# Como emitir nota fiscal eletrônica (NF-e) passo a passo

Emitir NF-e exige sete passos: credenciar a empresa na SEFAZ, obter certificado digital, escolher um sistema emissor, cadastrar produtos com NCM e CFOP corretos, preencher os dados da venda, transmitir para autorização e gerar o DANFE que acompanha a mercadoria. Feito isso uma vez, a emissão diária leva poucos segundos por nota.

## Passo 1: credenciar a empresa como emissora na SEFAZ

Antes de emitir qualquer nota, a empresa precisa estar habilitada como emissora de NF-e na Secretaria da Fazenda do seu estado. Na maioria dos casos, esse credenciamento acontece automaticamente quando o CNPJ é aberto com uma atividade que envolve venda de mercadorias, mas vale confirmar a situação cadastral no site da SEFAZ estadual ou pelo [Portal Nacional da NF-e](https://www.nfe.fazenda.gov.br), que centraliza as regras técnicas comuns a todos os estados. Empresas recém-abertas ou que mudaram de regime tributário devem checar esse status antes de tentar a primeira emissão, porque um cadastro pendente é motivo comum de rejeição logo na primeira tentativa.

## Passo 2: obter o certificado digital

O certificado digital é o que assina eletronicamente cada nota emitida, garantindo que o arquivo realmente veio da empresa e não foi alterado no caminho até a SEFAZ. Existem dois tipos disponíveis no mercado, A1 e A3, com diferenças de custo, validade e forma de uso — o comparativo completo está em [certificado digital A1 ou A3: qual escolher](/certificado-digital-a1-ou-a3). Para a maioria das empresas que emite nota por um sistema em nuvem, o A1 costuma ser a opção mais prática, por ser um arquivo instalado diretamente no sistema emissor, sem depender de hardware físico.

## Passo 3: escolher o sistema emissor

O sistema emissor é o software responsável por montar o XML da nota, calcular os impostos e conversar com a SEFAZ. As opções vão desde um emissor gratuito e mais manual, passando por sistemas fiscais avulsos cobrados por nota emitida, até um ERP completo que já integra a emissão fiscal ao controle de estoque, vendas e financeiro da empresa. Negócios que vendem no balcão, por exemplo, se beneficiam de um emissor conectado ao [PDV (ponto de venda)](/o-que-e-pdv), porque a nota sai automaticamente ao fechar a venda, sem digitação duplicada.

## Passo 4: cadastrar os produtos com NCM e CFOP corretos

Esse é o passo mais sensível do processo, e onde mora a maior parte dos erros de quem está começando. Cada produto vendido precisa de dois códigos:

- **NCM**: classifica o tipo de produto e define a alíquota de alguns impostos federais. O guia [o que é NCM e como consultar](/ncm-o-que-e-como-consultar) explica como encontrar o código certo para cada item do seu catálogo.
- **CFOP**: identifica a natureza da operação (venda dentro do estado, venda para outro estado, devolução, remessa, entre outras). O guia [CFOP: o que é e tabela de códigos](/cfop-o-que-e-tabela) traz os códigos mais usados no dia a dia.

Cadastrar o produto com o NCM errado ou usar um CFOP incompatível com a operação é a causa mais frequente de nota rejeitada pela SEFAZ — por isso vale revisar esse cadastro com calma antes da primeira emissão, mesmo que isso tome mais tempo no início.

## Passo 5: preencher os dados da venda

Com o cadastro pronto, a emissão da nota em si é rápida: informar o destinatário (CPF ou CNPJ, dependendo do tipo de nota), selecionar os itens vendidos, confirmar quantidade e valor, e revisar os impostos que o sistema calcula automaticamente com base no NCM, CFOP e regime tributário da empresa. Nesse momento também se define a forma de pagamento e, se for o caso, os dados de transporte da mercadoria.

## Passo 6: transmitir e aguardar a autorização

Depois de preenchida, a nota é assinada digitalmente com o certificado e enviada para a SEFAZ. O retorno costuma vir em poucos segundos: se está tudo correto, a nota recebe um protocolo de autorização e passa a valer oficialmente. Se algo estiver errado, a SEFAZ devolve um código de rejeição explicando o motivo. Os erros mais comuns nessa etapa — desde CFOP incompatível até problema de certificado vencido — estão detalhados em [nota fiscal rejeitada: principais erros](/nota-fiscal-rejeitada-principais-erros), que também traz como corrigir cada um.

## Passo 7: gerar e enviar o DANFE

Com a nota autorizada, o sistema gera o DANFE — a representação impressa ou em PDF do XML autorizado. Esse documento acompanha fisicamente a mercadoria no transporte e serve como comprovante visual da compra para o cliente, mas quem tem validade fiscal de fato é o XML da NF-e, não o DANFE. Vale entender essa diferença, coberta em [o que é NF-e](/o-que-e-nfe), para não confundir os dois documentos na rotina.

## Resumo do processo em etapas

| Etapa | O que fazer | Frequência |
|---|---|---|
| 1. Credenciamento | Confirmar situação de emissor na SEFAZ | Uma vez |
| 2. Certificado digital | Obter A1 ou A3 e instalar no sistema | Renovação periódica |
| 3. Sistema emissor | Escolher e configurar a plataforma | Uma vez |
| 4. Cadastro de produtos | Definir NCM e CFOP de cada item | Contínuo, conforme catálogo cresce |
| 5. Emissão da venda | Preencher destinatário, itens e valores | A cada venda |
| 6. Transmissão | Enviar para autorização da SEFAZ | A cada venda |
| 7. DANFE | Gerar e entregar ao cliente/transportador | A cada venda |

## Quanto tempo leva para colocar tudo em funcionamento?

Para uma empresa que já tem CNPJ regularizado, o gargalo raramente está na burocracia de credenciamento — está em providenciar o certificado digital (que pode levar de um a poucos dias, dependendo da autoridade certificadora) e em revisar o cadastro de produtos com atenção ao NCM e ao CFOP. Depois dessa preparação inicial, a emissão do dia a dia passa a levar segundos por nota, especialmente quando o sistema está integrado ao PDV ou ao controle de estoque.

## O que fazer se a nota for rejeitada?

Nota rejeitada não é motivo para pânico — é parte normal do processo, principalmente nas primeiras emissões. Quando isso acontece, a SEFAZ devolve um código e uma mensagem explicando o motivo, e a nota pode ser corrigida e reenviada sem custo adicional. Os motivos mais frequentes envolvem cadastro de NCM incompatível com a descrição do produto, CFOP incoerente com a operação (por exemplo, usar um código de venda dentro do estado numa operação interestadual) e problemas no certificado digital, como vencimento ou instalação incorreta no sistema. O guia [nota fiscal rejeitada: principais erros](/nota-fiscal-rejeitada-principais-erros) detalha cada código de rejeição comum e como resolver.

## Como cancelar ou corrigir uma NF-e já emitida?

Depois que a nota é autorizada, ela não pode simplesmente ser "apagada" — existem dois caminhos formais para lidar com erro após a emissão. O **cancelamento** é possível dentro de um prazo curto (geralmente algumas horas após a autorização, variando por estado) e serve para os casos em que a venda não se concretizou ou foi emitida por engano. Depois desse prazo, ou quando o erro é apenas em uma informação secundária — como um dado de transporte —, o caminho é a **Carta de Correção Eletrônica (CC-e)**, que retifica o campo errado sem cancelar a nota inteira. Nem todo campo pode ser corrigido por CC-e: valores, quantidade de item e dados do destinatário, por exemplo, normalmente exigem cancelamento e nova emissão.

## Emissão em contingência: e se a SEFAZ estiver fora do ar?

Sistemas emissores sérios preveem um modo de contingência para os momentos em que a comunicação com a SEFAZ falha temporariamente. Nesse modo, a nota é emitida com uma indicação especial e transmitida para autorização assim que a comunicação for restabelecida, evitando que a empresa pare de vender por causa de uma instabilidade externa. Esse recurso costuma ser mais relevante para negócios de alto volume de venda no PDV, onde parar a emissão por minutos já representa um impacto real na operação do dia.

## Vale contratar um contador para esse processo?

Não é obrigatório emitir NF-e com apoio de contador, e muitas empresas fazem a configuração inicial sozinhas usando o próprio sistema emissor. Mas o contador tem papel importante na parametrização fiscal — definir o regime tributário correto, revisar alíquotas e evitar erro de CFOP em operações mais específicas, como venda interestadual ou substituição tributária. Para quem está emitindo pela primeira vez, uma revisão inicial do cadastro fiscal junto ao contador costuma evitar retrabalho nas primeiras semanas.