financeiras. Também é obrigatório para empresas que tiveram prejuízo fiscal no ano, já que não faria sentido presumir lucro para quem não lucrou.

A vantagem do Lucro Real aparece justamente quando a margem de lucro real é baixa: como o imposto incide sobre o lucro de fato apurado (depois de descontar despesas dedutíveis), empresas com operação mais enxuta em termos de margem, mas com contabilidade organizada o suficiente para sustentar os ajustes fiscais, podem acabar pagando menos do que pagariam no Presumido. O preço dessa vantagem é a complexidade: contabilidade completa, apuração trimestral ou anual com antecipações mensais, e um volume de obrigações acessórias bem maior.

Critérios práticos para decidir

Além do faturamento, três critérios ajudam a apontar o regime mais vantajoso:

• Margem de lucro real vs. presumida: se a margem real do seu negócio for consistentemente maior do que a presumida pela Receita para a sua atividade, o Presumido tende a compensar. Se for menor, vale simular o Lucro Real.
• Peso da folha de pagamento (fator r): para empresas de serviço no Simples, uma folha de pagamento robusta (acima de 28% do faturamento) empurra a empresa para um anexo com alíquota inicial mais baixa — o que pode manter o Simples competitivo mesmo em faturamentos mais altos.
• Planejamento tributário e créditos de impostos: empresas que compram muito insumo com nota fiscal e conseguem aproveitar créditos de PIS/Cofins não cumulativos costumam se beneficiar mais do Lucro Real do que do Presumido ou do Simples, que não permitem esse tipo de crédito da mesma forma.

Para enxergar esses números de forma clara antes de decidir, organizar a demonstração de resultado da empresa ajuda bastante — veja como estruturar uma DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) que mostre a margem de lucro real do seu negócio mês a mês.

Quando dá para trocar de regime

A troca de regime tributário não é livre a qualquer momento do ano. Em regra, a opção (ou mudança) de regime é feita em janeiro, com efeito retroativo a 1º de janeiro daquele ano-calendário, e vale até dezembro. Empresas recém-abertas têm uma janela de até 30 dias após o último registro para fazer a opção inicial. Fora dessas janelas, a empresa fica no regime escolhido até o início do ano seguinte — o que reforça a importância de simular o cálculo de imposto nos três regimes antes de fechar o ano, e não depois que a guia de janeiro já foi paga no regime errado.

A reforma tributária muda essa escolha?

Ainda não de forma definitiva. Em 2026, o cronograma de transição da reforma tributária (CBS/IBS) está em fase de teste, com alíquotas simbólicas e sem gerar cobrança relevante para a maioria das empresas. O Simples Nacional continua existindo como regime unificado dentro desse novo cenário. Vale acompanhar o assunto de perto, porque a interação entre os regimes tradicionais e os novos tributos vai evoluir nos próximos anos — veja o resumo do cronograma real no guia sobre o que muda com a reforma tributária.

Um exemplo prático de comparação

Para tornar isso concreto: imagine uma empresa de serviço faturando R$ 200 mil por mês (R$ 2,4 milhões por ano), com margem de lucro real de 40% e folha de pagamento equivalente a 10% do faturamento. No Simples Nacional, essa empresa provavelmente cairia no Anexo V (fator r abaixo de 28%), com alíquota efetiva na faixa de 15% a 19% sobre o faturamento — um valor considerável, já que a base de cálculo é a receita bruta, não o lucro. No Lucro Presumido, para a maioria dos serviços a presunção de lucro é de 32%, abaixo da margem real de 40% dessa empresa — o que tornaria o Presumido comparativamente mais vantajoso nesse cenário específico, mesmo com PIS, Cofins, ISS, IRPJ e CSLL calculados separadamente.

Esse exemplo não é uma regra geral — é só uma ilustração de por que a conta muda dependendo da combinação entre faturamento, margem e fator r. Empresas de comércio com margem baixa e alto volume, por exemplo, costumam ter uma conta bem diferente, favorecendo o Simples na maior parte dos casos.

Não decida sozinho

Mesmo com todos esses critérios em mãos, a decisão final depende de números reais da sua empresa — faturamento projetado, margem de lucro histórica, folha de pagamento e despesas dedutíveis. Um contador consegue rodar a simulação nos três regimes usando os seus dados de verdade, o que é bem mais confiável do que aplicar uma regra geral. O papel de quem administra a empresa é chegar nessa conversa com os números organizados, não com a decisão já tomada.

Perguntas frequentes

Posso trocar de regime a qualquer momento? +

Não. A mudança de regime tributário só vale para o ano-calendário seguinte e, na maioria dos casos, precisa ser formalizada em janeiro, com efeito retroativo a 1º de janeiro daquele ano. Não existe troca de regime no meio do ano fora de situações excepcionais, como abertura de empresa nova.

Qual regime paga menos imposto? +

Depende da margem de lucro e da folha de pagamento da empresa — não existe resposta única. Empresas com margem de lucro alta e pouca despesa dedutível costumam pagar menos no Simples ou no Presumido; empresas com margem baixa e muitas despesas dedutíveis podem pagar menos no Lucro Real.

Preciso de contador para decidir? +

Sim, fortemente recomendado. A decisão envolve simular o cálculo de imposto nos três regimes com base no seu faturamento, despesas e folha de pagamento reais — é um cálculo técnico que um contador faz de forma muito mais precisa do que uma estimativa genérica.

Fontes oficiais

• Receita Federal

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