O que é CFOP e como escolher o código certo

CFOP é a sigla de Código Fiscal de Operações e Prestações, um número de 4 dígitos que toda nota fiscal precisa ter para informar à SEFAZ a natureza daquela operação — venda, devolução, transferência, remessa para conserto, entre outras. É esse código, mais do que a descrição do produto, que determina como o imposto vai ser tratado.

O que é CFOP e por que ele existe?

Pensa no CFOP como uma etiqueta obrigatória em toda nota: ela diz ao fisco “isso aqui é uma venda”, “isso é uma devolução” ou “isso é uma transferência entre filiais”. Sem essa etiqueta padronizada, cada empresa descreveria a operação do seu jeito, e a fiscalização não conseguiria cruzar informações entre notas de compra e venda de forma automática.

Por isso o CFOP é definido em tabela nacional, mantida pelo CONFAZ, e usado por todos os estados de forma unificada. O mesmo código de 4 dígitos tem exatamente o mesmo significado em qualquer lugar do Brasil.

Como funciona a lógica dos 4 dígitos?

O primeiro dígito do CFOP já entrega boa parte da informação:

Primeiro dígito	Tipo de operação	Onde ocorre
1	Entrada / recebimento	Dentro do mesmo estado
2	Entrada / recebimento	De outro estado
3	Entrada / recebimento	Do exterior
5	Saída / envio	Dentro do mesmo estado
6	Saída / envio	Para outro estado
7	Saída / envio	Para o exterior

Ou seja, códigos que começam com 5, 6 ou 7 são usados quando a mercadoria sai do seu estabelecimento — como em uma venda. Códigos que começam com 1, 2 ou 3 são para quando a mercadoria entra, como em uma compra de fornecedor. Os três dígitos seguintes detalham o tipo exato da operação dentro dessa categoria.

Quais os CFOPs mais usados em vendas?

Para quem vende produtos, esses são os códigos que aparecem no dia a dia:

CFOP	Quando usar
5.101	Venda de produção própria, dentro do estado
5.102	Venda de mercadoria adquirida de terceiros (revenda), dentro do estado
6.101	Venda de produção própria, para outro estado
6.102	Venda de mercadoria adquirida de terceiros, para outro estado
5.405	Venda de mercadoria com substituição tributária já retida antes, dentro do estado
6.404	Venda de mercadoria com substituição tributária, para outro estado
5.949 / 6.949	Outras saídas não especificadas nos códigos anteriores

Repare que a diferença entre 5.101 e 5.102, por exemplo, não tem nada a ver com quem é o cliente — tem a ver com a origem do produto que você está vendendo: se você mesmo fabricou (produção própria) ou se comprou pronto para revender. Esse é o erro mais comum de quem começa a emitir nota sem entender a tabela: escolher o CFOP pelo tipo de cliente, quando na verdade ele depende da natureza do produto e do destino da operação.

CFOP e CST/CSOSN andam juntos?

Sim, e isso é importante entender antes de configurar o cadastro de produtos no seu sistema. O CFOP diz o que está acontecendo na operação (venda, devolução, transferência); o CST ou CSOSN diz como o imposto incide naquele item específico. Uma nota pode ter o CFOP certo e o CST/CSOSN errado, ou vice-versa — e os dois precisam ser coerentes entre si para a nota ser aceita sem problemas.

Por exemplo: se o CFOP indica uma venda com substituição tributária (5.405), mas o código de situação tributária do item não reflete isso, a nota pode ser rejeitada ou, pior, aceita com uma tributação incorreta que só vai aparecer como problema mais tarde, numa fiscalização.

Como escolher o CFOP certo no dia a dia?

Na prática, a escolha depende de responder três perguntas sobre a operação:

1. É entrada ou saída? Você está vendendo/enviando (saída) ou comprando/recebendo (entrada)?
2. Qual o destino? Fica no seu estado, vai para outro estado ou sai do país?
3. Qual a natureza específica? É uma venda normal, uma devolução, uma transferência entre filiais, uma remessa para conserto?

A maioria dos sistemas de emissão de nota, incluindo o processo descrito em como emitir nota fiscal eletrônica, já sugere o CFOP mais provável com base no cadastro do produto e no estado do destinatário — mas cabe a quem está vendendo confirmar se aquela sugestão bate com a operação real, principalmente em casos fora do padrão como devolução ou brinde.

O que acontece quando o CFOP está errado?

As consequências variam de acordo com o tipo de erro:

• Incompatibilidade grosseira (por exemplo, usar um código de entrada numa nota de venda): geralmente causa rejeição imediata pela SEFAZ, e a nota nem chega a ser autorizada.
• CFOP tecnicamente válido, mas incoerente com a operação real (por exemplo, usar 5.102 numa venda que deveria ter substituição tributária): a nota pode ser autorizada normalmente, mas gera apuração de imposto incorreta, que só aparece depois — na escrituração fiscal ou numa fiscalização.
• CFOP incompatível com o CST/CSOSN do item: é uma das causas mais comuns de nota fiscal rejeitada, porque a SEFAZ valida a consistência entre os dois campos antes de autorizar.

Por isso vale revisar o CFOP padrão de cada produto no cadastro, especialmente quando a empresa começa a vender para outros estados ou passa a usar substituição tributária em algum item — mudanças que exigem trocar o CFOP configurado, mesmo que o produto continue sendo o mesmo.

CFOP de entrada também importa?

A maior parte deste guia foca em CFOP de saída, porque é o que aparece na hora de emitir nota de venda. Mas o mesmo código de 4 dígitos existe do outro lado da operação: quando você compra mercadoria de um fornecedor, a nota de entrada que chega também traz um CFOP, começando com 1, 2 ou 3.

Esse CFOP de entrada importa porque:

• Ele define se aquela compra dá direito a algum tipo de crédito de imposto, dependendo do regime tributário da empresa;
• Ele ajuda a diferenciar, no seu controle interno, o que foi comprado para revenda do que foi comprado para uso próprio (por exemplo, material de escritório) — distinção que impacta diretamente qual CFOP de saída (5.101 ou 5.102) você vai usar depois, na hora de vender;
• Sistemas de gestão que cruzam nota de entrada com controle de estoque usam esse código para classificar automaticamente o produto que está entrando.

Um erro comum é não prestar atenção ao CFOP que vem na nota do fornecedor e, sem perceber, cadastrar um produto de revenda como se fosse insumo interno — o que só aparece como problema quando chega a hora de emitir a nota de venda correspondente.

CFOP para devolução, transferência e outras operações especiais

Além da venda comum, o dia a dia de uma empresa gera outras operações que também precisam de CFOP específico:

Situação	CFOP típico	Observação
Devolução de venda (cliente devolve produto)	1.202 / 2.202 (entrada)	O CFOP de entrada espelha o de saída original
Devolução de compra (você devolve ao fornecedor)	5.202 / 6.202 (saída)	Usado quando a mercadoria comprada é devolvida
Transferência entre filiais da mesma empresa	5.152 / 6.152	Não é venda, mas exige nota fiscal igual
Remessa para conserto ou industrialização	5.915 / 6.915	A mercadoria sai, mas deve voltar depois
Bonificação, doação ou brinde	5.910 / 6.910	Saída sem cobrança, mas ainda precisa de nota

Essas operações “fora da venda padrão” são justamente onde mais aparece dúvida sobre qual CFOP usar, porque não são o dia a dia mais comum do negócio. Vale ter essa tabela à mão (ou um sistema que já sugira o código certo) sempre que uma dessas situações raras aparecer.

Erros mais comuns na hora de escolher o CFOP

Alguns padrões de erro se repetem entre quem está começando a emitir nota fiscal:

• Usar CFOP de saída interestadual (6.xxx) numa venda dentro do próprio estado, ou o contrário — geralmente acontece quando o cadastro do cliente está com o estado errado, e o sistema sugere o CFOP com base nesse dado incorreto.
• Confundir devolução de venda com devolução de compra, usando o código de saída quando deveria ser de entrada, ou vice-versa.
• Deixar de atualizar o CFOP padrão do produto quando a empresa passa a vender para um estado novo, ou quando um fornecedor muda a origem do produto de nacional para importado.
• Escolher o CFOP “genérico” (5.949/6.949) por comodidade, mesmo quando existe um código mais específico para aquela operação — isso dificulta a análise fiscal depois e pode não refletir corretamente a natureza da venda.

Revisar esses pontos no cadastro de produtos evita boa parte dos retrabalhos e reduz o risco de gerar uma nota tecnicamente aceita, mas com a tributação errada por trás.

Perguntas frequentes

Qual CFOP usar em venda dentro do estado? +

Para venda de mercadoria de produção própria dentro do seu estado, o código é 5.101. Se a mercadoria foi comprada de terceiros para revenda, o correto é 5.102. A diferença entre os dois está na origem do produto, não no tipo de cliente.

CFOP errado cancela a nota? +

Nem sempre. Às vezes a SEFAZ aceita a nota mesmo com CFOP incoerente, mas isso pode gerar cobrança de imposto errada ou problemas na escrituração fiscal depois. Em outros casos, a incompatibilidade entre CFOP e outros dados da nota causa rejeição direta na hora de autorizar.

Quem define o CFOP: eu ou o contador? +

Na prática, quem opera o dia a dia — você ou seu sistema de emissão — escolhe o CFOP no momento da venda, porque é quem sabe a natureza real da operação. O contador entra para revisar casos atípicos, como transferências, devoluções ou operações interestaduais com substituição tributária.

Fontes oficiais

• CONFAZ

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